Verfahrensdokumentationen GoBD-konform erstellen

Die GoBD fordern für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Informieren Sie sich grundsätzlich zu den Themen Verfahrensdokumentation und Ersetzendes Scannen und zu Weiterbildungsangeboten. Für Details können Sie Ihren Steuerberater ansprechen.

Belegablage

Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Die Verfahrensdokumentation zur reinen Belegablage unterstützt Sie dabei, eine Ablage einzurichten, die den handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit entspricht.

Dies gilt für Belege, die

  • originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden,
  • originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden und gescannt (digitalisiert, das Original nicht vernichtet wird) werden bzw.
  • in originär digitaler Form vorliegen bzw. empfangen werden.

Zum Vernichten der digitalisierten Belege reicht die Verfahrensdokumentation zur Belegablage nicht aus. Hier ist die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erforderlich.

Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen von Buchungsbelegen

Durch das Ersetzende Scannen müssen Sie originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papierform aufbewahren. Ihr Vorteil: eine schlankere Ablage unter Einhaltung aller Aufbewahrungspflichten.

Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen

  • Verfahrensdokumentation, in der die Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung dokumentiert sind
  • Archivierungssoftware, für eine unveränderbare Speicherung der Belege über die Aufbewahrungsfrist, wie etwa DATEV Unternehmen online

TR RESISCAN - Unternehmen online wurde zertifiziert

Die Arbeitsabläufe im Zusammenspiel mit DATEV wurden gemäß "Technischer Richtlinie RESISCAN" des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Damit ist nachprüfbar die Einhaltung technischer, personeller und organisatorischer Anforderungen an den Scan- und Verarbeitungsprozess bestätigt. So kann der Beweiswert des Originalbelegs im gescannten Beleg erhalten werden.

Das bereits seit 2015 bestehende Zertifikat wurde im Mai 2018 durch das BSI bis 2021 rezertifiziert.

Noch Fragen?

Fragen zum Thema Verfahrensdokumentationen GoBD-konform erstellen beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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