Kanzleiorganisation
Fusion und Trennung von Daten
Bei einer Kanzleifusion oder -trennung beziehungsweise einer Umorganisation in der Kanzlei müssen verschiedene organisatorische und strukturelle Veränderungen beachtet werden.
Ziel ist es, die klare Zusammenführung oder Trennung des Mandanten-Datenbestands und die Arbeitsfähigkeit zu einem festgelegten Zeitpunkt sicherzustellen.
Der Gesprächsleitfaden hilft Ihnen, die Datenerfassung zu strukturieren.
Zwischen den Partnern müssen beispielsweise folgende Fragen geklärt werden:
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Welcher Partner möchte mit welchen Mandantendaten ab wann arbeiten?
Tipp: Sie können Ihre Mandantendaten über das DATEV-Rechenzentrum übertragen lassen. Dafür müssen beide Mitglieder einen Auftrag an DATEV senden.
Das Formular finden Sie im Dokument "Mandantendaten übertragen" (Dok.-Nr. 0908554 ) im DATEV Hilfe-Center. - Wer in der Kanzlei ist berechtigt, mit DATEV-Ansprechpartnern zu kommunizieren?
- Welche DATEV-Programme sollen weiterhin/künftig eingesetzt werden?
- Muss eine neue Beraternummer beantragt werden oder werden bestehende Beraternummern getrennt?
- Wie wird die Systematik der Mandantennummernkreise definiert?
- Wer übernimmt die Archivierungspflicht für welche Mandanten (z.B. Rechnungsduplikate)?
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Sie müssen die Datenschutzrichtlinien einhalten.
Beispiel: Von den Mandanten, die durch die Kanzleitrennung ihren steuerlichen Berater wechseln, wird eine schriftliche Zustimmungserklärung benötigt. Die Datenbestände müssen bis zur Einwilligung der Mandanten für die weitere Bearbeitung gesperrt werden. - Berücksichtigen Sie die Kündigungspflichten bei DATEV (z.B. weitere Beraternummern, DATEV mIDentity, DATEV SmartCard, DATEVnet, Remote-Arbeitsplätze, Online-Anwendungen).
- Wenn Sie das DATEVasp-Angebot nutzen oder mit dem DATEV Dokumenten-Management-System arbeiten, müssen Sie Besonderheiten beachten.
- Planen Sie Stillstände im Bereich der Rechnungsschreibung in DATEV Eigenorganisation und der leistungserstellenden Anwendungen ein.
- Für die Datentrennung in DATEV Eigenorganisation classic / comfort wird ebenfalls eine gewisse Vorlaufzeit benötigt.
Nähere Informationen erhalten Sie von Ihrem kundenverantwortlichen Mitarbeiter.