Verfahrensdokumentation nach GoBD

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

In der Verfahrensdokumentation müssen die gesamten organisatorischen und technischen Prozesse beschrieben werden, wie steuerlich relevante Daten und Unterlagen (Belege und Dokumente) in einem Unternehmen nach den Vorgaben von HGB, AO und GoBD erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein (Rz. 152 GoBD):

  • Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens müssen enthalten sein
  • Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, schlüssig und verständlich sein
  • Verfahren und Verfahrensdokumentation müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist einander entsprechen, d. h. die Verfahrensdokumentation muss ggf. angepasst und historisiert werden

Für welche Sachverhalte ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich?

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Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Um die in Rz. 85 GoBD geforderte Belegsicherung der Grundbuchaufzeichnungen einzuhalten, benötigt jeder Mandant mindestens die „Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage“.

Hier werden Verfahren und Maßnahmen zu folgenden Belegen aufgenommen:

  • Belegtyp 1: Belege, die originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden.
  • Belegtyp 2: Belege, die originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden
    und gescannt (digitalisiert) werden.
  • Belegtyp 3: Belege, die in originär digitaler Form vorliegen bzw. empfangen werden.
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Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen

Zum Vernichten der digitalisierten Belege reicht die Verfahrensdokumentation zur Belegablage nicht aus. Hier ist die Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen erforderlich.

Durch das ersetzende Scannen müssen Sie und Ihre Mandanten originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papierform aufbewahren. Der Vorteil: eine schlankere Ablage unter Einhaltung aller Aufbewahrungspflichten. DATEV hat die passende Lösung.

Haben Sie selbst DATEV Unternehmen online für Ihre Kanzleibuchführung im Einsatz, fangen Sie bei Ihrer eigenen Kanzlei an und sammeln Sie erste Erfahrungen, um Ihre Mandanten auf diesen Weg zu unterstützen.

Voraussetzungen für das ersetzende Scannen

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein, um das Ersetzende Scannen durchführen zu können:

  • Verfahrensdokumentation, in der die Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung dokumentiert sind
  • Archivierungssoftware, für eine unveränderbare Speicherung der Belege über die Aufbewahrungsfrist, wie etwa DATEV Unternehmen online
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TR RESISCAN - Unternehmen online wurde zertifiziert

Die Arbeitsabläufe im Zusammenspiel mit DATEV wurden gemäß "Technischer Richtlinie RESISCAN" des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Damit ist nachprüfbar die Einhaltung technischer, personeller und organisatorischer Anforderungen an den Scan- und Verarbeitungsprozess bestätigt. So kann der Beweiswert des Originalbelegs im gescannten Beleg erhalten werden.

Das bereits seit 2015 bestehende Zertifikat wurde im Mai 2018 durch das BSI bis 2021 rezertifiziert.

Verfahrens­dokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung

Eine Verfahrensdokumentation ist die Basis für die Beweiskraft einer konventionellen oder IT-gestützten Kassenführung. Darüber hinaus ist die Verfahrensdokumentation der Kassensysteme wesentliche Voraussetzung für die Prüfbarkeit (§ 145 Abs.1 S.1 AO) bei steuerlichen Betriebsprüfungen. Unternehmen sind verpflichtet, detailliert zu beschreiben, wie Prozessdaten (Kassendaten), Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ohne dass die digitalen Grundaufzeichnungen verändert werden (Grundsatz der Unveränderbarkeit §146 Abs.4 AO).

Beim Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) ist eine Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung aus Sicht des Unternehmers erstellt worden. Das Muster dient dem Unternehmer dazu, seinen individuellen Prozess der Kassenführung auf Basis zahlreicher Hinweise für die organisatorische Ausgestaltung und mit passenden Formulierungsvorschlägen einzurichten und zu dokumentieren. Das Muster steht unter folgendem Link kostenfrei zum Download bereit: http://www.dfka.net/muster-vd-kasse

DATEV hat die Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung in das Zusatzmodul Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation integriert.

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Vorteile

Für die Kanzlei

  • Regelung der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei und Verbesserung des Qualitätsmanagements
  • Neues Beratungsangebot für die Kanzlei
  • Sofortiger Einsatz beim Mandanten durch das Zusatzmodul Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation von DATEV

Für Ihre Mandanten

  • Vermeidung des Verdachts auf Vorsatz oder Leichtfertigkeit
  • Dokumentation und Evaluierung bestehender Prozesse
  • Vernichtung von Papierbelegen

Noch Fragen?

Fragen zum Thema Was ist eine Verfahrensdokumentation? beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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