Produktwechsel DATEV DMS classic

Datenexport

Nutzen Sie den in DATEV DMS classic enthaltenen DATEV DMS classic Exportassistent.

Sie möchten alle Belege und Dokumente aus DATEV DMS classic exportieren, um diese Daten in ein Nachfolgesystem zu überführen. Alle relevanten Dokumenteigenschaften, alle Revisionen und die Informationen zum Beleglink sollen dabei erhalten bleiben.

Für diesen Zweck steht Ihnen der DATEV DMS classic Exportassistent zur Verfügung - er ist Bestandteil Ihres bestehenden DATEV DMS classic. Der damit erstellte Export ist für sich genommen nicht produktiv nutzbar. Beim Import in ein Zielsystem, welches das Exportformat verarbeiten kann, erhalten Sie sich alle Eigenschaften aus DATEV DMS classic, die das entsprechende Zielsystem unterstützt/ abbildet.

Hinweise

Planen Sie für den Export inkl. aller Revisionen und Metadaten ausreichend Zeit ein.
Sie können den Export zeitgesteuert – z. B. jeweils außerhalb der Bürozeiten laufen lassen. Rechnen Sie, in Abhängigkeit Ihres Datenbestands, mit einem mehrtägigen/ mehrwöchigen Durchlauf.
Sie sind Drittanbieter/ Softwareentwickler und am Datenexport interessiert?
Unter "Import Drittanbieter-DMS" können Sie sich über das Exportformat und weitere für den Produktwechsel relevante Schnittstellen informieren.
Der DATEV DMS classic Exportassistent ist Bestandteil von DATEV DMS classic und wird zusammen mit der Software deinstalliert. Der Export muss deshalb bis spätestens 31.12.2023 abgeschlossen sein.

Ablauf im Überblick

Schließen Sie im Voraus zunächst die allgemeinen Vorbereitungen zum Produktwechsel ab.

Vorbereitung

In den untenstehenden, ausführlichen Dokumentationen sind die produktspezifischen Vorbereitungen aufgeführt. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der korrekt eingerichteten Benutzerverwaltung. Weitere Schwerpunkte sind die Bereitstellung von ausreichendem Speicherplatz und die Absicherung des Datenexports. Die exportierten Daten sind frei lesbar, da sie nun außerhalb des zugriffsgeschützten DATEV DMS classic liegen.

Durchführung des Exports

Planen Sie ausreichend Zeit für den Export ein. Neben dem reinen Schreibvorgang beansprucht der Export gegebenenfalls auch Korrektur-Eingriffe: Export anhalten, Korrekturen vornehmen, Export fortsetzen oder neu starten. Sie werden durch einen IT-Dienstleister unterstützt? Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Mitarbeitenden Zugriffsmöglichkeiten für die Kontrolle und die Korrektur des Exportlaufs bekommen.

Deaktivieren Sie - nach erfolgreichem Durchlaufen des Assistenten - DATEV DMS classic, so dass keine neuen Dokumente mehr archiviert werden können. Nutzen Sie dazu ebenfalls den DATEV DMS classic Exportassistenten.

Nacharbeiten

Entscheiden Sie, wie mit den Export-Rohdaten verfahren werden soll.

Das Exportergebnis können Sie als reine Datensicherung verwenden. In der Regel dient es allerdings als Ausgangsbasis für den Import in ein Produktwechsel-Zielsystem:

Import ELO for DATEV
Import Drittanbieter-DMS (Informationen für Ihren Anbieter)

Führen Sie abschließend noch die allgemeinen Nacharbeiten zum Produktwechsel durch.

Video in Kürze verfügbar:
Durchführung eines DATEV DMS classic-Exports
Lernen Sie den DATEV DMS classic Exportassistenten kennen. Diese Videoanleitung (Dauer ca. 50 Minuten) zeigt anhand eines Musterbeispiels einen DATEV DMS classic Export.