Informationen zur technischen Umstellung

Der Zeitpunkt für Phase 3 "Technische Umstellung und Datenübernahme" definiert sich durch Ihren Umstellungsmonat. Innerhalb dieses Monats installieren Sie DATEV DMS, führen die Datenübernahme durch, konfigurieren und aktivieren DATEV DMS. Im Anschluss an die Datenübernahme müssen Sie in DATEV DMS einige Einstellungen konfigurieren. Details dazu finden Sie in Phase 4 "Konfiguration und Nacharbeiten". Wichtige Informationen zur Datenübernahme:

  • Ab dem Zeitpunkt, an dem Sie die Strukturdaten im DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistenten übernommen haben, dürfen Sie keine Updates von DATEV DMS oder DATEV DMS classic, z. B. per Service-Release oder Hotfix, installieren.
  • Prüfen Sie anhand des Funktionsvergleichs , bevor Sie die Daten übernehmen, ob Ihre Arbeitsweise in DATEV DMS abgebildet ist.

Aktuelle Hinweise und Problemlösungen zur Umstellung auf DATEV DMS finden Sie jederzeit im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1009258 . Prüfen Sie, ob Sie während der technischen Umstellung und Datenübernahme von dort beschriebenen Themen betroffen sind. Wir empfehlen, mindestens vor Übernahme der Strukturdaten und vor der Datenübernahme, das Dokument auf aktuelle Problemstellungen zu prüfen. Das Dokument wird regelmäßig geprüft und um neueste Erkenntnisse ergänzt.

Kostenfreie Unterstützung bei der Übernahme der Zugriffslisten

Exklusiv in Ihrem Umstellungsmonat unterstützen wir Sie bei der Übernahme Ihrer Zugriffslisten aus DATEV DMS classic.

Ca. 30 Tage vor Ihrem Umstellungsmonat erhalten Sie weitere Informationen und den Buchungslink für dieses einstündige, kostenfreie Angebot. Buchen Sie sich frühzeitig Ihren Wunschtermin.

Beachten Sie: Die Unterstützung ist auf eine Stunde begrenzt. Damit wir Sie unterstützen können, müssen z. B. folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • DATEV DMS ist installiert
  • Hauptadministrations-Rechte sind vorhanden

Weitere Details dazu erfahren Sie bei der Buchung des Termins.

DATEV DMS installieren

In Ihrem Umstellungsmonat stellen wir Ihnen die Zugriffsrechte für DATEV DMS bereit. Wann dies der Fall ist erfahren Sie per E-Mail. Sobald Ihr Zugriffsrecht zum Abruf bereitsteht, können Sie DATEV DMS Arbeitsstation und Server installieren.

Eine Anleitung zum Abruf des Zugriffsrechts finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1035583 .

Beachten Sie: Mit der Verfügbarkeit der DATEV Programme 15.0 ist für die korrekte Funktion der OCR-Erkennung in DATEV DMS die Installation des Office IFilter auf dem Server notwendig. Weitere Informationen finden Sie im Hilfe-Dokument 1020626 .

Hinweis für Anwender von DATEVasp:
Die Installation von DATEV DMS und dem Office iFilter übernimmt DATEVasp für Sie.

Datenpfad einstellen

Die Daten aus DATEV DMS classic können nur in einen leeren Datenpfad übernommen werden. Sobald DATEV DMS installiert ist, kann DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistent den Datenpfad für DATEV DMS einstellen.

Der Assistent wird dazu die bisherigen Daten des Standard-Datenpfads sichern und diesen Datenpfad für die Datenübernahme verwenden.

So wird sichergestellt, dass alle Anwender nach der Umstellung direkt auf die Dokumente in DATEV DMS zugreifen können, ohne dass pro Benutzer der Datenpfad eingestellt werden muss.

Beachten Sie, wenn Sie Platzhalter für Absender oder Benutzer (sog. PCD-Platzhalter) nutzen:

  • Wenn Sie Platzhalter für Absender oder Benutzer aus der Dokumentenablage in Ihren Vorlagen verwenden, sind diese Platzhalter ab Vorbereitung des Datenpfads nicht mehr für die Übernahme verfügbar. Nach Aktivierung von DATEV DMS müssen die Absender- und Benutzerangaben neu in DATEV DMS hinterlegt werden. Stellen Sie manuell auf den gesicherten Dokumentenablage Datenpfad um, wenn Sie bis zur Aktivierung weiterhin die Absender- und Benutzerinformationen benötigen. Details dazu finden Sie im Hilfe-Dokument 1008445 .

Beachten Sie außerdem folgende Sonderszenarien:

  • Wenn Sie neben DATEV DMS classic noch mit der Dokumentenablage arbeiten, müssen Sie den Datenpfad nach der Vorbereitung manuell auf den gesicherten Dokumentenablage-Datenpfad umstellen. Details dazu finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1008445 .
    Hinweis für Anwender von DATEVasp: Die Vorbereitung des Datenpfads übernimmt DATEVasp für Sie. Wenn Sie aktiv mit der Dokumentenablage arbeiten, beachten Sie nach der Installation ebenfalls das Dokument 1008445 .
  • Wenn Sie für die Dokumentenablage bisher nicht den Standard-Datenpfad verwendet haben, müssen Sie nach der DMS-Umstellung den Standard-Datenpfad bei allen Benutzern einstellen, um mit DATEV DMS arbeiten zu können. Wie das geht, erfahren Sie in Phase 4 des Umstellungsfahrplans "Konfiguration und Nacharbeiten" im Schritt "Datenpfad für alle Benutzer einstellen".

Strukturdaten übernehmen

Wenn alle Voraussetzungen im DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistenten erfüllt sind, können Sie die Strukturdaten übernehmen. Bei der Übernahme der Strukturdaten werden folgende Informationen aus DATEV DMS classic nach DATEV DMS übernommen:

  • Ablagerahmenplan
  • Ablage-Knigge
  • Dokumentstatus
  • DMS-Benutzer
  • Sicherheitsbereiche

Prüfen Sie vor Übernahme der Strukturdaten das Dokument 1009258 auf aktuelle Hinweise.

Nach Übernahme der Strukturdaten können Sie sofort den Zugriffsschutz auf Bereiche und Ordner oder aber Sicherheitsbereiche in der DATEV Rechteverwaltung konfigurieren.

Beachten Sie, dass Sie nach Übernahme der Strukturdaten keine Änderungen an Ablagerahmenplan oder Zugriffslisten in DATEV DMS classic mehr vornehmen dürfen. Änderungen am Ablagerahmenplan werden nach Übernahme der Strukturdaten nicht mehr nach DATEV DMS übernommen. Änderungen an Zugriffslisten führen zu einem neuen Zeitstempel an Dokumenten und somit ggf. zu einer erneuten Übernahme.

Hinweis: Ab dem Zeitpunkt, an dem Sie die Strukturdaten im DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistenten übernommen haben, dürfen Sie keine DATEV-Softwareupdates mehr installieren.

Aktendokumente prüfen

Wenn Sie DATEV Anwalt classic in Verbindung mit DATEV DMS classic einsetzen, können folgende Konstellationen vorkommen:

  • Sie haben Dokumente im Bereich STB (Mandanten) oder einem anderen Bereich mit Mandantenbezug mit zugeordneter Akte.
  • Sie haben Dokumente im Bereich RA (Akten) oder einem anderen Bereich mit Aktenbezug ohne zugeordnete Akte (nur mit Mandantenbezug).

Beide Konstellationen sind in DATEV DMS nicht mehr möglich. Bereiche werden fest zu Stammdaten-Quellen (Mandanten/ Akten) zugeordnet. Ob bei Ihnen Dokumente solche Konstellationen vorliegen, sehen Sie in Ihrer individuellen Checkliste im Punkt 2.7 "Aktendokumente in DATEV DMS".

Folgende Mechanismen unterstützen Sie in diesen Fällen im Rahmen der Umstellung:

  • Dokumente im Bereich STB (Mandanten) oder anderen Bereichen mit Mandantenbezug mit zugeordneter Akte
    Diese Dokumente werden bei der Datenübernahme (Übernahme der Dokumente) automatisch in den Bereich "Akten" umgezogen. Die Ablageorte werden dabei mit umgezogen und im Bereich "Akten" neu angelegt. Der Umstellungsassistent weist sie im Punkt Zugriffsschutz auf solche "Bereichswechsel" hin.
    Hinweis: Dokumente sind ggf. nicht über einen Aktenschutz, sondern durch eine Zugriffsliste auf den Ordner geschützt. Vergeben Sie in der DATEV Rechteverwaltung entsprechende Rechte auf die jeweiligen Ablageorte. Weitere Informationen und eine Anleitung finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1018748 .
  • Dokumente mit Mandantenbezug (ohne Akte) im Bereich RA oder einem anderen Bereich mit Aktenbezug
    Diese Dokumente werden bei der Datenübernahme (Übernahme der Dokumente) automatisch in den Filter "Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe" verschoben. Aus diesem Filter können Sie diese Dokumente entweder massenweise einem Mandanten zuweisen oder einer Akte und den zugehörigen Ablageorten.
    Sperren Sie vor der Datenübernahme den Filter "Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe" über die DATEV Rechteverwaltung. Damit verhindern Sie unberechtigte Einsicht nach der Umstellung. Weitere Informationen und eine Anleitung finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1018747 .
  • Dokumente mit Aktenbezug ohne Einsatz von DATEV Anwalt classic
    Wenn sich in Ihrem System Dokumente mit Aktenbezug befinden, Sie aber DATEV Anwalt classic nicht (mehr) einsetzen, ist eine Übernahme in den Bereich "Akten" ausgeschlossen. Die Dokumente werden bei der Datenübernahme (Übernahme der Dokumente) in einen neuen individuellen Bereich „RA“ mit Mandantenbezug übernommen. In diesem Zuge werden Aktennummer und Bezeichnung in die Stichworte übernommen. Weitere Informationen und eine Anleitung finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1019226 .

Zugriffslisten in DATEV Rechteverwaltung überführen

06_Zugriffsschutz


Nach Übernahme der Strukturdaten können Sie in der DATEV Rechteverwaltung Rechte für einzelne Ablageorte zuweisen. Zudem sehen Sie, welche Dokumente einen separaten Zugriffsschutz hatten. Diesen Zugriffsschutz können Sie in DATEV Rechteverwaltung in den Sicherheitsbereichen nachbilden.

Beachten Sie: Wenn Dokumente bei der Übernahme keinem Ordnungsbegriff zugeordnet werden können, erscheinen sie im Papierkorb im Filter „Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe“.

Wir empfehlen, den Zugriff auf den Filter "Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe" in der DATEV Rechteverwaltung mindestens temporär zu sperren. Wie das geht, erfahren Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1008191 .

Wie Sie mit den verschiedenen Zugriffslisten umgehen, erfahren Sie in den Dokumenten Ihrer Umstellungscheckliste.

Transferverzeichnis schützen

Während der Datenübernahme werden die Dokumente paketweise in ein temporäres Transferverzeichnis exportiert und sofort nach der Übernahme automatisch wieder gelöscht.

Schützen Sie das Transferverzeichnis, damit diese Dokumente nicht für unberechtigte Benutzer einsehbar sind. Weitere Informationen dazu finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1005702 .

Hinweis für Anwender von DATEVasp:
Den Schutz des Transferverzeichnisses übernimmt DATEVasp für Sie.

Datenübernahme starten

Der Assistent zeigt Ihnen die voraussichtliche Dauer der Datenübernahme an.

Hinweis: Die Dauer der Datenübernahme wird auf Basis der Dokumentenanzahl geschätzt. Für die tatsächliche Dauer spielen zahlreiche weitere Faktoren eine Rolle. Beachten Sie dafür das Hilfe-Dokument 1020307 .

Planen Sie zusätzlich zu der vom Assistenten berechneten Zeit einen Puffer - zum Beispiel für die Delta-Migration (= Übernahme neue/geänderte Dokumente seit der ersten Datenübernahme) - ein. In Abhängigkeit von der Größe Ihres Datenbestands empfehlen wir einen Puffer von mehreren Tagen.

Sie können zwischen 2 Möglichkeiten zur Datenübernahme wählen:

08_Startinformationen
  • Die Datenübernahme findet ohne geplante Unterbrechung statt. Sie können die Übernahme jedoch auf Knopfdruck pausieren lassen. Für diese Art der Übernahme ist eine aktive Windows-Benutzeranmeldung notwendig. Melden Sie sich nicht vom System ab. Wird Ihre Benutzeranmeldung automatisch abgemeldet (z. B. wegen Inaktivität) wählen Sie die Datenübernahme mit geplanten Unterbrechungen.
  • Die Datenübernahme findet mit geplanten Unterbrechungen statt. Daten werden ausschließlich in den von Ihnen festgelegten Zeiten übernommen. Für diese Art der Übernahme ist keine aktive Windows-Benutzeranmeldung notwendig. Die Datenübernahme wird als Windows-Dienst durchgeführt.

Prüfen Sie vor Start der Datenübernahme das Dokument 1009258 auf aktuelle Hinweise.

Hinweis für Anwender von DATEVasp:
Die Übernahmezeiten werden von Ihrer DATEVasp-Administration vorgegeben. Die Datenübernahme wird, wenn nicht anders vereinbart, zwischen 20:00 und 6:00 Uhr durchgeführt.

Dienste-Neustart beachten:
Üblicherweise werden die Dienste für DATEV DMS classic in regelmäßigen Abständen automatisch neu gestartet. Abhängig von der Einstellung entweder täglich oder wöchentlich. Achten Sie darauf, dass die DMS-Dienste nicht während der Übernahme der Dokumente nach DATEV DMS neu gestartet werden. Wann Ihr System die Dienste neu startet, sehen Sie im Microsoft Windows-Programm "Aufgabenplanung". Dieses Programm finden Sie am Server an dem DATEV DMS classic installiert ist (i. d. R. der Fileserver). Stimmen Sie die Zeitscheiben auf diese Zeiten ab.

Hinweis:
Beachten Sie, dass während der Datenübernahme kein Update von DATEV DMS oder DATEV DMS classic stattfinden darf. Die Datenübernahme kann, abhängig vom Umfang des Datenbestands, mehrere Tage dauern.

Arbeiten in DATEV DMS classic während der Datenübernahme

Während der Datenübernahme (Übernahme der Dokumente) sollte in DATEV DMS classic und im DATEV Dokumentenkorb kanzleiweit nicht gearbeitet werden. Beide Anwendungen könnten aufgrund der Datenübernahme langsamer reagieren. Es können hierfür auch Zeitscheiben außerhalb der normalen Bürozeiten für die Datenübernahme definiert werden.

10_Datenuebernahme


Wenn Sie während der Datenübernahme mit DATEV DMS classic arbeiten möchten, können Sie die Übernahme pausieren. Nutzen Sie dafür die Schaltfläche "Anhalten und später fortsetzen" im Assistenten. Alternativ können Sie die Daten mit geplanten Unterbrechungen übernehmen.

17_Aktivieren_Delta



Der Assistent prüft vor der endgültigen Aktivierung von DATEV DMS automatisch, ob neue oder geänderte Dokumente vorhanden sind und übernimmt sie.

Folgende Aktionen dürfen in DATEV DMS classic ab Start der Datenübernahme nicht mehr vorgenommen werden. Die Änderungen können zu diesem Zeitpunkt nicht mehr nach DATEV DMS übernommen werden.

In der DATEV DMS classic Konfiguration:

  • Dokument-/Beleg-Status anlegen oder ändern
  • Verschlagwortungs-Knigge anlegen oder ändern
  • Ablagestruktur (Bereich, Ordner, Register) anlegen oder ändern
  • Stempel anlegen oder bestehenden ändern

In DATEV DMS classic | Register Administration:

  • Zugriffsliste (ACL) anlegen

An Dokumenten in DATEV DMS classic:

  • Wiedervorlagedatum neu eintragen oder ändern
  • Zugriffsschutz bei archivierten Dokumenten ändern
  • Löschen von Dokumenten

Wenn während der Datenübernahme eine der aufgeführten Änderungen vorgenommen wurde, müssen Sie diese Änderung nach Aktivierung von DATEV DMS erneut vornehmen.

Nicht übernommene Dokumente kontrollieren

Nach Abschluss der Datenübernahme werden Ihnen ggf. Dokumente angezeigt, die nicht nach DATEV DMS übernommen wurden. Z. B. weil auf Dokumente nicht zugegriffen werden konnte (Zugriffsschutz) oder weil Schwärzungen enthalten sind.

13_Datenuebernahme_Abgeschlossen

Entscheiden Sie pro Dokument, ob Sie eine erneute Übernahme versuchen wollen. Alternativ können Sie diese Dokumente von einer erneuten Datenübernahme ausschließen.

Weitere Informationen dazu finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1005688 .

Zu prüfende Dokumente kontrollieren

15_Zu_pruefende_Dokumente

Müssen während der Datenübernahme Eigenschaften von Dokumenten angepasst werden oder wird z. B. ein Teildokument oder eine Revision nicht übernommen, werden Ihnen diese Dokumente ebenfalls zur Prüfung angezeigt. Sie entscheiden, ob Sie betroffene Dokumente in DATEV DMS classic anpassen und veränderte Dokumente erneut nach DATEV DMS übernehmen.

Weitere Informationen finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1007353 .

Arbeiten VOR Aktivierung von DATEV DMS

Der Assistent weist Sie auf folgende mögliche Arbeiten nach der Datenübernahme hin:

  • Bemerkungen, Haft- und Telefonnotizen mit mehr als 4.000 Zeichen werden bei der Übernahme abgeschnitten. Sie müssen daher geprüft und manuell angelegt werden. Anleitungen finden Sie im DATEV Hilfe-Center in folgenden Dokumenten:
    • Hilfe-Dokument 1007368 - Bemerkungen
    • Hilfe-Dokument 1005689 - Haftnotizen
    • Hilfe-Dokument 1021270 - Telefonnotizen
  • Individuelle, kanzleiweite Suchfilter werden angezeigt. Sie können in DATEV DMS neu angelegt werden. Wie das geht, erfahren Sie im Hilfe-Dokument 1006576 .
  • Fristbehaftete Dokumente ohne Übergabe an Post, Fristen und Bescheide werden angezeigt. Sie können manuell nachgehalten werden.
  • Dokumente im Filter "Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe" müssen nach der Aktivierung neu zugeordnet werden. Wie das geht, erfahren Sie im Hilfe-Dokument 1006728 .

Wenn Sie DATEV E-Mail-Archivierung mit DATEV DMS classic eingesetzt haben oder einsetzen, ist folgende zusätzliche Nacharbeit – vor Aktivierung – relevant:

  • Wenn Sie die Möglichkeit genutzt haben, dass E-Mails nach der Archivierung als Verknüpfung in Microsoft Outlook angezeigt werden (grünes DATEV-Symbol), können diese E-Mails nach der Umstellung auf DATEV DMS nicht mehr geöffnet werden.
    Empfehlung: Stellen Sie diese E-Mails in Microsoft Outlook wieder her, bevor Sie DATEV DMS aktivieren. Wie das geht, erfahren Sie im Hilfe-Dokument 1005897 .
  • Wenn Sie von DATEV E-Mail-Archivierung zu MailStore Server gewechselt sind oder einen Wechsel planen, beachten Sie folgende Hinweise:
    • Bei Einsatz der Komplettarchivierung brauchen Sie verlinkte E-Mails nicht wiederherstellen. Die E-Mails können über MailStore Server weiter geöffnet werden.
    • Wenn Sie die verlinkten E-Mails am Microsoft Exchange Server trotz Wechsel auf MailStore Server wiederherstellen, wird dadurch der doppelte Speicherplatz belegt.

Benutzerlizenzen zuordnen

Damit nach Aktivierung von DATEV DMS alle Benutzer darauf zugreifen können, müssen Sie die Lizenzen in DATEV Lizenzverwaltung online den entsprechenden Personen zuordnen. Wenn einem Benutzer keine Lizenz zugeordnet ist, kann er DATEV DMS nicht nutzen. Eine Anleitung finden Sie im Hilfe-Dokument 9231080 .

Achten Sie bei der Zuordnung der Lizenzen darauf, dass dem Administrator die "DATEV Administratorenlizenz" zugeordnet ist. Informationen dazu finden Sie im Hilfe-Dokument 1022561 .

Kontaktmöglichkeiten und weitere Hilfe-Dokumente finden Sie oben rechts in DATEV Lizenzverwaltung online unter Service.

Erste Prüfungen in DATEV DMS

Bevor Sie DATEV DMS für alle Mitarbeiter aktivieren, verschaffen Sie sich einen ersten Überblick in DATEV DMS:

  • Öffnen Sie testweise Dokumente, Revisionen und Dokumentstrukturen.
  • Prüfen Sie die Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe.
  • Sichten Sie, ob der Ablage-Knigge vollständig ist.

Wie das geht, erfahren Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1008851 .

DATEV DMS aktivieren

18_Aktivierung_laeuft


Sie können DATEV DMS im Umstellungsassistenten jetzt für alle Arbeitsplätze aktivieren. Eine Aktivierung ist nur auf Systemen mit installierter DATEV DMS Arbeitsstation möglich. Systeme ohne DATEV DMS Arbeitsstation (z. B. DATEV-Fileserver) können Sie daher bei der Aktivierung ignorieren.

Damit alle getroffenen Einstellungen ausgetauscht werden, müssen sich alle DATEV DMS-Anwender nach der Aktivierung neu an Windows anmelden.

Zeitgleich wird DATEV DMS classic für den Zugriff gesperrt.

Sie haben die Datenübernahme erfolgreich abgeschlossen und können DATEV DMS jetzt konfigurieren.

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