E-Mails verzögern sich - Was Sie tun können

Sie verfassen ein kurzes Schreiben, suchen sich den Empfänger aus einer Liste heraus und drücken auf "Senden". Sekunden später hat der Empfänger Ihre Notiz bereits vor Augen. Nicht immer, denn hinter der simplen Handhabe stecken komplexe Prozesse, die die Zustellung einer E-Mail manchmal verzögern oder gar unmöglich machen können.

Einstellungen können den Zustellprozess verzögern

Eine E-Mail geht auf Ihrem Weg durch das Internet durch viele Hände. Jede der beteiligten Instanzen folgt dabei eigenen Regeln, da sie von unterschiedlichen Personen verwaltet werden. Abhängig von den gewählten Einstellungen (und dem technischen Geschick) kann sich die Übergabe einer E-Mail an den nächsten Beteiligten unter Umständen verzögern. Schlimmstenfalls wird der Zustellprozess ganz unterbrochen.

Probleme können an vielen Stellen des E-Mail-Zustellwegs entstehen

  • Beim Absender
    Der Absender verschickt eine E-Mail mit Hilfe eines E-Mail-Programms, z.B. mit Microsoft Outlook. Jedoch bedeutet das Verschwinden der E-Mail aus dem Postausgang von Outlook nicht, dass die E-Mail bereits im Internet gelandet ist. Betreibt der Absender einen eigenen E-Mail-Server (z.B. Microsoft Exchange), dann schickt Outlook die E-Mail zunächst dorthin. Ob der Server die E-Mail sofort ins Internet weiterleitet, kann der Absender nicht nachvollziehen.

    Verzögerungen können entstehen, wenn vom Server E-Mails nur zu bestimmten Zeitpunkten oder in bestimmten Intervallen verschickt werden.
  • Beim Provider
    Viele Absender reichen Ihre E-Mails an den Mail-Server eines Internet-Providers weiter, der diese dann an DATEV weitergibt. Bei der Weitergabe kann es zu Problemen kommen, wenn der Mail-Server oder die Absender-Domain nicht entsprechend der allgemein anerkannten Richtlinien (RFCs) eingerichtet sind. Denn dann verweigert DATEV aus Spamschutz-Gründen die Annahme der E-Mail und schickt eine entsprechende Fehlermeldung an den absendenden Mail-Server.
    Anhand dieser Meldung kann der Absender oder der zuständige Techniker den Mail-Server oder die Absender-Domain an die RFCs anpassen, damit die E-Mail von DATEV angenommen wird.
  • Bei DATEVnet
    In der Sicherheitsinfrastruktur von DATEVnet werden eingehende E-Mails mehrfach auf Viren geprüft. Dennoch dauert die Bearbeitung einer E-Mail vom Eingang bis zum Ablegen im Kundenpostfach im Regelfall nur wenige Sekunden.
    • Bei technischen Schwierigkeiten (z. B. Verzögerungen) informieren wir Sie über das DATEVnet-Ansageband unter der kostenfreien Rufnummer 0800 084 84 22 und im Internet unter http://www.datev-status.de.
  • Beim Empfänger
    Liegt Ihre E-Mail in Ihrem DATEVnet-Postfach, muss sie dort noch abgeholt werden: entweder von Ihrem E-Mail-Programm (z.B. Microsoft Outlook) oder Ihrem Mail-Server. Wenn Sie Ihre E-Mails über Outlook abholen, dann stehen sie Ihnen sofort im Posteingang zur Verfügung; wenn Sie einen Mail-Server nutzen, holt dieser die E-Mails selbständig bei DATEV ab - wann dies passiert, hängt von der Einrichtung Ihres Servers ab.Zu Verzögerungen kann es kommen, wenn E-Mails z. B. nur zu bestimmten Uhrzeiten oder in festen Intervallen abgerufen werden. Nach dem Abruf gibt der Mail-Server die neuen E-Mails an Ihr E-Mail-Programm weiter.

Was Sie tun können

Viele Faktoren beeinflussen die Durchlaufzeit einer E-Mail; nicht auf alle Faktoren haben Sie als Anwender direkten Einfluss.
Wenn es Probleme mit der E-Mail-Zustellung gibt: Prüfen Sie zuerst die Dinge, die Sie beeinflussen können: Ihren Mail-Server. Verzögerungen können oftmals durch die optimierte Einstellung des E-Mail-Abrufs am DATEVnet Mail-Proxy vermieden werden.

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