Lohnt sich

Die Laufenberg Michels und Partner mbB ist mit rund 180 Mitarbeitenden und 14 Partnern eine der größten inhabergeführten Kanzleien Kölns. „Unsere Wurzeln liegen in einer kleinen Kanzlei mit zwei Steuerberatern, heute zählen wir zu den Großen“, erzählt Birgitta Bruder im Teams-Call. Gerade aus einem Mandantengespräch kommend, bittet sie um ein paar Minuten Warmlaufzeit. Die wird sie nicht brauchen. Kurz und prägnant stellt sie ihre Kanzlei vor: starke Expertise im Heilberufebereich, ein Team für Wirtschaftsprüfung und ein großer Mittelstandsbereich – hier liegt ihr eigener Fokus.

Bei ihren Vorträgen für DATEV im Frühjahr 2025 entsteht dabei schnell der Eindruck, Laufenberg Michels und Partner sei eine reine Lohnkanzlei. „Das stimmt so natürlich nicht“, betont sie. „Aber unser Lohnbereich ist außergewöhnlich stark aufgestellt.“ Konkret: 22 Abrechner, drei Steuerberater, die ausschließlich im Lohn tätig sind, dazu zwei Personalfachkaufleute und sieben Fachassistenten Lohn und Gehalt. „Ich kenne keine andere Kanzlei, die das in dieser Form macht.“

Gut strukturierter Lohnprozess

Ein stark aufgestellter Lohnbereich braucht strukturierte und möglichst automatisierte Prozesse, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Mandanten. In Kanzleien, die mit DATEV arbeiten, kommt hierfür DATEV Personal zum Einsatz. Die Cloud-Lösung sorgt dafür, dass alle vor- und nachgelagerten Prozesse ineinandergreifen. Mandanten können über DATEV Personal Personalunterlagen, Mitarbeiter- und Monatsdaten an die Kanzlei übermitteln. Der Zugriff auf Auswertungen über Auswertungen online Personalwirtschaft ist jederzeit möglich – alle Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung laufen zentral gebündelt zusammen.

Ein Selbstläufer war das allerdings nicht, wie Birgitta Bruder berichtet: „Die Vorerfassung von Lohndaten gab es früher auch schon, aber Mandanten konnten teilweise sogar nach der Abrechnung noch Änderungen vornehmen. Das führte zu Missverständnissen. Deshalb haben wir damals andere Wege gewählt.“ Inzwischen haben sich die DATEV-Tools so gut weiterentwickelt, dass sie auch bei Mandanten auf große Akzeptanz stoßen.

eAU als Trigger für die Digitalisierung

Die Digitalisierung des Lohnprozesses gelingt nur dann, wenn Mandanten den Mehrwert erkennen. Der größte Katalysator für DATEV Personal war laut Bruder die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): „Sobald die Mandanten sehen, wie einfach die Anwendung zum Beispiel bei der eAU funktioniert, sind sie schnell überzeugt.“

Das hat zu einer großen Akzeptanz auf Seiten der Mandanten geführt. Diese hohe Akzeptanz hat auch mit einer klaren Preisgestaltung zu tun: „Als Steuerberater müssen wir die Erfassung und Prüfung von Krankmeldungen bepreisen. Da ist es dem Mandanten doch viel lieber, wenn er die Daten selbst eingibt und am nächsten Tag die Rückmeldung hat und dafür nichts bezahlen muss“, so Bruder. Die Honorare übersichtlich zu gestalten ist ohnehin das Ziel der Kanzlei. Man habe sich auf dem Markt umgeschaut und gesehen, dass Abrechnungsdienstleister die gleichen Honorare nehmen wie Steuerberater, ohne allerdings eine Rechtsberatung oder Prüfung vornehmen zu können. „Und womit kriegen sie die Leute?“, fragt Bruder. „Sie kriegen sie mit einem Pauschalpreis. Es gibt keine komplizierte, intransparente Abrechnung. Das Versprechen lautet: Bei uns zahlst du einen Betrag und dann ist alles erledigt.“ Auch wenn diese Abrechner ein solches Versprechen oft nicht halten können, scheint es im Markt doch zu verfangen. Deshalb verzettelt sich auch ihre Kanzlei nicht in komplizierten Honorargestaltungen. „Wir nehmen auch lieber einen Pauschalbetrag und rechnen nur Sonderleistungen gesondert ab.“

Gute Kommunikation als Schlüssel

Womit begeistert man Mandanten außerdem für die Digitalisierung? Mit klarer Kommunikation. Bruder erklärt: „Im Personalabrechnungsbereich können Mandanten nicht freizeichnen, dass wir unverschlüsselt kommunizieren. Dementsprechend müssen auch alle Arbeitsverträge sauber verschlüsselt werden. Die wenigsten machen das. Wir schon. Wir hatten deswegen bereits viel Ärger in der Kommunikation mit Mandanten, wenn wir verschlüsselt übermitteln. Das ist ein weiteres sehr gutes Argument für die Personalakte: Beide Seiten können reinladen, beide Seiten haben Zugriff, es gibt überhaupt keine Datenverstöße und alles ist verschlüsselt.“

Umso erfreulicher sei es, dass DATEV inzwischen auch stärker die Mandantenseite in den Fokus nimmt: „Wenn wir die Mandanten digital mitnehmen wollen, brauchen wir die passenden Tools.“ DATEV Personal ist eines davon. DATEV Arbeitnehmer online ein weiteres. Eines, das Mandanten mittlerweile selbst aktiv einfordern. Entsprechend läuft in ihrer Kanzlei ein Großteil der Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen über diese Plattform.

Erfolgreicher Wandel beginnt bei der Führung – nicht bei der Technik

Digitalisierungswillige Mandanten allein reichen jedoch nicht aus, um die Prozesse in einer Kanzlei vollständig zu digitalisieren. Was hat sich bei Laufenberg Michels und Partner intern verändert? Das erste Problem, berichtet Bruder, sei immer die Begeisterung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewesen. Die Arbeit in diesem Bereich kann anstrengend und nervig sein. Die Informationen trudeln völlig unstrukturiert via Mail bei den SachbearbeiterInnen ein. Diese müssen sie dann lesen, verstehen, bewerten und nicht selten bei den Mandanten nachfragen, die dafür wenig Verständnis zeigen oder sogar überfordert sind.

„Und schon sind Sie wieder bei der Digitalisierung“, so Bruder. „Wenn ich als Arbeitgeber attraktiv sein möchte, muss ich den Arbeitsplatz so digital gestalten, dass nicht hochqualifizierte Leute dasitzen und irgendwelche komischen Daten abtippen.“ So ein digitaler Arbeitsplatz kann nur durch Veränderung entstehen.

Allerdings gebe es auch in Steuerberatungskanzleien Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Veränderungsbereitschaft sich in Grenzen halte. Hier muss die Kanzleileitung ansetzen. Es könne nicht darum gehen, digitales Arbeiten einfach zu verordnen, denn dann passiere nichts. „Das ist zumindest unsere Erfahrung“, meint Bruder. „Ich muss meine Mitarbeitenden nicht mitnehmen, sondern ich muss sie begeistern, mitnehmen bedeutet, sie hinter mir herziehen. Begeistern bedeutet, sie zum Selbsthandeln zu motivieren.“ Das wiederum kann nur gelingen, wenn dieser Change zur Chefsache erklärt wird. Die Kanzleileitung selbst muss den Mitarbeitenden den Nutzen nahebringen, indem sie die Digitalisierung nicht delegiert, sondern vorlebt und gemeinsam mit dem Team erarbeitet. „So schaffe ich ein anderes Mindset in der Veränderung. Das funktioniert besser, als zu verordnen.“

In ihrer Kanzlei gelingt das auch mit Quereinsteigerinnen und Quereinsteigern, meist Bürokaufleute, die im Lohnbereich eingearbeitet werden. Sie stellen aktuell rund die Hälfte des Teams, die andere Hälfte bilden Steuerfachangestellte. „Wenn ich Bürokaufleute für die Lohnabrechnung einarbeite und die Steuerfachkräfte auf Jahresabschluss, Körperschaftsteuer und andere Fachthemen fokussiere, steigert das unseren Deckungsbeitrag. Nicht alle Steuerfachangestellten lassen sich für Lohn begeistern. Damit kann ich durch Spezialisierung auch ein attraktives Arbeitsumfeld schaffen.“

Die Einarbeitung findet in einer eigenen Akademie statt, in der interne und externe Steuerkanzleimitarbeiter zu Lohn und steuerrechtlichen Themen ausbilden. Externe Expertise holt sich die Kanzlei auch bei DATEV: „Wir waren in einem Personalwirtschafts-Schnittstellen-Workshop, wir machen die Aktualisierungsseminare. Die Umstellung der Personalakte war beispielsweise ein großes Thema. Wir versuchen, bei Pilotierungen dabei zu sein, damit wir die Mitarbeitenden laufend über aktuelle Entwicklungen informieren können. Wir sind viel bei den Online-Seminare und haben auch die große Jahreswechselseminare bei uns im Haus. Auch so schafft man Begeisterung.“

Geschäftsfeld Lohn in fünf Jahren

Doch alles gut im Lohn? Fast. Denn der Trend, Lohndienstleistungen auszulagern, ist unübersehbar. In den Augen von Birgitta Bruder ein großer Fehler. „Lohn ist ein Kernbereich der steuerberatenden Berufe. Lohn ist im Kern Steuerrecht, es ist eine Vorbehaltsaufgabe und es ist eine Beratungsaufgabe“, erklärt sie. „Die Lohndienstleister auf dem Markt, an die gerne outgesourct wird, haben in der Regel keine steuerberatende Ausbildung und dürfen gar nicht beraten. Die Fehler, die diese Dienstleister machen, führen zu Unzufriedenheit bei den Unternehmen, die dann zu ihren Steuerberatern zurückkehren. Wenn die Kanzleien dann die Lohnbuchhaltung abgeschafft haben, wird sich der Mandant eine andere Kanzlei suchen. Damit läuft man auch Gefahr, das Gesamtmandat zu verlieren“. Es ist also sinnvoll, weiter in dieses Geschäftsfeld zu investieren, denn eines wird gerne vergessen: „Es ist auch ein Hoch-Renditebereich“, sagt Bruder. „Wenn man diesen Bereich gut digital aufbaut, hat man extrem dankbare Mandanten.“ So kann sich eine Kanzlei ein Alleinstellungsmerkmal sichern und die Mandantenbindung hoch halten. Wer eine Lohnabrechnung mit entsprechend hoher Qualität liefert, wird auch gut dafür bezahlt werden. Kanzleien, die Prozesse konsequent digitalisieren, Mitarbeiter befähigen und dann auch noch Lohn als strategisches Kerngeschäft bergreifen, haben gute Chancen langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Davon ist Birgitta Bruder überzeugt. Und sie möchte ihren Kolleginnen und Kollegen ans Herz legen, auf Augenhöhe mit den Mitarbeitern zu agieren und Lohn nicht länger als Randthema zu betrachten: „Meine Botschaft derzeit an den Berufsstand: Denkt Führung neu und bildet euch in diesem Bereich weiter! Nur so kann man Mitarbeitende – nicht nur für das Thema Lohn – begeistern!“