DATEV Telearbeitsplatz - Die Kanzleidaten immer und überall im Zugriff

Kommunikation über das Internet ist ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit in der Kanzlei. Datenaustausch mit dem DATEV-Rechenzentrum und mit Behörden oder der elektronische Schriftverkehr mit Mandanten gehören dazu. Die Arbeitszeit kann flexibler gestaltet werden und es erschließen sich auch neue Chancen für die Beratung.

Den Arbeitstag flexibel gestalten

Alles, was man braucht, ist ein Notebook mit einer Anbindung an das Internet, DATEV mIDentity und den DATEVnet Telearbeitsplatz. Damit stehen dem Kanzleiinhaber und seinen Mitarbeitern jederzeit die Kanzleidaten zur Verfügung, während eines Termins beim Mandanten genauso wie in der Kanzlei oder am Heimarbeitsplatz.

Der Arbeitstag eines Steuerberaters könnte mit dem DATEVnet Telearbeitsplatz etwa so aussehen:

8.45 Uhr: In der Kanzlei E-Mails bearbeiten und Termine planen

Am Schreibtisch der Kanzlei ist das Notebook direkt über eine Dockingstation in das Kanzleinetzwerk eingebunden. Der Kanzleichef liest seine E-Mails und verschickt einige Nachrichten mit vertraulichen Lohnauswertungen im Anhang über den mit DATEVnet gesicherten Internet-Zugang an seine Mandanten. Der gesteckte DATEV mIDentity-Stick signiert und verschlüsselt die E-Mails zusätzlich. Der Mandant kann also sicher sein, dass die Nachricht wirklich von seinem Steuerberater stammt und nicht von einem Dritten, der die Absenderadresse gefälscht hat. Und dank der Verschlüsselung kann kein Unbefugter die vertraulichen Informationen in der E-Mail lesen.
Vor dem Außendiensttermin prüft der Steuerberater noch seine heutigen Termine.

10.30 Uhr: Termin bei Mandant 1

Dieser Mandant nutzt das Internet in seinem Betrieb über einen Router. Der Steuerberater verbindet daher sein Notebook mit dem Router. Über diese mit dem DATEV Telearbeitsplatz abgesicherte Internet-Verbindung wählt er sich in sein Kanzleinetz ein. Während des Gesprächs recherchiert der Steuerberater für seinen Mandanten zum Thema Elterngeld in DATEV LEXinform Steuern und Recht. Der Zugriff auf die entsprechenden Internet-Seiten erfolgt über die Verbindung in der Kanzlei, mit dem mit DATEVnet gesicherten Internet-Zugang.
Bei der Internet-Recherche mit dem Notebook gelten also dieselben Sicherheitsstandards wie im Kanzleinetzwerk.

14.00 Uhr: Termin bei Mandant 2 (kein Internet-Zugang beim Mandanten)

Im Betrieb dieses Mandanten steht kein Internet zur Verfügung. Die Internet-Verbindung in seine Kanzlei stellt der Steuerberater daher mit der im Notebook eingebauten UMTS-Karte her. Dort wird über den Windows Terminal Server Kanzlei-Rechnungswesen gestartet.
Die Bilanzbesprechung kann nun wie geplant stattfinden, auch die Präsentation der Jahresabschlussauswertungen.

20.00 Uhr: Zu Hause den Tag nachbereiten und den nächsten planen

Zu Hause nutzt der Steuerberater einen WLAN-Router, der mehrere Rechner kabellos mit dem Internet verbindet. Auch das Notebook wählt sich über diesen Router in die Kanzlei ein; der Berater kann nun E-Mails im Kanzlei-Postfach bearbeiten, Aufträge an seine Mitarbeiter verteilen und die Termine für die folgenden Tage prüfen und aktualisieren.

Ihre Vorteile

  • Zeitersparnis bei Außendienstterminen
    Der DATEVnet Telearbeitsplatz verkürzt die Vor- und Nachbereitungszeit für Außendiensttermine: Daten müssen nicht mehr auf das Notebook kopiert und wieder rückübertragen werden. Alle Informationen und Daten sind jederzeit aktuell und schnell verfügbar. Sie können auch nicht mehr vergessen werden. Auf Fragen kann der Steuerberater flexibel reagieren, denn durch die direkte Verbindung in das Kanzleinetz kann er alle Daten und Ressourcen jederzeit von unterwegs nutzen.
  • Sicherheit für das Kanzleinetzwerk
    Das Kanzleinetz ist, auch wenn Sie mobil arbeiten, vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Denn ausschließlich der Rechner, an dem der DATEV mIDentity steckt, kann sich in das Kanzleinetz einwählen.
  • Ein vollwertiger Arbeitsplatz mit den Vorteilen von DATEVnet
    Der DATEVnet Telearbeitsplatz weitet die Sicherheit von DATEVnet auf ausgelagerte Arbeitsplätze aus - auf Reisen, vor Ort beim Mandanten oder zu Hause. Somit können Sie jederzeit und sicher auf Daten in der Kanzlei zugreifen, E-Mails abrufen oder im Internet recherchieren.
    In Verbindung mit einem Windows Terminal Server verfügen Sie über einen zusätzlichen vollwertigen Arbeitsplatz