Informationen zu den Vorbereitungen

Vorbereitung ist das A und O für die Umstellung auf DATEV DMS. Auch in dieser Phase unterstützen wir Sie:

  • Das Analyse-Tool DATEV DMS classic Datenqualität und der DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistent stehen Ihnen programmseitig zur Verfügung.
  • Ihre individuelle Umstellungscheckliste zeigt den aktuellen Stand Ihres Systems und daraus resultierende Handlungsfelder auf.
  • Sie können aus verschiedenen kostenfreien als auch kostenpflichtigen Unterstützungsangeboten die für Sie passenden Angebote wählen.

Hinweise und Problemlösungen zur Umstellung auf DATEV DMS finden Sie jederzeit im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1009258 . Prüfen Sie, ob Sie bei Ihren Vorbereitungen dort beschriebene Themen betreffen. Das Dokument wird regelmäßig geprüft und um neueste Erkenntnisse ergänzt.

Ihre individuelle Umstellungscheckliste

Ihre individuelle Umstellungscheckliste unterstützt Sie in den einzelnen Phasen des Umstellungsprozesses. Sie erhalten diese Checkliste ab dem 5. Monat vor Ihrer Umstellung monatlich aktualisiert per E-Mail .

  • Messpunkte mit Handlungsbedarf sind in Ihrer Checkliste rot dargestellt.
  • Ihre Checkliste enthält Beschreibungen und/oder Lösungen zu Themen, die zum Umstellungsfahrplan oder auf Dokumente im DATEV Hilfe-Center verlinken.

Grundlage der Checkliste sind Ihre an uns übermittelten Daten. Anhand der übermittelten Konfigurations- und Produktinformationen werden Messpunkte ermittelt und in Ihre Checkliste übernommen. Handlungsbedarf wird anhand von Schwellenwerten und bestehenden Konfigurationseinstellungen etc. identifiziert.

Kostenfreien Umstellungscheck buchen

Buchen Sie Ihren einstündigen, telefonischen Umstellungscheck zur Vorbereitung Ihrer Umstellung. Klären Sie mit Experten Ihre Fragen zur Umstellungscheckliste.

Nutzen Sie den Umstellungscheck spätestens 3 Monate vor Ihrem Umstellungsmonat – nach einem ersten Bearbeiten Ihrer Umstellungscheckliste. So bleibt Ihnen genügend Zeit für die Vorbereitungen.

Sichern Sie sich unter www.terminland.de/dms-umstellung frühzeitig Ihren Wunschtermin für 2021. Beachten Sie, dass der einstündige Umstellungscheck Sie bei der Vorbereitung Ihrer Umstellung unterstützt. Der Check ersetzt keine Organisations- und Individualberatung.

Benutzer in der DATEV Benutzerverwaltung anlegen / prüfen

Gibt es bei Ihnen Mitarbeiter, die nur in DATEV DMS classic, aber nicht in den anderen DATEV-Programmen arbeiten?
Wenn das der Fall ist, legen Sie diese Mitarbeiter bereits heute in der DATEV Benutzerverwaltung an.

  • Wie Sie die aktiven Benutzer aus DATEV DMS classic mit den Benutzern der zentralen DATEV Benutzerverwaltung und DATEV Rechteverwaltung abgleichen, lesen Sie im Dokument 1005168 .
  • Wie Sie neue Benutzer in der DATEV Benutzerverwaltung anlegen, erfahren Sie im Dokument 9217988 .

Prüfen Sie, ob der Hauptadministrator der DATEV Rechteverwaltung, mit dessen Anmeldung die Umstellung durchgeführt werden soll, vollständig in der DATEV Rechteverwaltung angelegt ist (z. B. Vorname / Nachname ist gefüllt).

Korrektur Dokumenteigenschaften

Bereiten Sie Ihren Datenbestand in DATEV DMS classic für den Produktwechsel auf DATEV DMS vor. Beheben Sie Abweichungen zwischen Dokumenteigenschaften und Mandanten-, Auftrags- oder Erledigerbezeichnungen. Über Daten in Masse ändern können Sie die Abweichungen mit wenigen Handgriffen korrigieren. Damit verringern Sie die Anzahl der Dokumente, die Sie mit dem Programm DATEV DMS classic Datenqualität bereinigen müssen.

Wie Sie dazu vorgehen, zeigen wir Ihnen im Video. Eine Anleitung finden Sie auch im DATEV Hilfe-Center im im Dokument 1005642 .

Datenqualität optimieren

In Phase 3 "Technische Umstellung und Datenübernahme" werden alle Dokumente und Belege aus DATEV DMS classic nach DATEV DMS überführt. Je besser die Qualität Ihrer Daten, desto einfacher werden Datenübernahme und Umstellung verlaufen.

Prüfen Sie Ihren Datenbestand mit dem Programm DATEV DMS classic Datenqualität.

02_Datenqualitaet

Mit diesem Programm können Sie Ihren Datenbestand analysieren und soweit möglich automatisch bereinigen. Bereinigungen, die fachliches Wissen benötigen, können Sie auch manuell in Masse umsetzen.

Wie das geht, zeigen wir Ihnen im Video. Eine Anleitung finden Sie auch im DATEV Hilfe-Center im Dokument 9224566 .

Dokumentenkörbe prüfen

Arbeiten Sie oder Ihre Mitarbeiter im DATEV DMS classic-Client (auch Full-Client, Rich Client oder SAPERION Client/Oberfläche genannt)?

Sieht die Oberfläche, mit der Sie DATEV DMS classic nutzen aktuell in etwa so aus?

Screenshot_DATEV_DMS_classic-Client

Wenn Sie in Ihrer Kanzlei mit dieser Oberfläche arbeiten und Dokumente über den Dokumentenkorb im DATEV DMS classic-Client ablegen, empfehlen wir Ihnen, zu handeln. Forcieren Sie in Ihrer Kanzlei die Nutzung im DATEV Arbeitsplatz und erleichtern Sie dadurch den Umstieg.

Auch wenn Sie im DATEV Arbeitsplatz arbeiten, können noch Dokumente im Dokumentenkorb des DATEV DMS classic-Clients liegen.

Ob das bei Ihnen der Fall ist, erkennen Sie in Ihrer Umstellungscheckliste. In diesem Fall ist Punkt 2.11 "Im Dokumentenkorb im Client sind noch nicht abgelegte Dokumente vorhanden" rot gekennzeichnet.

Wie Sie die Körbe "Dokumente" prüfen, zeigen wir Ihnen im Video. Eine Anleitung dazu und wie Sie die Nutzung der Ablagefunktion in DATEV DMS classic unterbinden, finden Sie im DATEV Hilfe-Center:

  • DATEV DMS classic: Prüfen der Körbe "Dokumente" (in der separaten Anwendung) zur Vorbereitung der Umstellung, Dokument 1005170
  • DATEV DMS classic: Sperren der Ablagefunktion in der separaten Anwendung zur Vorbereitung der Umstellung auf DATEV DMS, Dokument 1005186

Dokumente mit Wiedervorlagen prüfen

Die Wiedervorlage-Funktion direkt am Dokument wird in DATEV DMS nicht mehr angeboten. Um Wiedervorlagen abzubilden, werden die DATEV-Aufgaben genutzt.

07_Hinweise

Folgende Wiedervorlagen werden zum Zeitpunkt der Umstellung automatisch in DATEV-Aufgaben umgesetzt:

  • Wiedervorlagen, die in der Zukunft liegen
  • Wiedervorlagen, die maximal 6 Wochen in der Vergangenheit liegen

Prüfen Sie, ob Sie die Funktion Wiedervorlagen verwenden. Wie das geht, erfahren Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1005169 .

Wozu Sie DATEV-Aufgaben darüber hinaus nutzen können, finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 9216660 .

Ihr DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistent

Der DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistent übernimmt neben wesentlichen Systemprüfungen auch die Datenübernahme nach DATEV DMS. Sie finden den DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistenten im DATEV Arbeitsplatz. Geben Sie dazu "DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistent“ in die Programmsuche ein.

01_Startseite

Die Merkmale zum Arbeiten mit diesem Assistenten sind:

  • Sie können in mehreren jederzeit unterbrechbaren und wiederaufsetzbaren Schritten umstellen.
  • Die einzelnen Schritte können zeitlich entzerrt bearbeitet werden. Sie müssen nicht alles „in einem Rutsch“ abarbeiten.
  • Alle Schritte der Umstellung können Sie während des laufenden Kanzleibetriebs durchführen.
09_Zeitplan
  • Während der Datenübernahme (Übernahme der Dokumente) sollte in DATEV DMS classic und im DATEV Dokumentenkorb kanzleiweit nicht gearbeitet werden. Beide Anwendungen könnten aufgrund der Datenübernahme langsamer reagieren. Es können hierfür auch Zeitscheiben außerhalb der normalen Bürozeiten für die Datenübernahme definiert werden.
  • Erst durch Aktivierung von DATEV DMS wird das neue System kanzleiweit zum führenden DMS-System. Dokumente, die zwischen Datenübernahme und Aktivierung geändert oder neu erstellt werden, erkennt der Assistent und übernimmt sie während des Aktivierungsvorgangs.

Prüfung der Systemvoraussetzungen

Wenn Sie den DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistenten aufrufen, werden folgende Voraussetzungen zur Datenübernahme geprüft:

  • Wurde die Datenqualität innerhalb der letzten 7 Tage mit dem Programm DATEV DMS classic Datenqualität analysiert?
04_Voraussetzungen_Erfolg
  • Ist der neue Datenpfad leer und für DATEV DMS vorbereitet? Dieser Schritt ist erst ab Installation von DATEV DMS möglich.
  • Ist mindestens DATEV DMS classic 10.11 installiert?
  • Haben alle Dokumente eine gültige Zuordnung zu einem Ablagebereich?
  • Sind alle DATEV DMS classic Speichermedien im System verfügbar?
  • Hat der angemeldete Benutzer ausreichend Rechte in DATEV DMS classic und DATEV Rechteverwaltung?
  • Reicht das Speichervolumen der Festplatte aus?
  • Sind in DATEV DMS classic maximal 8 individuelle Bereiche konfiguriert? Diese Voraussetzung wird ab DATEV DMS 11.3 geprüft.

Wenn eine Voraussetzung nicht erfüllt wird, unterstützt Sie der Umstellungsassistent beim weiteren Vorgehen.

Ablagebereiche zuordnen

Im Rahmen der Vorbereitungen ordnet der DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistent Ablagebereiche für Sie zu.

Der Umstellungsassistent belegt die Zielbereiche für alle Standard- und individuellen Bereiche vor. In DATEV DMS sind bis zu 8 individuelle Bereiche inkl. zugehörigen Ablagerahmenplan möglich.

Hinweis: Im Verlauf der Umstellung (in Ihrem Umstellungsmonat) müssen Sie für die neuen Zielbereiche Berechtigungen in der DATEV Rechteverwaltung anlegen.

Alle Informationen dazu finden Sie im DATEV-Hilfe-Center im Dokument 1019138 .

Bei Einsatz von DATEV Anwalt classic
In DATEV DMS besitzt jeder Bereich eine eindeutige Stammdaten-Quelle. Das bedeutet, es ist z. B. nicht möglich Dokumente mit Akteninformationen im Bereich Mandanten abzulegen. Die Stammdaten-Quelle für einen individuellen Bereich (Mandanten oder Akten) wird dabei anhand der Mehrheit der Dokumente des jeweiligen Bereichs ermittelt. Dokumente, die nicht zu der zugeordneten Stammdaten-Quelle passen, werden unterschiedlich behandelt:

  • Dokumente mit Akten-Zuordnung in einem Bereich mit Mandantenbezug (z. B. STB) werden bei Umstellung in den Bereich Akten verschoben. Weitere Informationen finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1018748 .
  • Dokumente mit Mandanten-Zuordnung in einem Bereich mit Aktenbezug (z. B. RA) werden nach der Umstellung unter "Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe" ausgewiesen. Sie können von dort aus neu zugeordnet werden. Weitere Informationen finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1018747 .

Zugriffslisten auf Mandanten und Akten

Der DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistent zeigt Ihnen die in DATEV DMS classic verwendeten Zugriffslisten auf Mandanten und Akten. Dadurch können Sie die Zugriffslisten vor der Umstellung in DATEV Rechteverwaltung prüfen und einrichten. Um die Zugriffslisten zu prüfen und anzulegen, ist kein installiertes DATEV DMS notwendig.

Zugriffslisten auf Mandanten
Eine Anleitung, wie Sie heute schon Zugriffslisten auf Mandanten in DATEV DMS classic mit den Rechten der DATEV Rechteverwaltung abgleichen können, finden Sie im Dokument 1007298 .

Zugriffslisten auf Akten
Eine Anleitung, wie Sie heute schon Zugriffslisten auf Akten in DATEV DMS classic mit den Rechten der DATEV Rechteverwaltung abgleichen können, finden Sie im Dokument 1007297 .

Gelöschte Ordnungsbegriffe
Nach der Übernahme nach DATEV DMS können Dokumente im Bereich "gelöschte Ordnungsbegriffe" vorhanden sein. Z. B. weil Mandant oder Akte zu welchem / welcher das Dokument abgelegt wurde, nicht mehr in den Stammdaten angelegt ist. Wir empfehlen, den Filter "Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe" zu sperren. Wie das geht, finden Sie in der Info-Datenbank im Dokument 1070485 .

Tipp: Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung Ihrer Zugriffsrechte. Ca. 30 Tage vor Ihrem Umstellungsmonat erhalten Sie weitere Informationen und den Buchungslink, um dieses kostenfreie Angebot zu buchen.

Abschluss der Vorbereitung

Wenn Sie folgende Themen erledigt haben, sind Sie bestmöglich auf Phase 3 "Technische Umstellung und Datenübernahme" vorbereitet:

  • Sie haben Phase 1 „Information“ und Phase 2 "Vorbereitung" Ihrer Umstellungscheckliste bearbeitet.
  • Sie haben Ihren kostenfreien Umstellungscheck durchgeführt oder gebucht. Achten Sie darauf, dass zwischen Umstellungscheck und Phase 3 "Technische Umstellung und Datenübernahme" genügend Zeit liegt. Damit Sie ggf. erforderliche Vorbereitungen abschließen können. Wir empfehlen, den Umstellungscheck 3 Monate vor dem Umstellungsmonat zu terminieren.
  • Wenn Sie den Buchungslink für die kostenfreie Unterstützung zur Übernahme Ihrer Zugriffslisten erhalten haben, reservieren Sie sich diesen einstündigen, telefonischen Termin für Ihren Umstellungsmonat. Den Buchungslink erhalten Sie ca. 30 Tage vor Ihrem Umstellungsmonat per E-Mail.
  • Wenn Sie mit einem DATEV Solution Partner oder einem ASP-Anbieter umstellen, haben Sie mit Ihrem Partner das weitere Vorgehen und den Zeitplan abgestimmt.

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