Reisekostenabrechnung mit DATEV Reisekosten-Software

Reisekosten-Software von DATEV

Für Unternehmer, die regelmäßig Dienstreisen unternehmen, ist eine akkurate Abrechnung der angefallenen Kosten unerlässlich. Sowohl für den Reisenden als auch für den Lohn-Sachbearbeiter kann diese allerdings einen hohen Arbeitsaufwand verursachen. Das muss nicht sein: Die DATEV Reisekosten-Software unterstützt Unternehmen dabei, Dienstreisen schnell, sicher und einfach abzurechnen.

Reisekosten: Begriffserklärung

Finanzielle Aufwendungen, die durch eine dienstliche Reise entstehen, bezeichnet man als Reisekosten. Unter einer Dienstreise versteht man eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, die außerhalb der eigenen Wohnung und der festen Arbeitsstätte stattfindet. Dabei ist es unerheblich, ob der Unternehmer selbst oder einer seiner Mitarbeiter die Dienstreise unternimmt: Die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) zählen sowohl die Reisekosten für Selbstständige als auch für Arbeitnehmer zu den Betriebsausgaben (sofern diese betrieblich erstattet werden). Folgende Aufwendungen sind als Betriebsausgaben nach den Lohnsteuer-Richtlinien steuerlich absetzbar:

  • Fahrtkosten: Öffentliche Verkehrsmittel (Zug, Nahverkehr, Flugzeug), Mietwagen oder Taxis zählen zu den Aufwendungen, die in vollem Umfang absetzbar sind, wenn die entsprechenden Belege vorliegen. Anders verhält es sich mit dem Dienstwagen: Diese Kosten sind bereits in den Betriebsausgaben enthalten und werden daher nicht zusätzlich als Reisekosten für das Unternehmen angerechnet. Bei einem privaten Fahrzeug berechnen sich Fahrtkosten in der Regel aus einer Pauschale pro gefahrenem Kilometer. Aktuell liegt die Kilometerpauschale bei 0,30 Euro für einen Pkw und 0,20 Euro für ein Motorrad oder einen Motorroller.
  • Übernachtungskosten: Dauert eine Dienstreise mehrere Tage, sind die Kosten für die Unterkunft als Reisekosten abrechenbar. Dafür sind ebenfalls die Belege über die Kosten für das Hotel oder die Pension notwendig. Doch Achtung: Zu den Übernachtungskosten zählen lediglich die Aufwendungen für die Unterbringung. Frühstück, Halbpension oder sonstige Service-Ausgaben innerhalb des Hotels zählen nicht dazu, da diese steuerlich anders behandelt werden (7 % Umsatzsteuer für Übernachtungen; 19 % Umsatzsteuer für Verpflegung und Serviceleistungen). Die finanziellen Aufwendungen für den Service sind bei den Reisenebenkosten abrechenbar.
  • Verpflegungsmehraufwand: Zum Verpflegungsmehraufwand zählen die Kosten für Essen und Getränke, die während einer Reise entstehen. Für die Verpflegung gelten bestimmte Pauschalbeträge, die bei der Abrechnung angesetzt werden. So ist für eine 24-stündige Abwesenheit eine Verpflegungspauschale von 24 Euro und für eine auswärtige Tätigkeit von mehr als acht Stunden ohne Übernachtung eine Pauschale von 12 Euro absetzbar. Bei mehrtägigen Dienstreisen lassen sich zudem für den An- und Abreisetag jeweils 12 Euro pauschal anrechnen.
  • Reisenebenkosten: Parkkosten, Mautgebühren, Servicekosten im Hotel und weitere Aufwendungen, die während der Dienstreise anfallen, zählen zu den Reisenebenkosten – sofern sie belegt werden können. Private Ausgaben des Reisenden zählen nicht dazu.

Reisekosten abrechnen mit der Reisekosten-Software von DATEV

Mit der Reisekosten-Software von DATEV rechnen Sie Reisekosten effizient und bequem ab. Dafür sorgen sowohl das Programm Reisekosten classic als auch die Software Arbeitnehmer online "Meine Reisen". Von der korrekten Erfassung der Daten über die Abrechnung der Reisekosten bis hin zur anschließenden Lohn- und Finanzbuchführung verringert DATEV-Software den Arbeitsaufwand und sorgt für einen flüssigen Ablauf. Die Software unterstützt und verschlankt alle Prozesse, die für die Bearbeitung der Reisekosten nötig sind.

Darüber hinaus bieten die Reisekosten-Programme Schnittstellen zu DATEV Lohn-Programmen und zur Finanzbuchhaltung. Auch eine XML-Schnittstelle für den Export digitaler Bewegungsdaten aus Fremdsystemen steht mit der flexiblen Lösung zur Verfügung.

Reisekosten-Software: DATEV Reisekosten classic

DATEV Reisekosten classic deckt alle notwendigen Stationen für die Bearbeitung und Abrechnung Ihrer Dienstreise ab. Somit ist Reisekosten classic der Kern der DATEV Reisekosten-Software. Damit erstellen und genehmigen Sie Ihre Reiseanträge und können die Reisedaten zudem erfassen und prüfen. Ist die Dienstreise beendet, rechnen Sie alle Aufwendungen über das Programm ab und leiten ggf. die Auszahlung der Erstattungen ein. Zudem berücksichtigt das Programm alle gesetzlichen Vorgaben und sorgt dafür, dass diese stets auf dem aktuellen Stand sind. Damit ist die Reisekosten-Software ein zuverlässiger Partner, der Ihnen die Arbeit erheblich erleichtert.

Folgende Funktionen optimieren und verschlanken die Prozesse bei der Reisekostenabrechnung zusätzlich:

  • Stets gesetzlich korrekte länderspezifischeReisekostenabrechnungen
  • Optimierung der Pauschalen
  • Hohe Qualität und Aktualität
  • Programmverbindungen ermöglichen die automatische Weitergabe von Buchungsbelegen für die Lohn- und Finanzbuchführung
  • Controllingmöglichkeit durch standardisierte und individuelle Auswertungen
  • Möglichkeit der Übernahme von Reise- und Belegdaten aus Fremdsystemen über eine offene Importschnittstelle
  • Einhalten der EU-Datenschutz-Grundverordnung

Reisekosten-Software: Arbeitnehmer online "Meine Reisen“

Um Ihre Reisedaten schnell und einfach zu erfassen, bietet DATEV mit Arbeitnehmer online "Meine Reisen“ eine detaillierte Lösung. Das Reisekosten-Programm bietet folgende Vorteile:

  • Vorerfassung der Reise- und Belegdaten auf jedem mobilen Endgerät
  • Zugriff für Arbeitnehmer jederzeit und von jedem Ort aus
  • Optimaler Schutz für die sensiblen Daten durch die DATEV-Cloud
  • Dokumente werden 10 Jahre lang im Portal gespeichert
  • Wichtige Hinweise, z. B. zu Reiserichtlinien, können direkt im Portal entweder für alle oder nur für einzelne Arbeitnehmer eingestellt werden.

Ein perfektes Zusammenspiel: Die Reisekosten-Programme von DATEV

Um die finanziellen Aufwendungen für Ihre Dienstreisen zuverlässig zu bearbeiten und abzurechnen, bietet die Reisekosten-Software von DATEV ein umfangreiches Paket. Reisekosten classic sorgt für ein solides Gerüst, um Reisedaten zu erfassen und zu bearbeiten. Dank der Arbeitnehmer online "Meine Reisen" steht Ihnen eine kompetente Lösung zur Verfügung, um Reise- und Belegdaten von Dienstreisen online zu erfassen.

Wenn Sie beide Reisekosten-Programme von DATEV kombinieren, rechnen Sie die anfallenden Reisekosten in Ihrem Unternehmen zuverlässig ab. Die Daten aus Arbeitnehmer online "Meine Reisen" lassen sich mit geringem Aufwand in DATEV Reisekosten classic übertragen. Anschließend können Sie die Dienstreise final abrechnen und an die Lohn- bzw. Finanzbuchhaltung übermitteln.

Indem Sie die Reisekosten-Software über DATEV-Cloud-Sourcing nutzen, legen Sie Ihr Software- und IT-Management zudem in professionelle und vertrauenswürdige Hände.

50 Jahre Vertrauen und Qualität mit DATEV

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmen sind bei DATEV genau richtig: Denn die eingetragene Genossenschaft (eG) bietet Software-Lösungen und IT-Dienstleistungen von höchster Qualität. Von der Finanzbuchhaltung über die Anlagenbuchhaltung bis hin zur Reisekostenabrechnung bietet DATEV ein breites Portfolio von Anwendungen, die Arbeitsprozesse in Unternehmen nachhaltig optimieren. Seit über 50Jahren steht die Genossenschaft DATEV für höchste Qualitätsstandards und stellt dies immer wieder unter Beweis.