Neufassung der GoBD vom 28. November 2019

Das Bunderministerium für Finanzen (BMF) hat die seit 2014 geltenden GoBD aktualisiert. Die neuen Regelungen gelten ab dem 1.1.2020, können freiwillig aber auch schon früher angewendet werden.

Bereits im Juli 2019 hatte das BMF eine aktualisierte Fassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht, dieses Schreiben aber „aufgrund weiteren Abstimmungsbedarfs“ wieder zurückgezogen. Mit dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 wurden die geänderten GoBD nun offiziell neu gefasst.

Für die Steuerpflichtigen ergeben sich durch die GoBD-Überarbeitung fast ausschließlich Verbesserungen und Klarstellungen im Vergleich zum BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014.

Die wesentlichen Änderungen:

  • Bildliche Erfassung durch mobile Geräte zulässig
    Durch den neuen, einheitlichen Begriff „bildliches Erfassen“ (statt bisher „Scannen“) wird aktuellen technischen Entwicklungen zum Fotografieren Rechnung getragen. Damit existieren nun auch die notwendigen Rahmenbedingungen für ein mobiles ersetzendes Scannen. Derartige Fotografien dürfen (trotz weiterhin bestehender Datenlokalisationsvorschriften wie § 146 Abs. 2 AO) auch im Ausland erstellt werden. Eine Verfahrensdokumentation ist weiterhin notwendig.
  • Werden Originaldateien in Inhouse-Formate konvertiert, müssen die ursprünglichen Dateien nicht mehr aufbewahrt werden
    Wurden früher Originaldateien in eigene Formate umgewandelt, mussten beide Versionen aufbewahrt werden; die konvertierte Version musste zudem als solche gekennzeichnet werden. Nach den neuen GoBD, Rz. 135, ist dies nun nicht mehr erforderlich, sofern die konvertierte Datei maschinell ausgewertet werden kann. Auch hier muss eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorgelegt werden.
  • Aufbewahrung der strukturierten Daten anstelle der bildhaften Dokumente bei so genannten "Mehrstücken" ausreichend
    Werden beispielsweise über eine Banking- oder Zahlungsdienstschnittstelle strukturierte Daten (Kontoeinzelumsätze) abgerufen, reicht die Aufbewahrung dieser strukturierten Daten aus. Inhaltsgleiche bildhafte Dokumente, z. B. PDF-Kontoauszüge oder E-Mails mit Umsatzübersichten, müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die strukturierten Daten mindestens genauso gut auswerten lassen wie das bildhafte Belegdokument.

    Bei der Aufbewahrung von Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD kommt es auf die tatsächliche Verarbeitung an. Wird die XML-Datei weiterverarbeitet, hat sie Belegfunktion und unterliegt der Aufbewahrungspflicht. In diesem Fall reicht es, die XML-Datei aufzubewahren. Werden jedoch die nachgelagerten Prozesse durch das bildhafte Dokument (PDF) belegt, müssen für Zwecke der maschinellen Auswertbarkeit beide Formate (PDF + XML) vorgehalten werden.
  • Fokus auf Einzelaufzeichnungspflicht und zeitgerechtes Buchen
    Im Hinblick auf die gesetzliche Pflicht zur Einzelaufzeichnung von baren Geschäftsvorfallen werden die Grundsätze zur Einzelaufzeichnungspflicht und zum zeitnahen Buchen in der Neufassung der GoBD nochmals explizit erwähnt. Es wird aber auch klargestellt, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle kurzzeitig gemeinsam in einem Grundbuch festgehalten werden können, was insbesondere für Betriebe mit gemischten Zahlungsarten (z. B. Restaurants, Hotels) eine Erleichterung darstellt.
  • Aufbewahrungsvorschriften bei Systemmigrationen abgemildert
    Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff (= Datenträgerbereitstellung) zur Verfügung gestellt wird.
  • Klarstellung zu Stornobuchungen
    Ursprüngliche Buchung und Stornobuchung im Buchführungssystem müssen verpflichtend aufeinander referenziert werden.

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