Volltextermittlung beschleunigen

Damit Sie Ihre Dokumente in DATEV DMS per Volltextsuche finden, müssen alle vorhandenen Dokumente neu analysiert werden.

Sie können die Volltextermittlung unter bestimmten Voraussetzungen beschleunigen, wenn die Volltextwarteschlange nur langsam abgearbeitet wird oder sich die Dokumentanzahl erhöht.

Die Voraussetzungen und eine Anleitung zur Beschleunigung der Volltextermittlung finden Sie im Hilfe-Dokument 1022639 .

Hinweis: Deaktivieren Sie den OCR-Dienst von DATEV DMS classic, damit die Volltextermittlung in DATEV DMS korrekt funktioniert. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfe-Dokument 1022393 .

Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe prüfen

Wenn Dokumente keinem Ordnungsbegriff zugeordnet werden können, kann dies zum Beispiel folgende Gründe haben:

• Der Mandant/ die Akte wurde in den Stammdaten gelöscht.
• Aktendokumente können nicht zugeordnet werden, weil DATEV Anwalt classic nicht mehr installiert ist.
• Nicht alle Einträge wurden mit "DATEV DMS classic Datenqualität" bearbeitet.

Diese Dokumente werden in DATEV DMS im Filter "Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe" angezeigt.

Sperren Sie diesen Filter über DATEV Rechteverwaltung, um den Zugriff auf schützenswerte Dokumente zu verhindern. Eine Anleitung dazu finden Sie im Dokument 1008191 .

Rufen Sie diese Dokumente über den Filter Papierkorb | Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe auf. Ordnen Sie die Dokumente anschließend dem richtigen Mandanten/ Akte oder Ablageort zu.

Prüfen Sie die Dokumente und aktualisieren Sie deren Ordnungsbegriffe. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig markieren, um sie dem gleichen Ordnungsbegriff zuzuweisen.

Nähere Informationen finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1006728 .

Datenpfad für alle Benutzer einstellen

Nach der Aktivierung von DATEV DMS müssen Sie einmalig die Datenpfade prüfen.

Wenn alle Anwender vor der Umstellung den Standard-Datenpfad in der Dokumentenablage aktiviert hatten, müssen Sie nach der Umstellung nichts weiter unternehmen.

In folgenden Fällen müssen Sie den Datenpfad der betroffenen Anwender einmalig umstellen, damit mit den richtigen Dokumenten weitergearbeitet wird:

• Wenn individuelle EO-Datenumgebungen eingesetzt waren.
• Wenn Anwender einen anderen Datenpfad eingestellt haben. Z. B. weil sie während der Umstellung auf die Sicherung der Dokumentenablage umgestellt haben.

Eine Anleitung zur Einstellung der Datenpfade finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1007799 .

Einmalige Konfigurationseinstellungen

Prüfen Sie in DATEV DMS über das Menü Extras | Einstellungen folgende Punkte, damit Sie weiter mit Ihren gewohnten Einstellungen aus DATEV DMS classic arbeiten können.

Kanzleiweit:

• Desktop-Benachrichtigung für Dokumente aktivieren/deaktivieren
  Aktivieren Sie Desktop-Benachrichtigungen, um an Dokumente erinnert zu werden. Diese Einstellung können Sie systemweit oder benutzerbezogen anlegen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfe-Dokument 1006707 .
• Dialoge bei Dokumentänderung
  Legen Sie systemweit fest, wann der Eigenschaften-Dialog (Ablagemaske) und/oder der Revisionskommentar angezeigt werden soll. Weitere Informationen finden Sie im Hilfe-Dokument 1006625 .
• Dokumenteigenschaften - Pflichtfeldkonfiguration
  Legen Sie kanzleiweit Pflichtfelder für die Ablage von Dokumenten fest. Wie das geht, lesen Sie im Hilfe-Dokument 1007580 .
• Outlook-Integration
  Stellen Sie systemweit ein, ob nach dem Senden von E-Mails automatisch der Speichern-Dialog nach DATEV DMS angezeigt werden soll. Weitere Informationen finden Sie im Hilfe-Dokument 1007855 .
• Bearbeitung von PDF-Dokumenten konfigurieren
  Sie können, statt des DATEV DMS Viewers, ein externes Bearbeitungsprogramm (wie z. B. Adobe Acrobat) zur Bearbeitung von PDF-Dokumenten verwenden und als Standard hinterlegen. Sie können auch konfigurieren, ob die Dokumente nach Bearbeitung automatisch eingecheckt werden. Wie das geht, erfahren Sie im Hilfe-Dokument 1007579 .

Benutzerbezogen:

• Automatisches Einchecken aktivieren
  Jeder Benutzer kann in DATEV DMS einstellen, ob beim Schließen von DATEV Arbeitsplatz alle Dokumente automatisch eingecheckt werden. Wir empfehlen, diese Einstellung zu aktivieren. Das automatische Einchecken minimiert das Risiko, dass Dokumente gesperrt bleiben, weil z. B. der Bearbeiter abwesend ist.
  Eine Anleitung dazu finden Sie in Kapitel 3.2.2 im Hilfe-Dokument 1006583 .
• Stammdaten aktualisieren
  Damit der Platzhalter für das Diktatkürzel des Mitarbeiters gefüllt wird, muss jeder Anwender einmalig die Stammdaten aktualisieren. Die Stammdaten-Aktualisierung finden Sie in DATEV DMS unter Ansicht | Stammdaten aktualisieren.
• Neue Schnellinfo Dokumente einblenden
  Nach der Umstellung auf DATEV DMS müssen Sie einmalig die Schnellinfo Dokumente in allen für Sie relevanten Sichten (Mandantenübersicht, Akten, Aufträge) einblenden. Wie Sie Einstellungen zur Suche und Anzeige von Ergebnislisten konfigurieren können, erfahren Sie im Dokument 1007801 .
• Desktop-Benachrichtigung für Dokumente hinzufügen
  In folgendem Hilfe-Dokument erfahren Sie, wie Sie in DATEV DMS neue Desktop-Benachrichtigungen anlegen: 1006626
• Automatischen Programmstart von DATEV DMS classic entfernen
  Wenn Sie im DATEV Arbeitsplatz einen automatischen Programmstart von DATEV DMS classic eingerichtet haben, entfernen Sie diese Einstellung über Extras | Einstellungen | automatischer Programmstart | Eigenorganisation | DATEV DMS classic. Anschließend startet DATEV DMS classic nicht mehr gleichzeitig mit DATEV Arbeitsplatz. Der automatische Programmstart ist eine benutzerspezifische Einstellung. Jeder Anwender muss diese Einstellung selbst entfernen.
• Datei-Import (Dokumentenkorb)
  Kontrollieren Sie, ob das Scan-Verzeichnis korrekt aus DATEV DMS classic übernommen wurde. Definieren Sie, ob gescannte Dokumente nach dem Laden aus dem Explorer-Verzeichnis gelöscht werden sollen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfe-Dokument 9225081 .
• Alte Dokumentnummer aus DATEV DMS classic als Spalte einblenden
  Wie Sie alte Dokumentnummern aus DATEV DMS classic anzeigen und durchsuchbar machen, erfahren im Hilfe-Dokument 1007749 .
• Ladezeiten der Ablagemaske aus Office verbessern
  Um die Ladezeiten der Ablagemaske aus Office zu verbessern, müssen bestimmte Makroeinstellungen aktiv sein. Diese Einstellungen kann Ihr Administrator entweder benutzerbezogen oder zentral per Richtlinie setzen. In folgendem Hilfe-Dokument erfahren Sie, wie Sie das geht: 1020048

Eine Übersicht über die benutzerbezogenen einmaligen Einstellungen finden Sie im Hilfe-Dokument 1008808 .

Ablage-Knigge konfigurieren

Der Ablage-Knigge in DATEV DMS bietet Ihnen umfassendere Funktionen als der Verschlagwortungs-Knigge in DATEV DMS classic.

Pro Eintrag können ein Bearbeiter und ein Kenntnisnehmer hinterlegt werden. Sie können einen funktionalen Benutzer eintragen, z. B. der zuständige Mitarbeiter für Lohnbuchführung aus den Stammdaten. Oder Sie tragen einen bestimmten Anwender namentlich ein.

Prüfen Sie die Einträge und passen Sie diese nach Ihren individuellen Bedürfnissen an. Eine Anleitung finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1018868 .

Hinweis: Prüfen Sie die Einträge im Ablage-Knigge kritisch, wenn Sie im Rahmen der Umstellung Dokumente übernommen haben, bei denen ein "Bereichswechsel" notwendig war. Z. B. für Dokumente mit hinterlegter Akte, die aber im Bereich Mandant abgelegt waren. Passen Sie für einzelne Einträge ggf. den Ablageort auf den neuen Bereich an.

Übergabeeinstellungen aus DATEV-Programmen prüfen

Um beim Speichern von Dokumenten aus DATEV-Programmen in DATEV DMS kanzleiweit einheitliche Ablagewerte sicherzustellen, können Sie diese Ablagewerte zentral in den jeweiligen DATEV-Programmen hinterlegen.

Prüfen Sie die Einstellungen für die DATEV-Programme, wie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1020329 beschrieben.

Such- und Anzeigeeinstellungen konfigurieren

Bei der Umstellung auf DATEV DMS werden Ihre Einstellungen der Suchfelder und Ergebnislisten nicht übernommen.

Diese Einstellungen müssen Sie nach der Umstellung neu vornehmen.

Wie Sie die Einstellungen vornehmen und auf andere Benutzer übertragen, erfahren Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1007801 .

Individuelle Suchfilter nachbilden

Individuelle, kanzleiweite Suchfilter aus DATEV DMS classic werden Ihnen im DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistenten unter "Optionale Nacharbeiten" tabellarisch angezeigt.

Für individuelle, benutzerbezogene Filter kann eine solche Übersicht ab DATEV DMS 12.1 über die Anwendungsdatei "ReadIndividuallUserFilter.exe" angezeigt werden.
Die Datei finden Sie im Verzeichnis: <LW>:\DATEV\PROGRAMM\K0000264
(<LW> steht für Ihr Programmverzeichnis)

Die relevanten Suchfilter müssen Sie neu in DATEV DMS einrichten.

Wie das geht, zeigen wir Ihnen im Video. Weitere Informationen dazu finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1006576 .

Stempel anpassen

Nach der Umstellung auf DATEV DMS ist es möglich, dass sich die Auswahl der angezeigten Stempel verändert hat.

Über Organisation | Administration | Stempel können Sie in DATEV DMS Stempel auf Ihre Bedürfnisse anpassen sowie zu viel angelegte Stempel deaktivieren. Wie das geht, erfahren Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1008479 .

PCD-Platzhalter: Mitarbeiterdaten und Absenderinformationen hinterlegen

Wenn Sie in Ihrer Kanzlei in den Vorlagen Mitarbeiter- und/oder Absender-Platzhalter aus der Dokumentenablage (PCD-Benutzer bzw. PCD-Absender) verwenden, müssen Sie diese Informationen in DATEV DMS neu anlegen.

Diese Platzhalter können Sie in DATEV DMS über Organisation | Absender bzw. Organisation | Benutzerkonfigurationen anlegen. Wie das geht, lesen Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1008568 .

Damit der Platzhalter für das Diktatkürzel des Mitarbeiters gefüllt wird, muss jeder Benutzer einmalig die Stammdaten aktualisieren. Die Stammdaten-Aktualisierung finden Sie in DATEV DMS unter Ansicht | Stammdaten aktualisieren.

Dokumentenzuordnung

Das bislang für DATEV DMS classic kostenpflichtige Zusatzmodul "DATEV DMS Dokumentzuordnung" ist ab sofort im Standard-Umfang von DATEV DMS enthalten. Die Einrichtung können Sie selbst vornehmen.

In DATEV DMS können Sie über Extras | Einstellungen | Kanzleieinstellungen | Dokumentenzuordnung die Konfiguration Ihren Bedürfnissen anpassen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfe-Dokument 1007361 .

Individuelle Felder (inkl. Nachschlagetabelle)

Wenn Ihnen die Optionen zur Verschlagwortung in DATEV DMS nicht ausreichen, können Sie weitere individuelle Felder kanzleiweit aktivieren.

Zur Auswahl stehen Ihnen:

• 4 Textfelder
• 2 Zahlenfelder
• 2 Checkbox-Felder (Ja/Nein)
• 2 Datumsfelder sowie
• 2 Textfelder mit "Nachschlagetabellen"
  Dort können Sie Werte einer speziell hinterlegten Liste eintragen.

Über Extras | Einstellungen | Kanzleieinstellungen | Individuelle Felder können Sie Ihre Felder in DATEV DMS aktivieren oder deaktivieren.

Die Nachschlagetabellen befüllen Sie über Organisation | Administration | Nachschlagetabelle.

Weitere Informationen, wie Sie Individuelle Felder konfigurieren können, finden Sie im Hilfe-Dokument 1007363 .

Qualitätssicherung - Stichprobenprüfung

Prüfen Sie die Dokumente nach der Umstellung auf DATEV DMS in Stichproben. Z. B. danach, ob

• Dokumente geöffnet und bearbeitet werden können.
• neue Dokumente gespeichert werden können.
• Stempel und Notizen lesbar sind.
• die Filter Posteingang des Tages / der Woche bzw. Postausgang des Tages / der Woche plausible Ergebnisse liefern.
• verlinkte Dokumente in DATEV-Programmen aufrufbar sind, z. B. Belege in Kanzlei-Rechnungswesen oder Dokumente in einer Checkliste aus DATEV ProCheck.
• sich Eigenschaften und Revisionshistorie eines Dokuments öffnen lassen.

DATEV E-Mail-Archivierung - Nacharbeiten

Diese Informationen sind nur relevant, wenn Sie DATEV E-Mail-Archivierung mit DATEV DMS classic eingesetzt haben oder einsetzen.

Nachdem Sie DATEV DMS aktiviert haben, werden E-Mails nicht mehr automatisch archiviert, wenn Sie z. B. #Mandantennummer# im Betreff ergänzen. E-Mails, die Sie in einen Outlook-DMS-Ordner verschieben, werden in DATEV DMS nicht mehr automatisch zum Mandanten gespeichert.

Wir empfehlen, E-Mails via Drag-and-drop nach DATEV DMS abzulegen. In den Stammdaten hinterlegte E-Mail-Adressen belegen den Mandanten automatisch vor. Alle Möglichkeiten zur Ablage empfangener und gesendeter E-Mails finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1018640 .

Haben Sie die E-Mail-Archivierung bereits auf eine Nachfolgelösung umgestellt?

• Sie haben bereits auf eine Nachfolgelösung umgestellt:
  Deaktivieren Sie DATEV E-Mail-Archivierung, um Systemressourcen zu sparen. Wie das geht, lesen Sie im Hilfe-Dokument 1009064 . Denken Sie daran, Ihren Vertrag zu DATEV E-Mail-Archivierung zu kündigen.
• Sie haben noch nicht auf eine Nachfolgelösung umgestellt:
  Sprechen Sie dringend mit Ihrem Systemadministrator über eine Nachfolgelösung zu DATEV E-Mail-Archivierung. Wir empfehlen als Nachfolgelösung die Lösung unseres Partners MailStore .
  

DATEV DMS classic - Nacharbeiten

Sie können DATEV DMS nach Abschluss der Konfiguration vollumfänglich nutzen. DATEV DMS wurde durch die Aktivierung kanzleiweit Ihr führendes DMS-System.

Deaktivieren Sie daher folgende Aufgaben für DATEV DMS classic:

• Die Windows-Aufgaben für Start und Beendigung der DATEV DMS classic-Dienste
• Die Windows-Aufgabe für die DATEV DMS classic Stammdatenübernahme
• Die Windows-Aufgabe für die Stammdaten-Übernahme des Posteingangsassistenten
• Die Windows-Aufgabe für die DATEV DMS Dokumentzuordnung
• Datensicherung der DATEV DMS classic-Daten.
  Wichtig: Achten Sie darauf, eine letzte vollständige und lauffähige Sicherung zu erstellen und vorzuhalten.

Hinweis: Um die Funktionsfähigkeit der OCR-Erkennung in DATEV DMS sicherzustellen, muss der alte OCR-Dienst von DATEV DMS classic deaktiviert werden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfe-Dokument 1020626 .

Wie Sie die Aufgaben und Dienste für DATEV DMS classic und DATEV E-Mail-Archivierung deaktivieren, erfahren Sie im Hilfe-Dokument 1008954 .

Wir empfehlen, DATEV DMS classic und die zugehörigen Daten noch mindestens 3-6 Monate in der aktuellen Form beizubehalten. Damit Sie sicherstellen können, ob alle Dokumente und Belege übernommen wurden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfe-Dokument 1005797 .

Wenn Sie die DATEV E-Mail-Archivierung einsetzen: Kündigen Sie den Vertrag, wenn Sie das Programm nicht mehr nutzen. Sie können DATEV E-Mail-Archivierung auch nach der DMS-Umstellung weiternutzen. Daher wird der Vertrag nicht automatisch gekündigt.

Achtung:
Das Nutzungsrecht von DATEV DMS classic inkl. weitere Zusatzkomponenten und DATEV E-Mail-Archivierung erlischt mit Abkündigung des Softwareprodukts, spätestens am 31.12.2023 gemäß der AGB der DATEV (bei den besonderen Bedingungen Programme, Datenbanken, Cloud-Anwendungen und Rechenzentrumsleistungen, Kapitel 2.10).
Nach der Abkündigung muss DATEV DMS classic, weitere Zusatzkomponenten und DATEV E-Mail-Archivierung gemäß der AGB deinstalliert werden.

Nach Ihrem Umstellungsmonat erhalten Sie per E-Mail abschließende Hinweise und Sie können uns Ihr Feedback zur Umstellung geben.