E-Rechnungen richtig prüfen

Mit Einführung der E-Rechnungspflicht ändert sich der Prozess bei der Rechnungsprüfung ein wenig. Denn bei nativen E-Rechnungen ist in der Regel keine Sichtkomponente vorhanden. Eine Rechnung, die beispielsweise im Format XRechnung hereinkommt, ist also nicht ohne weiteres lesbar. Deshalb ist ein Werkzeug zur Visualisierung des Datensatzes nötig. Aber auch bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD ist ein solches Tool wichtig. Denn seit Jahresbeginn 2025 gilt grundsätzlich der Vorrang der E-Rechnung. Rechtlich verbindlich ist also, was im XML-Datensatz steht. Das bedeutet, wenn es z.B. bei einer ZUGFeRD-Rechnung zu Abweichungen zwischen dem XML-Datensatz und der beigefügten PDF-Datei kommt, sind nun die Daten des XML-Teils maßgeblich – beispielsweise für den Vorsteuerabzug. Die Sichtkomponente von hybriden Rechnungen ergänzt die Rechnung zwar, ist aber für den Prozess der Rechnungsprüfung nicht mehr von Belang. Auch bei der Arbeit mit E-Rechnungen in hybriden Formaten sollte der Prüfungsprozess daher unbedingt auf den XML-Datensatz umgestellt werden.

An dieser Stelle stellt sich die logische Frage: Aber ist denn der Inhalt der PDF-Datei bei einer solchen Rechnung nicht grundsätzlich identisch mit dem zugrunde liegenden Datensatz? Die Realität sagt: Leider nicht immer. Aktuell sind viele E-Rechnungen mit schlechter Datenqualität im Umlauf, sodass es auch vorkommt, dass die PDF-Anzeige tatsächlich von den XML-Daten abweicht. Wer ausschließlich auf Basis der Sichtkomponente prüft, geht also das Risiko des falschen Vorsteuer-Abzugs ein. Auch für das Arbeiten in rechnungsverarbeitenden DATEV-Lösungen bedeutet die aktuelle Rechtslage deshalb, dass für die Rechnungsprüfung die Visualisierung der strukturierten XML-Daten an erster Stelle steht. Dazu sind in den betroffenen DATEV-Anwendungen DATEV DMS/Dokumentenablage, Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand, Unternehmen online / Belege online, E-Rechnungspostfach, Meine Steuern und DATEV Kanzleimanagement jeweils Visualisierungskomponenten integriert.

Wer nun erstmals die Datenvisualisierung nutzt, wird feststellen, dass sie deutlich länger ausfallen kann als eine Rechnungsanzeige via PDF. Der Grund dafür ist einfach: Die Visualisierung zeigt stets den vollständigen XML-Datensatz an. Dieser ist komplexer und enthält mehr Daten als die Sichtkomponente. Grundsätzlich handhabt DATEV es bei der Visualisierung aber so, dass sich die buchungsrelevanten Daten komprimiert auf der ersten Seite finden. Diese ist als Übersichtsseite konzipiert. Die weiteren Details müssen in der Regel nicht geprüft werden und kommen nur bei besonderen, meist branchenbezogenen, Sachverhalten ins Spiel.

Sollten Kanzleien E-Rechnungen mit verschiedenen DATEV Lösungen verarbeiten, werden sie feststellen, dass die Visulisierung Unterschiede ausweisen kann. Das liegt daran, dass derzeit in den einzelnen Anwendungen noch unterschiedliche Werkzeuge zur Datenvisualisierung zum Einsatz kommen. Mittelfristig werden diese Viewer alle auf eine zentrale, einheitliche Lösung umgestellt.