Überblick zur Benutzer- und Rechteverwaltung

Personen und Rechte durchgehend für DATEV-Software einrichten

Um mit DATEV-Software arbeiten zu können, müssen zuerst die User eingerichtet und mit Rechten ausgestattet werden. Die Benutzer- und Rechteverwaltung schafft nicht nur die Arbeitsgrundlage für die Anwender, sondern auch eine durchgängige Benutzerstruktur zwischen der lokalen und der cloudbasierten Software-Welt.

Hier finden Sie einen Überblick zur Struktur und den Funktionen sowie die hilfreichen Unterstützungsangebote von DATEV und Partnern.

Die Benutzer- und Rechteverwaltung besteht aus mehreren Teilen:

  • der DATEV Benutzerverwaltung,
  • der DATEV Rechteverwaltung für lokale DATEV-Programme,
  • der DATEV Rechteverwaltung online für DATEV-Cloud-Anwendungen.

Sehen Sie hier mehr zu den Einsatzszenarien und Zusammenhängen der Benutzer- und Rechteverwaltung.

DATEV Benutzerverwaltung

Mit der DATEV Benutzerverwaltung und DATEV Rechteverwaltung wird die Nutzung der lokalen DATEV-Anwendungen und der dazugehörigen Daten benutzerbezogen gesteuert. In der Benutzerverwaltung werden die einzelnen Nutzer angelegt und verwaltet, in der Rechteverwaltung die werden individuellen Berechtigungen administriert.

Mitarbeitende in einer Kanzlei müssen drei Benutzertypen zugeordnet werden.

1. Windows Benutzerkonto

Ein Windows Benutzerkonto ist eine Zugangsberechtigung, um sich am IT-System, PC oder Laptop anzumelden. Die Authentifizierung erfolgt üblicherweise über einen eindeutigen Benutzernamen und ein Kennwort. Über das Windows Benutzerkonto identifiziert das System den einzelnen Mitarbeitenden in der Kanzlei. Das Windows Benutzerkonto wird mit dem DATEV-Benutzer verknüpft.

2. DATEV-Benutzer und Personen im Rechenzentrum

Um die lokalen DATEV-Anwendungen nutzen zu können, muss für alle Mitarbeitenden in der Kanzlei ein DATEV-Benutzer angelegt werden. Durch das angemeldete Windows-Benutzerkonto in Verbindung mit dem DATEV-Benutzer, der dann mit der Person im RZ verknüpft wird, wird ein durchgängiger Benutzerbezug geschaffen.

3. Mitarbeiterverwaltung

Die Mitarbeiterverwaltung gibt einen zentralen Überblick über personenbezogene und organisatorische Mitarbeiterdaten. Sie wird für die Zeiterfassung und Rechnungsstellung benötigt.

Bei der Neuanlage eines Mitarbeitenden werden personenbezogene Daten, die Stammdaten, z. B. Name, Vorname, Adresse, Kommunikations-, Bank-, Finanzamtsverbindung als zentrale Adressatendaten erfasst und gespeichert. Ein Mitarbeiter wird als Adressat (Natürliche Person) angelegt. Organisatorische Mitarbeiterdaten (z. B. Kosten- und Verrechnungssätze) werden in der Mitarbeiterverwaltung erfasst und bearbeitet.

Die DATEV-Benutzer werden in der DATEV Rechteverwaltung administriert.

Mehr Infos in "Erste Schritte DATEV Benutzerverwaltung" (Hilfe-Dok. 0904179)

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DATEV Rechteverwaltung

Die DATEV Rechteverwaltung steuert in den lokalen DATEV-Programmen, welche Personen in der Kanzlei bestimmte Anwendungen und/oder Daten einsehen und nutzen dürfen. Beispielsweise kann für einzelne DATEV-Benutzer eingestellt werden, ob sie sämtliche Programme nutzen oder nur bestimmte Mandate bearbeiten können.

Wenn Sie in DATEV Benutzerverwaltung einen DATEV-Benutzer mit einer im Rechenzentrum gespeicherten Person (Personen im RZ) verknüpfen, wird ein eindeutiger, durchgängiger Benutzerbezug generiert. Dieser Benutzerbezug erstreckt sich vom Windows-Benutzer über die Benutzerverwaltung bis in das DATEV-Rechenzentrum. Für das DATEV-Rechenzentrum ist der verbundene DATEV-Benutzer ein weiteres Zugangsmedium (wie z. B. DATEV SmartCard, DATEV SmartLogin oder DATEV mIDentity), das der Administrator in Rechteverwaltung online oder in Rechteverwaltung freischalten kann.

Zukünftig werden die Zugangsmedien in einer Person zusammengefasst und die Berechtigungen administriert. Mehr Informationen zu den Zugangsmedien der DATEV.

Damit in der DATEV Rechteverwaltung die Berechtigungen administriert werden können, muss mindestens ein Nutzer oder eine Nutzerin als Administrator eingetragen werden.

Freigabeprinzip

Generell arbeitet die DATEV Rechteverwaltung nach dem Freigabeprinzip. Das bedeutet, dass alle installierten DATEV-Programme und deren Funktionen zunächst nicht frei verfügbar sind. Der DATEV-Benutzer kann ein Programm erst nutzen, wenn der Rechte-Administrator ihm die erforderlichen Berechtigungen erteilt hat.

Weil der Administrator explizit Freigaben erteilen muss und der Benutzer nur die Berechtigungen bekommt, die er für seine Aufgaben benötigt, garantiert dieses Freigabeprinzip eine sehr große Sicherheit.

Es muss nicht jeder Mitarbeitende einzeln für Programme oder Mandate freigeschaltet werden, es können Benutzergruppen erstellt werden und für diese Gruppen Berechtigungen administriert werden.

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DATEV Rechteverwaltung online für Cloud-Anwendungen

Die Rechteverwaltung online steuert alle Berechtigungen für alle Cloud-Anwendungen. Eine Ausnahme ist das Steuerkonto online, das direkt in der Vollmachtsdatenbank administriert wird.

Damit in der Rechteverwaltung online Berechtigungen zugeteilt werden können, muss der Administrator über eine DATEV SmartCard oder DATEV mIDentity oder DATEV SmartLogin mit Administrator-Rechten für seine Beraternummer verfügen.

Verbindung zwischen lokalen und Online-Programmen der DATEV

Im Zusammenspiel schaffen die DATEV Rechteverwaltung und die Rechteverwaltung online eine Verbindung zwischen den lokalen und Online-Programmen der DATEV.

Beispielsweise wird in der DATEV Rechteverwaltung das Recht zugeteilt, DATEV Rechnungswesen zu nutzen. In der Rechteverwaltung online werden die Berechtigungen gesteuert, die digitalen Belege in Unternehmen online bearbeiten zu können.

Auch hybride Szenarien werden unterstützt, z. B. das digitale Belegbuchen. Dabei ist es notwendig, Berechtigungen in der Rechteverwaltung und gleichzeitig in der Rechteverwaltung online zu vergeben, damit ein reibungsloses Arbeiten möglich ist.

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