Rechnungswesen-Software für die digitale Buchführung

Eine funktionale und anpassbare Rechnungswesen-Software vereinfacht wesentliche Geschäftsprozesse. Sie erfasst und steuert Transaktionen und kann maßgeblich zu einer schlanken und lückenlosen Finanzbuchhaltung beitragen. DATEV Mittelstand Fakturamit Rechnungswesen ist eine funktionsstarke Lösung, die die Digitalisierung in Unternehmen rechtssicher unterstützt.

Rechnungswesen-Software: Begriffserklärung

Kaufmännische Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Geschäftsvorfälle systematisch und lückenlos zu erfassen. Ein Programm für das Rechnungswesen muss daher alle erforderlichen Funktionen enthalten, sodass Unternehmen ihren Aufzeichnungspflichten nachkommen sowie eine rechtssichere und funktionale Buchführung sicherstellen können. Daraus ergeben sich besondere Anforderungen an jede Rechnungswesen-Software. Denn Versäumnisse und Fehler kommen spätestens bei der Betriebsprüfung zum Tragen. Sowohl der von den Finanzbehörden geforderte Umfang der zu erfassenden Daten als auch die gesetzten Fristen können gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) eine große Herausforderung bedeuten.

Welche Funktionen ein solches Programm haben sollte, hängt unter anderem von der Größe des Unternehmens, der Branche sowie der Rechtsform ab. Für die Durchführung der digitalen Buchführung sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) maßgeblich. Die GoBD wurden am 1. Januar 2015 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht. Sie sind nicht zuletzt eine Reaktion des BMF auf veränderte EDV-Systeme und die Digitalisierung in vielen Unternehmen.

Die GoBD im Überblick

Eine moderne Software für das Rechnungswesen sollte das Unternehmen bei der Umsetzung der GoBD bestmöglich unterstützen. Deren Vorschriften beziehen sich unter anderem auf die Aufzeichnungspflicht und die gesetzlichen Fristen für die Erfassung, Übermittlung und Aufbewahrungvon Daten. Generell enthalten die GoBD die folgenden Buchführungspflichten:

  • Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss erfasst werden (u. a. mit eindeutiger Belegnummer und Belegdatum).
  • Richtigkeit: Die Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß erfasst und belegt sein.
  • Zeitgerechte Buchung: Geschäftsvorfälle sind zeitnah nach Eintritt zu verbuchen (bei bargeldlosen Transaktionen gelten 10 Tage zwischen Geschäftsvorfall und Buchung als Orientierungswert; Bargeld-Transaktionen sind täglich zu erfassen).
  • Ordnung: Systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle, sodass Dritte sie nachvollziehen können.
  • Unveränderbarkeit: Änderungen in den Dokumenten sind durchgängig zu protokollieren; der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar sein.

Zudem sehen die Richtlinien ein internes Kontrollsystem für das Rechnungswesen vor. In ihm müssen Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt und Funktionen getrennt sein. Wie kompliziert ein solches Kontrollsystem ausfällt, hängt von der Größe und Organisationsform des Unternehmens ab.

Hier finden Sie ausführliche Informationen zu den GoBD .

Die wesentlichen Funktionen einer Rechnungswesen-Software

Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben sind Programme für das Rechnungswesen in den folgenden Bereichen mit bestimmten Grundfunktionen ausgestattet:

  • Buchführung
  • Kosten- und Leistungsrechnung
  • Planungsrechnung

Zu den grundlegenden Funktionen gehören beispielsweise die automatische Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung innerhalb der gesetzten Fristen, die Bilanzerstellung und die Erstellung von Einnahmenüberschussrechnungen; diesbezüglich weisen die erhältlichen Rechnungswesen-Programme allerdings einige Unterschiede auf.

Sehr hilfreich ist es, wenn die Rechnungswesen-Software mit verschiedenen Standard-Kontenrahmen (SKR) kompatibel ist. Der Zeitaufwand für die Erstellung eines individuellen Kontenplans lässt sich damit erheblich reduzieren.

Unterschiede zwischen Programmen für das Rechnungswesen

Trotz detaillierter gesetzlicher Vorgaben weisen Software-Lösungen für das Rechnungswesen erhebliche Unterschiede auf. Diese betreffen vor allem den Funktionsumfang der Software sowie die Integration in andere Geschäftsprozesse. Zu den relevanten Funktionsbereichen gehören unter anderem das Personalmanagement, die Warenbestellung und das Kassenbuch. Je nach ihrem Umfang kann die Rechnungswesen-Software außerdem das Mahnwesen oder die Verknüpfung mit einem Onlineshop (direkte Buchung der Umsätze) abdecken. Auch eine Schnittstelle zu Zahlungsdiensten wie PayPal ist realisierbar.

Eine umfassende Software-Lösung kann vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen zahlreiche administrative Vorgänge erheblich vereinfachen und beschleunigen. So lassen sich mittels einer Software viele Geschäftsprozesse automatisieren (z. B. Buchungsvorschläge für Eingangsrechnungen) oder vereinfachen. Ein Rechnungswesen-Programm kann dabei helfen, Fehler zu vermeiden, indem beispielsweise eine Prüfung durchgeführt und fehlende Angaben automatisch markiert werden. Ein automatischer Hinweis auf ablaufende Fristen ist ebenfalls möglich.

Rechnungswesen-Software von DATEV – die integrierte Lösung

Mit der Komplettlösung DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen stehen Ihnen alle wesentlichen kaufmännischen Funktionen zur Verfügung: eine qualitativ hochwertige Finanzbuchführung sowie Komponenten für das Auftragswesen, die Dokumentenablage und den Zahlungsverkehr. Damit lassen sich viele Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen automatisiert erledigen.

DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen überzeugt:

  • Durchgängiges Arbeiten vom Angebot bis zur Buchführung sorgt für schlanke kaufmännische Prozesse
  • Hoher Komfort- und Zeitgewinn beim Buchen durch automatisierte Buchungsvorschläge
  • Permanenter Überblick über die Buchführung durch das digitale Belegbuchen
  • Buchungsmechanismen steuern automatisch die korrekte Periodenzuordnung in der Buchführung
  • Qualitätsauswertungen zur optimalen Unterstützung unternehmerischer Entscheidungen (BWA, Controllingreport)
  • Cloud-Dienste regeln den Datenverkehr zwischen Unternehmen und Dritten

Mit der Komponente Zahlungsverkehr - dem Electronic-Banking-Programm der DATEV - können Sie alle Transaktionen mit Banken zentral abwickeln. Zahlungen können vorgefertigt aus dem Rechnungswesen übernommen oder direkt im Zahlungsverkehr erfasst und anschließend elektronisch an die Bank übermittelt werden. Ihre Kontoumsätze können Sie automatisiert von der Bank abrufen und direkt für die Finanzbuchführung zur Verfügung stellen.

Das digitale Belegbuchen ermöglicht einen vereinfachten Jahresabschluss. Belege und Buchführungsdaten werden revisionssicher in der DATEV-Cloud gespeichert - ein durchsuchbares Belegarchiv.

DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen ist damit ein rechts- und zukunftssicheres Programm, das sich vielfach bewährt hat.

Übrigens: Neben der Vollversion ist auch eine Kompaktvariante (Rechnungswesen compact) verfügbar.