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Der DATEV DMS classic Export-Assistent

Für den Export aller Dokumente, Belege und Indexinformationen stellen wir einen Export-Assistenten bereit.

Export-Assistent


Dieses Werkzeug exportiert alle Informationen ordnungsgemäß in Form einer Kopie auf die Festplatte. Der Assistent protokolliert, wenn Probleme auftreten oder auf Dokumente nicht zugegriffen werden kann. Dieses Protokoll können Sie sich im Assistenten ansehen.

Aus Performancegründen empfehlen wir die Ausführung des Export-Assistenten außerhalb des Produktivbetriebs von DATEV DMS classic. Beachten Sie, dass für den Kopiervorgang ausreichend Festplattenplatz zur Verfügung steht.

Der Zugriff auf DATEV DMS classic wird nach Abschluss des Datenexports für alle Benutzer (Ausnahme: Administrator) gesperrt.

Die Dokumentenablage wird als DATEV Dokumentenverwaltungssystem aktiviert. Wenn Sie die Auswertungen aus den DATEV-Programmen (z. B. Lohn und Gehalt) automatisch ablegen, werden diese Auswertungen künftig automatisch in der Dokumentenablage abgelegt.

Konfiguration der Dokumentenablage

Wenn Sie die automatische Ablage für Auswertungen aus den DATEV-Programmen (z. B. Lohn und Gehalt) nutzen, müssen Sie die Einstellungen der Dokumentenablage anpassen. Bitte beachten Sie, dass Berechtigungen und Ablagestrukturen aus DATEV DMS classic nicht automatisch übernommen werden. Hinterlegen Sie zentral in den jeweiligen DATEV-Programmen einheitliche Ablagewerte. Dadurch stellen Sie sicher, dass beim Speichern von Dokumenten aus DATEV-Programmen in der Dokumentenablage einheitliche Ablagewerte verwendet werden. Nehmen Sie diese notwendigen Anpassungen manuell in den leistungserstellenden Programmen vor. Prüfen Sie die erforderlichen Zugriffsberechtigungen auf die Ablageorte.

Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie im DATEV Hilfe-Center im Dokument 1020347 .

Aktuell steht noch keine Verbindung zwischen der Dokumentenablage und ELO zur Verfügung. Bis dahin werden zwei Dokumentenverwaltungssysteme eingesetzt.

  • Alle ehemals in DATEV DMS classic archivierten Dokumente, Belege und Informationen wurden nach ELO übernommen.
  • Alle Dokumente/Auswertungen, die Sie nach der Datenübernahme von DATEV DMS classic nach ELO neu aus DATEV-Programmen erstellen, werden automatisch in der Dokumentenablage abgelegt. Diese neuen Dokumente stehen nicht automatisiert in ELO zur Verfügung.
  • In weiteren Ausbaustufen ist eine laufende Übernahme der Dokumente aus der Dokumentenablage nach ELO geplant.

Ihre Dokumente aus den DATEV-Programmen, die nun an die Dokumentenablage übergeben werden, können Sie wie bisher direkt aus dem Auftrags- und Rechnungswesen aufrufen.

Der ELO Import-Assistent

ELO stellt für den Import aller Dokumente, Belege und Indexinformationen einen Import-Assistenten bereit.

Dieses Werkzeug stellt sicher, dass alle aus DATEV DMS classic exportierten Informationen in ELO for DATEV importiert werden können. Die konkrete Importkonfiguration sowie den Import nehmen Sie gemeinsam mit dem ELO Businesspartner mit DATEV-Schnittstellenausbildung vor.

Beachten Sie: Zwischen Abschluss des Exports und Abschluss des Imports ist kein Zugriff auf die ehemals in DATEV DMS classic vorhandenen Dokumente möglich. Wir empfehlen, alle Daten direkt nach dem Export zu importieren.

Qualitätssicherung - Stichprobenprüfung

Prüfen Sie mit Ihrem ELO-Businesspartner nach dem Import in ELO for DATEV stichprobenartig, ob

  • Dokumente geöffnet und bearbeitet werden können.
  • neue Dokumente gespeichert werden können.
  • Annotationen, wie z. B. Notizen lesbar sind.
  • die Beleglink-Verknüpfungen der Buchungssätze im DATEV Rechnungswesen funktionieren und sich die Belegbilder in ELO öffnen.
  • sich Eigenschaften und Revisionshistorie eines Dokuments öffnen lassen.

Mit dieser Prüfung haben Sie den eigentlichen Produktwechsel abgeschlossen.

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