Quantensprung in die Cloud

Die Geschäftsidee von CEWE lief jahrzehntelang erfolgreich: Das Unternehmen entwickelte Filme, die Kunden zuvor in einem Fotogeschäft abgegeben hatten, und schickte die Abzüge zurück in den Laden. „Nach diesem Prinzip haben wir bis in die 1990er-Jahre gearbeitet“, sagt Unternehmenssprecher Christian Wilbers.

Zwar gab es damals schon Computer, doch das Internet nutzten erst wenige. Und die digitale Fotografie steckte noch in den Kinderschuhen. Dennoch forschte das Oldenburger Unternehmen bereits daran, wie es sich für die digitale Welt neu aufstellen könnte. Die Idee: Statt den Umweg über die Fotolabore von CEWE zu gehen, könnten Hobbyfotografen ihre Bilder eines Tages im Laden selbst ausdrucken. Anfangs sei das intern sehr umstritten gewesen, sagt Wilbers. „Warum sollte man helfen, das eigene Geschäft kaputtzumachen?“

Doch die Befürworter setzten sich schließlich durch. Zum Glück. Denn als der Markt für analoge Fotografie nach der Jahrtausendwende einbrach, war CEWE vorbereitet. Heute entwerfen Kunden Fotobücher online über die Website des Unternehmens oder direkt im Laden. Mehr als 20.000 CEWE-Fotostationen stehen in Supermärkten und Drogerien in ganz Europa. Vor allem in der Weihnachtszeit boomt das Geschäft.

Dem großen Erfolg ging jedoch ein harter Einschnitt voraus. „Unser Unternehmen hat sich damals neu erfunden“, sagt Wilbers. Klassische Fotolabore wurden durch neue Produktionsbetriebe ersetzt, und die IT entwickelte sich zum Kernbereich von CEWE.

Zwang zum Wandel

Das Beispiel des Fotodienstleisters, der sein eigenes Geschäft kannibalisiert und ein neues aufgebaut hat, mag wie ein Sonderfall wirken. Doch ähnliche Veränderungsprozesse stehen vielen Bereichen der Wirtschaft bevor. In einer Studie der Managementberatung Atreus von 2024 geht mehr als die Hälfte der Befragten davon aus, dass der Restrukturierungsbedarf von Unternehmen wachsen wird. Wichtiger Treiber ist die Digitalisierung, die neue Arbeitsstrukturen hervorbringt. Die Pandemie hat den Wandel noch beschleunigt. Sie hat Unternehmen veranlasst, ihre Arbeitsweisen anzupassen oder radikal zu verändern.

Das gilt auch für Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Wo über Jahrzehnte Aktenordner geschleppt wurden und stapelweise Papier beschrieben wurde, tauscht heute digitale Technik Millionen Daten mit der Cloud aus und erledigt in Sekunden, was früher Stunden brauchte. Die Bundessteuerberaterkammer fasst die Entwicklung so zusammen: „Der Berufsstand der Steuerberater befindet sich derzeit wie viele andere Berufe in einem starken Umbruch, der sich direkt auf den Arbeitsalltag auswirkt.“

Für Birgitta Bruder, Partnerin der Kölner Kanzlei Laufenberg Michels und Partner mbB, ist dieser Wandel längst der Dauerzustand. „Im Zuge der Digitalisierung sind wir ständig mit neuen Themen konfrontiert.“ Zum Verschnaufen bleibe keine Zeit. Der Changeprozess, wie es in der Sprache der Organisationsfachleute heißt, macht keine Pause. „Im Grunde sind wir ständig dabei, neue Wege zu erkunden.“ Das kann eine aktualisierte Software sein, die einen komplexen Ablauf einfacher macht. Aber auch geänderte Gesetze und Vorschriften führen manchmal dazu, dass ein neues Programm angeschafft wird. Oft komme es darauf an, die Mitarbeiter zu überzeugen, neue Tools im Alltag auch zu nutzen. Zugleich müssten sie Dinge loslassen, die sie bislang persönlich kontrolliert haben, so Birgitta Bruder. In vielen Fällen sei die menschliche Seite wichtiger als die technische.

Changeprozesse klug voranzutreiben ist deshalb für alle Kanzleien wichtig. „Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um große oder kleine Büros handelt“, bestätigt Ulrike Voss, Geschäftsführerin der Burggraf Holding Steuerberatungsgesellschaft mbH und Standortverantwortliche in Erfurt. Der Grund liegt für sie nicht nur darin, dass sich die Aufgaben effizienter erledigen lassen. „Digitalisierung ist die Voraussetzung, damit ein Arbeitsplatz für junge Leute attraktiv bleibt.“ Das Image von Ärmelschonern und Erbsenzählern hat die Branche längst abgelegt. Für die mit Handy und Computer aufgewachsene Generation sind digitale Tools ein wichtiges Kriterium, um sich für eine Kanzlei zu entscheiden. Sie sieht deshalb das veränderte Bild der Steuerberatung als Chance, Menschen von einem Beruf zu überzeugen, für den sie sich vor ein paar Jahren womöglich noch nicht entschieden hätten.

Konkurrenz um Fachkräfte

Der Wettbewerb um die besten Köpfe verschärft sich seit Jahren. Babyboomer gehen in Rente, und geburtenschwache Jahrgänge kommen auf den Arbeitsmarkt. Für die gleiche Arbeit steht weniger Personal zur Verfügung. Mit der richtigen Software lässt sich das Problem abfedern. Ein Beispiel ist der Automatisierungsservice Rechnungen von DATEV. Nach dem Hochladen eines Belegs wird automatisch ein Buchungsvorschlag erstellt. Die Qualität sei oft besser als bei der herkömmlichen Arbeitsweise per Hand, sagt Birgitta Bruder. „Das kommt der Kanzlei und den Mandanten zugute.“

Dieser Trend wird sich fortsetzen, ist Ulrike Voss überzeugt. Sie rechnet damit, dass sich die Prozesse in den Kanzleien künftig noch stärker automatisieren werden und IT-Systeme sogar Wissensspeicher in der Cloud anzapfen können, um Entscheidungen selbstständig zu treffen. „Den Fachleuten in den Kanzleien werden dann immer häufiger Kontrollaufgaben zufallen.“

Viel Zukunftsmusik, aber wie gelingt einer Kanzlei der erste Schritt ins digitale Zeitalter? Indem sie den Prozess konsequent beginnt, sagt Iris Lategahn, Changeberaterin aus Köln, die Unternehmen bei Veränderungen unterstützt. Starte man halbherzig, werde es schwer. Zuerst müsse klar sein, was mit der Digitalisierung erreicht werden soll. Wem nützt sie? Wen muss die Kanzlei ins Boot holen? Wo drohen Widerstände? Sind diese Fragen geklärt, kann die Reise losgehen.

Eine erste Etappe könnte sein, gedruckte Unterlagen aus den Büros zu verbannen. Burggraf hat dafür eine Papierschleuse eingerichtet. „Die Mandanten geben ihre Papierunterlagen ab, unsere Assistenz scannt sie ein und leitet sie dann in elektronischer Form weiter“, erklärt Ulrike Voss. Anfangs nur für begrenzte Bereiche, dann für die gesamte Kanzlei. In kleinen Schritten lernten die Mitarbeiter, mit digitalen Daten umzugehen.

Im Mittelpunkt eines Changeprozesses stehe nicht die Technik, sondern der Mensch, sagt Expertin Lategahn. Das gelte auch bei der Einführung neuer IT-Systeme. Deren Vorzüge würden aber oft nicht sofort gesehen. „In manchen Berufsständen gilt nach wie vor der Glaubenssatz, dass nur das wahr ist, was auf Papier geschrieben steht.“

Vertrauen ins Digitale schaffen

Um das Vertrauen in eine neue Anwendung zu fördern und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitzunehmen, setzt die Kanzlei Laufenberg Michels auf Schulungen. Wie so etwas abläuft? Als eine DATEV-Anwendung eingeführt wurde, mit der sich Belege zwischen Mandant und Steuerberater über die Cloud austauschen lassen, wurde zunächst ein Musterfall erstellt, dann Belege hochgeladen. „Anschließend haben wir uns überlegt, wie verschiedene Varianten des Falls aussehen könnten“, sagt Antje Chauchet, die sich bei Laufenberg Michels mit der Einführung neuer Software befasst. Dabei ging es unter anderem darum, auch Tippstreifen aus Rechenmaschinen digital darzustellen oder Querverweise zu machen.

Erfahrungsgemäß sei es sehr wichtig, dass die Beschäftigten seit Jahren auf Papier erledigte Prozesse in der digitalen Lösung wiedererkennen und umsetzen können, sagt Chauchet. Eine mit diesem Ziel programmierte Software erleichtere die Digitalisierung und führe zu höherer Akzeptanz. „Bei den Schulungen setzen wir darauf, schnell Erfolgserlebnisse zu schaffen“, so Chauchet. Deshalb werden erst einmal kleine Gruppen gebildet, die einfache Aufgaben lösen sollen. „Schrittweise geht es dann weiter mit den anspruchsvolleren Fällen.“

Ergeben sich in der Praxis doch Probleme, werden die Fragen bei einem regelmäßig angebotenen Termin besprochen. Wer mehr Unterstützung braucht oder schwierige Fälle bearbeiten muss, erhält ein Einzelgespräch bei erfahreneren Mitarbeitern, die sich schon länger mit der Software auseinandersetzen.

Digitalisierung ist Chefsache

Einen anderen Weg geht die Kanzlei Burggraf, die an mehreren Standorten Büros unterhält. „Wir testen neue Software meistens an einem Standort mit einem kleinen Projektteam“, sagt Geschäftsführerin Ulrike Voss. Die Partnerinnen und Partner der Kanzlei werten die Ergebnisse später aus und nehmen Anpassungen vor. Schrittweise wird die neue Software dann an allen Standorten ausgerollt.

Damit das gelingt, ist Abstimmung auf oberster Ebene nötig. Digitalisierung dürfe nicht einem einzelnen Mitarbeiter aufs Auge gedrückt werden, so Ulrike Voss. „Es ist ganz klar ein Thema für die Chefetage.“ Das sei auch für die Angestellten wichtig, denn es werde dadurch ernster genommen. In den meisten Fällen seien die Mitarbeiter kooperativ, wenn es um Veränderungen geht, sagt Changeexpertin Lategahn. „Im Grunde will jeder einen guten Job machen und hilfreich sein.“ Kritik aus der Belegschaft sollte deshalb ernst genommen werden.

Sie berichtet von einem Tool, das einer ihrer Kunden einführte, doch die Mitarbeiter arbeiteten einfach mit der bewährten Excel-Tabelle weiter. In Gesprächen stellte sich heraus, dass die neue Applikation zu komplex für die gestellten Anforderungen war. Die Einführung wurde gestoppt.

Mandanten an die Hand nehmen

Neben den Mitarbeitern sind auch die Mandanten zentral für den Erfolg der Digitalisierung. Sie müssen Innovationen mittragen. Doch nicht alle nehmen den digitalen Wandel begeistert auf. Burggraf teilt die Mandanten deshalb in Gruppen ein – je nach Umfang der Hilfe, die sie benötigen. Bei einigen genügt es, kurz zu erklären, wie die neuen Abläufe aussehen. Andere hingegen brauchen mehr Unterstützung. „Die nehmen wir an der Hand“, sagt Geschäftsführerin Ulrike Voss.

Mandanten, die Hilfe brauchen, lernen bei Vor-Ort-Terminen, was etwa in der Buchhaltung verändert werden muss, um sich an die digitalen Abläufe der Kanzlei anzupassen. „Sie merken dann schnell, dass sie oft nur Kleinigkeiten anders machen müssen“, sagt Ulrike Voss.

Natürlich gibt es nach wie vor Menschen, die mit Digitalisierung nichts am Hut haben. Zum Beispiel der 80-jährige Einzelunternehmer, der noch immer Spaß an seinem Job hat und noch nicht ans Aufhören denkt. „Er darf uns natürlich auch weiterhin seine Papierunterlagen schicken“, sagt Birgitta Bruder von Laufenberg Michels. Den Mandanten die Wahl zu lassen, ist für die meisten Kanzleien grundsätzlich machbar. Auf lange Sicht rücken in der Regel ohnehin Mandanten nach, die digitale Tools intensiv nutzen.

Mit der Zeit werden sich alle Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer mit der Frage auseinandersetzen müssen, wie sie digital arbeiten können. Dafür spricht auch die Tatsache, dass Unternehmen je nach Größe schrittweise verpflichtet werden, mit elektronischen Rechnungen zu arbeiten. Sie müssen europäischen Standards entsprechen und maschinenlesbar sein. Zwar gibt es derzeit noch Ausnahmen für kleine Unternehmen, doch das wird sich ändern.

Auch Spätstarter haben eine Chance

Mehr und mehr Kanzleien müssen sich daher auf den Weg machen. Aber was ist mit denen, die heute noch komplett mit Papier arbeiten? Ist für sie der Zug irgendwann abgefahren? Oder werden sie den Anschluss ans digitale Zeitalter schaffen? „Auf jeden Fall“, sagt Ulrike Voss aus Erfurt.

Sie empfiehlt, die Veränderungen in vielen kleinen Schritten zu gehen und sich von Organisationen wie DATEV begleiten zu lassen. Digitalisierung sei keine Zauberei, sondern ein Prozess, bei dem man von Erfahrungen profitieren kann, die viele andere bereits gemacht haben. Einmal eingeführt, seien digitale Arbeitsweisen eine große Hilfe im Büroalltag, so Ulrike Voss. „Deshalb muss niemand Angst davor haben.“