Kanzleiorganisation

Fusion und Trennung von Daten

Bei einer Kanzleifusion oder -trennung beziehungsweise einer Umorganisation in der Kanzlei müssen verschiedene organisatorische und strukturelle Veränderungen beachtet werden.

Ziel ist es, die klare Zusammenführung oder Trennung des Mandanten-Datenbestands und die Arbeitsfähigkeit zu einem festgelegten Zeitpunkt sicherzustellen.

Der Gesprächsleitfaden hilft Ihnen, die Datenerfassung zu strukturieren.

Zwischen den Partnern müssen beispielsweise folgende Fragen geklärt werden:

  • Welcher Partner möchte mit welchen Mandantendaten ab wann arbeiten?
    Tipp: Sie können Ihre Mandantendaten über das DATEV-Rechenzentrum übertragen lassen. Dafür müssen beide Mitglieder einen Auftrag an DATEV senden.
    Das Formular finden Sie im Dokument "Mandantendaten übertragen" (Dok.-Nr. 0908554 ) im DATEV Hilfe-Center.
  • Wer in der Kanzlei ist berechtigt, mit DATEV-Ansprechpartnern zu kommunizieren?
  • Welche DATEV-Programme sollen weiterhin/künftig eingesetzt werden?
  • Muss eine neue Beraternummer beantragt werden oder werden bestehende Beraternummern getrennt?
  • Wie wird die Systematik der Mandantennummernkreise definiert?
  • Wer übernimmt die Archivierungspflicht für welche Mandanten (z.B. Rechnungsduplikate)?
  • Sie müssen die Datenschutzrichtlinien einhalten.
    Beispiel: Von den Mandanten, die durch die Kanzleitrennung ihren steuerlichen Berater wechseln, wird eine schriftliche Zustimmungserklärung benötigt. Die Datenbestände müssen bis zur Einwilligung der Mandanten für die weitere Bearbeitung gesperrt werden.
  • Berücksichtigen Sie die Kündigungspflichten bei DATEV (z.B. weitere Beraternummern, DATEV mIDentity, DATEV SmartCard, DATEVnet, Remote-Arbeitsplätze, Online-Anwendungen).
  • Wenn Sie das DATEVasp-Angebot nutzen oder mit dem DATEV Dokumenten-Management-System arbeiten, müssen Sie Besonderheiten beachten.
  • Planen Sie Stillstände im Bereich der Rechnungsschreibung in DATEV Eigenorganisation und der leistungserstellenden Anwendungen ein.
  • Für die Datentrennung in DATEV Eigenorganisation classic / comfort wird ebenfalls eine gewisse Vorlaufzeit benötigt.

Nähere Informationen erhalten Sie von Ihrem kundenverantwortlichen Mitarbeiter.

Informationen zu Fusion oder Trennung von Datenbeständen in verschiedenen Bereichen

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