Der Ablauf Ihrer Umstellung

Die Informationen zur Umstellung richten sich an DATEV DMS classic Anwender, die den Produktwechsel auf DATEV DMS durchführen.

Mit der Auftaktinformation im November 2021 wird Ihnen unter anderem Ihr Umstellungsmonat mitgeteilt. Diesen Monat ermitteln wir, indem wir Ihre übermittelten Konfigurations- und Produktinformationen mit dem Entwicklungsfortschritt von DATEV DMS abgleichen. Gleichzeitig erstellen wir auf dieser Datenbasis eine individuelle Umstellungscheckliste .

DATEV_DMS_Umstellungsdesign

6 Monate vor Ihrem Umstellungsmonat erhalten Sie aktualisierte Hinweise und weitere Informationen zu Ihrer Umstellung sowie eine aktuelle individuelle Umstellungscheckliste.
Ab dem 3. Monat vor Ihrer Umstellung erhalten Sie monatliche Updates Ihrer Umstellungscheckliste.

Um Sie bestmöglich zu unterstützen, haben wir einen Umstellungsmonat für Sie geplant. In diesem Zeitraum bearbeiten wir Ihre Anfragen zur Umstellung priorisiert. Zudem unterstützen wir Sie exklusiv im Umstellungsmonat bei der Übernahme Ihrer Zugriffslisten aus DATEV DMS classic (sog. ACL-Listen).

Wir unterscheiden in der Umstellung die Phasen

  • Information
  • Vorbereitung
  • Technische Umstellung und Datenübernahme
  • Konfiguration und Nacharbeiten

Unsere Unterstützungsangebote orientieren sich ebenfalls an diesen 4 Umstellungsphasen .

Aktuelle Hinweise und Problemlösungen zur Umstellung auf DATEV DMS finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1009258 . Das Dokument wird regelmäßig geprüft und um neueste Erkenntnisse ergänzt.

Funktionsvergleich und Leistungsumfang

Ein Funktionsvergleich gibt Ihnen einen Überblick über die funktionalen Übereinstimmungen und Unterschiede zwischen DATEV DMS und DATEV DMS classic. Der Funktionsvergleich bietet Ihnen auch einen Ausblick auf geplante Erweiterungen.

Mit Unterstützung des Funktionsvergleichs können Sie Ihre individuelle Arbeitsweise mit dem Funktionsumfang von DATEV DMS abgleichen. Prüfen Sie vor Umstellung auf DATEV DMS ob Ihre Arbeitsweise in DATEV DMS abgebildet ist.

In der Leistungsbeschreibung zu DATEV DMS finden Sie viele Informationen zu Programmumfang, Funktionen und Schnittstellen. Die Leistungsbeschreibung finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 0904289 .

Einen Ausblick auf geplante Neuerungen finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1005198 .

Informationen zur Benutzerlizenz

DATEV DMS wird seit der Einführung im Jahr 2018 in der Lizenzform Benutzerlizenz angeboten.

Die Benutzerlizenz ist im Gegensatz zur Netzlizenz direkt an eine Person gebunden. Jeder Benutzer von DATEV DMS benötigt eine eigene Lizenz. Wenn einem Benutzer keine Lizenz zugeordnet ist, kann er DATEV DMS nicht nutzen. Die Lizenzen werden in DATEV Lizenzverwaltung online zugeordnet.

Hintergrundinformationen zur Benutzerlizenz finden Sie unter www.datev.de/benutzerlizenz .

Für Administratoren steht bei der Lizenzform Benutzerlizenz die „DATEV Administratorenlizenz“ in DATEV Lizenzverwaltung online zur Verfügung. Der zugeordnete Administrator erhält damit Zugriff auf alle on-premises DATEV-Programme im Lizenztyp Benutzerlizenz (z. B. DATEV DMS). Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfe-Dokument 1022561 .

Hinweis: Sie können die Benutzerlizenzen erst zuordnen, wenn Ihr Vertrag für DATEV DMS vorhanden ist. Die Zugriffsrechte stehen Ihnen in der Regel 30 Tage vor Beginn Ihres Umstellungsmonats zur Verfügung.

Unterstützungsangebote zur Umstellung

Um Sie bei Ihrer Umstellung bestmöglich zu unterstützen, bieten wir Ihnen eine Vielzahl verschiedener Unterstützungsangebote. Wählen Sie aus kostenfreien Dienstleistungen, Online-Veranstaltungen und kostenpflichtiger individueller Beratung und Durchführung der Umstellung, die für Sie passenden Angebote aus.

Eine wichtige, zentrale Informationsquelle ist die individuelle Umstellungscheckliste . Anhand der übermittelten Konfigurations- und Produktinformationen werden Messpunkte ermittelt und in Ihre Checkliste übernommen. Wenn Handlungsbedarf besteht, werden die Messpunkte rot dargestellt.

Hier finden Sie eine Übersicht der Unterstützungsangebote.

Zusammenarbeit mit DATEV Solution Partner DATEV DMS/ Arbeiten mit DATEVasp

Zusammenarbeit mit einem DATEV Solution Partner DATEV DMS

Wenn Sie mit einem DATEV Solution Partner zusammenarbeiten, kontaktieren Sie baldmöglichst Ihren Ansprechpartner. Ihr DATEV Solution Partner DATEV DMS erhält monatlich Informationen zum Umstellungsablauf (z. B. Umstellungscheckliste, Umstellungsmonat), wenn die Geschäftsbeziehung in unserem System hinterlegt ist.

Dazu stehen wir in einem engen, regelmäßigen Austausch mit unseren DATEV Solution Partner DATEV DMS.

Hier finden Sie die aktuelle Übersicht unserer DATEV Solution Partner DATEV DMS .

Arbeiten mit DATEVasp

Wenn Sie DATEVasp einsetzen, werden Teile der Umstellung auf DATEV DMS durch DATEVasp für Sie übernommen. Welche Arbeitsschritte DATEVasp bei der Umstellung für Sie übernimmt, erfahren Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1018414 .

DATEV DMS classic im DATEV Arbeitsplatz

DATEV DMS classic ist seit mehreren Jahren in den DATEV Arbeitsplatz integriert. Um Ihnen das Arbeiten mit Dokumenten zu erleichtern, gab es im DATEV Arbeitsplatz zahlreiche Neuerungen. Z. B. wurden Suchmöglichkeiten und Filter verbessert und die Vorschau vereinfacht.

Der DATEV DMS classic-Client kann mit DATEV DMS nicht mehr genutzt werden.

Wenn Sie DATEV DMS classic heute im DATEV Arbeitsplatz verwenden, müssen Sie hier nichts weiter tun.

Wenn Sie mit dem DATEV DMS classic-Client arbeiten, empfehlen wir Ihnen, sich frühzeitig mit dem Arbeiten im DATEV Arbeitsplatz auseinanderzusetzen. Dies wird die Umstellung auf DATEV DMS stark vereinfachen.

Gerne unterstützen Sie dabei unsere erfahrenen DATEV-Berater und DMS-Lösungspartner.

Informationen für Anwender von DATEV E-Mail-Archivierung

Diese Informationen sind nur relevant, wenn Sie DATEV E-Mail-Archivierung mit DATEV DMS classic einsetzen.

Wir empfehlen, vor der DMS-Umstellung auf eine Nachfolgelösung für die E-Mail-Archivierung umzustellen. Der Umstieg ist jedoch auch noch möglich, nachdem Sie auf DATEV DMS umgestellt haben.

Der Einsatz der DATEV E-Mail-Archivierung bietet folgende Archivierungsmöglichkeiten:

  1. Rechtssichere Archivierung aller Posteingangs- und Postausgangs-E-Mails (sog. Komplettarchivierung)
  2. Bequeme Ablage in das Dokumentenarchiv (Mandantenakte) in DATEV DMS classic (sog. Regelbasierte Archivierung)
  3. Auch Mischformen der beiden Varianten können im Einsatz sein.

Prüfen Sie, welche Konfiguration der E-Mail-Archivierung Sie einsetzen. Wie das geht und weitere Hinweise zur Umstellung der E-Mail-Archivierung, finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1009144 .

Variante 1: Komplettarchivierung

  • Wenden Sie sich bezüglich einer Nachfolgelösung für die E-Mail-Archivierung frühzeitig an Ihren DATEV-System-Partner. Seit April 2020 können Sie auf die empfohlene Nachfolgelösung MailStore Server umstellen.

Variante 2: regelbasierte Archivierung

  • Bereits in DATEV DMS classic abgelegte E-Mails werden nur übernommen, wenn Sie in der Mandantenakte gespeichert sind. Prüfen Sie daher bevor Sie auf DATEV DMS umstellen unbedingt, ob diese E-Mails wie gewünscht in der Mandantenakte gespeichert wurden. Wie das geht und wie Sie diese E-Mails manuell zuordnen oder verwerfen, erfahren Sie im Hilfe-Dokument 1005415 .
  • Nach Aktivierung von DATEV DMS werden E-Mails, wenn Sie z. B. #Mandantennummer# im Betreff ergänzen, nicht mehr automatisch regelbasiert abgelegt. Alternativen finden Sie im Hilfe-Dokument 1018640 .

Informationen für Anwender von DATEV DMS Buchungsassistent

Diese Information ist nur relevant, wenn Sie das kostenpflichtige Zusatzmodul DATEV DMS Buchungsassistent mit DATEV DMS classic einsetzen.
Der Buchungsassistent extrahiert via OCR Werte aus dem digitalen Beleg (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag) und belegt diese Werte in der Buchungszeile vor.

Mit DATEV DMS wird Ihnen der Buchungsassistent nicht mehr zur Verfügung stehen. DATEV konzentriert die Aktivitäten zum Buchen digitaler Belege mit Lern- und Assistenzfunktion auf die Online-Anwendung DATEV Belege online.

Welche Alternativen Sie zum Buchen digitaler Belege nutzen können finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1008672 .



Informationen für Anwender von DATEV DMS Dokument-Import

Diese Information ist nur relevant, wenn Sie das kostenpflichtige Zusatzmodul DATEV DMS Dokument-Import mit DATEV DMS classic einsetzen. Mit dem Zusatzmodul DATEV DMS Dokument-Import können Dokumente aus externen Systemen (z. B. einer Scan-Software) in regelmäßigen Intervallen nach DATEV DMS classic importiert werden.

Der Dokumentenimport ist in DATEV DMS zukünftig kostenfrei, mit leicht verändertem Funktionsumfang, integriert. Verändert wurde der Umfang der zu importierenden Felder und das Importformat. Daher muss die eingesetzte Fremdsoftware (z. B. Scan-Software) angepasst werden.

Gehen Sie frühzeitig auf Ihren Fremdsoftware-Anbieter zu und veranlassen Sie die Anpassungen. Alle Informationen dazu finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1018607 .

Informationen für Anwender von DATEV DMS Dokumentzuordnung

Diese Information ist nur relevant, wenn Sie das kostenpflichtige Zusatzmodul DATEV DMS Dokumentzuordnung mit DATEV DMS classic einsetzen. Mit DATEV DMS Dokumentzuordnung können Sie beispielsweise Dokumente, wie Belege, Verträge oder Postausgangsdokumente aus DATEV DMS classic zur Unterschrift ausdrucken, anschließend wieder einscannen und automatisch dem Ursprungsdokument zuordnen.

Die Dokumentenzuordnung ist für Sie zukünftig kostenfrei in DATEV DMS integriert. Beachten Sie, dass sich die Erkennungslogik der Dokumentnummer geändert hat:
Die Dokumentenzuordnung in DATEV DMS sucht nach "Dok.-Nr.: 12345" – nicht mehr nach "#12345#". Wir empfehlen Ihnen daher, Ihre Vorlagen nach der Umstellung auf DATEV DMS baldmöglichst anzupassen.

Wie Sie die Dokumentenzuordnung in DATEV DMS aktivieren und konfigurieren, erfahren Sie im Dokument 1007245 .

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