Reisekosten Unternehmer

In Unternehmen reicht das Spektrum von Reiseanträgen über die mobile Erfassung von Reisedaten bis hin zur komplexen Reisekostenabrechnung.

DATEV unterstützt Unternehmer dabei. Die Lösungen hierzu heißen Reisekosten Vorerfassung, Arbeitnehmer online "Meine Reisen" und Reiskosten classic.

Abrechnung der Reisekosten als Unternehmer

Der erste Schritt bei der Abrechnung von Reisekosten als Unternehmer ist das Erstellen und Genehmigen der Reiseanträge. Um den Zeitaufwand zu minimieren, unterstützt DATEV Reisekosten classic die Möglichkeit, Standardreisen zu hinterlegen, die bei Bedarf aufgerufen werden können.

Die damit verbundenen Reisestammdaten können im zweiten Schritt auf einen Laptop überführt werden, der mit DATEV Reisekosten Vorerfassung ausgestattet ist. Ermöglicht wird das durch eine Schnittstelle zwischen den Reisekosten-Programmen. Während der Reise werden die Reisekosten durch den reisenden Unternehmer eingetragen.

Im dritten Schritt werden die erfassten Daten nach der Reise erneut über die Schnittstelle an Reisekosten classic übermittelt. Ein erneutes Erfassen der Daten ist damit nicht notwendig. Intern prüft Reisekosten classic, ob die erfassten Daten logisch und rechtlich in Ordnung sind. Anschließend erfolgt die Abrechnung durch den Sachbearbeiter.

Alternativ kann auch direkt über ein mobiles Endgerät erfasst werden. Nachdem der Reisende über das Modul "Meine Reisen" seine Reise- und Belegdaten online im Portal Arbeitnehmer online erfasst hat, werden die Daten über das DATEV-Rechenzentrum an Reisekosten classic übermittelt. Nach Abrechnung der Reisekosten wird das Dokument zur Reisekostenabrechnung im Portal zur Verfügung gestellt.

Schnittstellen zwischen Reisekosten für Unternehmer und anderen DATEV-Programmen

Reisekostenclassic ist mit zahlreichen Schnittstellen ausgerüstet. Ziel ist es, den zeitlichen Aufwand so gering wie möglich zu halten und eine zeitnahe Abrechnung zu ermöglichen. Zunächst kann Reisekosten classic mit Reisekosten Vorerfassung oder Arbeitnehmer online "Meine Reisen" kombiniert werden, um den Prozess der Reisekostenabrechnung komplett zu erledigen.

Darüber hinaus besteht eine Schnittstelle zu DATEV Lohnprogrammen und zur Finanzbuchführung, um eine schnelle Abwicklung zu gewährleisten.

Mithilfe einer offenen XML-Schnittstelle können Reisedaten auch von Fremdsystemen importiert werden. Dazu zählen zum Beispiel elektronische Tachos oder elektronische Kreditkartenabrechnungen.