Steuerkonto online (Fusion/Trennung)

Eine Kanzleifusion beziehungsweise -trennung hat Auswirkungen auf die Nutzung von Steuerkonto online.

Bevor Sie sich mit der Kanzleitrennung beziehungsweise -fusion auf dieser Ebene beschäftigen, müssen gegebenenfalls noch grundlegende Fragen zur zukünftigen Arbeitsweise Ihrer Kanzlei und zur mitgliedschaftsrechtlichen Stellung geklärt werden. Hierzu berät Sie Ihr kundenverantwortlicher Mitarbeiter gerne.

Allgemeine Informationen

In der Datenbank von Steuerkonto online sind lediglich die Informationen zum elektronischen Registrierungsantrag bzw. zu den Registrierungsdetails und die bisher abgerufenen Daten von der Finanzverwaltung gespeichert. Eine Übertragung der Daten in die Datenbank eines anderen Steuerberaters bewirkt keine Änderung der Rechte bei der Finanzverwaltung.

Die Berechtigung zur elektronischen Steuerkontoabfrage ist in den Systemen der Finanzverwaltung hinterlegt. Sie wurde von der Finanzverwaltung aufgrund der bei der Registrierung verwendeten Steuernummer und DATEV SmartCards erteilt.

Verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick über die bestehenden Rechte und entscheiden Sie, welche Schritte durchgeführt werden müssen.

Bestehende Rechte

Über die Registrierungsdetails im Programm Steuerkonto online können Sie erkennen, welche Registrierungsanträge mit welcher SmartCard gestellt und welche Untervollmachten dabei vergeben wurden.

Beachten Sie, dass die Registrierungsdetails die Informationen zum Zeitpunkt des letzten Registrierungsantrags enthalten. Von der Finanzverwaltung werden an Steuerkonto online keine Status-Informationen zurückgeliefert. Ob der Registrierungsantrag erfolgreich war und ob die Abfrageberechtigung tatsächlich noch besteht, können Sie im Zweifelsfall beim Finanzamt erfragen.

DATEV SmartCard

Prüfen Sie im nächsten Schritt, welche SmartCards in der Kanzlei vorhanden sind. Klären Sie unter Berücksichtigung sämtlicher SmartCard-Rechte (beispielsweise Softwarelizenzen, Unternehmen online, Vollmachtsdatenbank) und den folgenden Informationen zu welcher Beraternummer bzw. Mitgliedschaft die SmartCards der Berufsträger und der Mitarbeiter künftig zugeordnet werden sollen. Geben Sie dies entsprechend dem Logistik-Center in Auftrag.

Werden im Zuge der Trennung oder Fusion neue SmartCards benötigt, können Sie diese über den DATEV-Shop bestellen. Achten Sie darauf, dass neu bestellte SmartCards identifiziert werden. Nur so können Daten bei der Finanzverwaltung abgerufen werden.

Informationen zur Identifizierung finden Sie im Dokument "Identifizierung einer DATEV SmartCard / DATEV mIDentity / Kammermitgliedsausweis" in der Info-Datenbank (Dok.-Nr. 0908573).

Wechsel von Mitarbeitern zu einer anderen Kanzlei

Die länderspezifischen Zustimmungserklärungen sehen eine Beendigung der Vollmacht nur vor, wenn der Mandant dieser Zustimmungserklärung widerspricht. Wird bei einer Kanzleitrennung oder -zusammenführung der Mandant nicht tätig, bleiben die Rechte weiterhin bestehen. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter beim Wechsel in eine andere Kanzlei grundsätzlich weiter das Recht für den Datenabruf hat. Eine Sperrung der SmartCard bei DATEV bewirkt lediglich, dass mit dieser SmartCard kein Abruf mehr (mit Steuerkonto online) getätigt werden kann. Die Abfrageberechtigungen bei der Finanzverwaltung bestehen weiterhin.

Für diese Fälle empfiehlt es sich für die abgebende Kanzlei, die Abfrageberechtigungen über das Programm Steuerkonto online mit/für diese SmartCard zu löschen. Eine Beschreibung finden Sie im Abschnitt „Löschen von Abfrageberechtigungen bei der Finanzverwaltung“.

Wechsel von Berufsträgern zu einer anderen Kanzlei

Haben Berufsträger die Registrierungsanträge für das Steuerkonto mit einer Berufsträgerkarte durchgeführt und ggf. Untervollmachten vergeben, ist beim Wechsel in eine andere Kanzlei das Vorgehen davon abhängig, ob die betreuten Mandanten ebenso die Kanzlei wechseln oder in der bestehenden Kanzlei verbleiben.

Wechseln die Mandanten ebenso die Kanzlei, sollte der Berufsträger alle Untervollmachten für Mitarbeiter löschen, die in der bestehenden Kanzlei verbleiben.

Verbleiben die Mandanten in der bestehenden Kanzlei, sollte vom Berufsträger die Löschung seiner Abfrageberechtigungen bei der Finanzverwaltung vorgenommen werden. Eine Beschreibung finden Sie im Abschnitt „Löschen von Abfrageberechtigungen bei der Finanzverwaltung“. In der bestehenden Kanzlei sollte ein Berufsträger für die verbleibenden Mandanten mit Steuerkonto online neue elektronische Registrierungsanträge stellen und ggf. die Vergabe von Untervollmachten für die verbleibenden Mitarbeiter beantragen.

Übertragung der Mandantendaten in eine andere Datenbank

Das Programm Steuerkonto online beinhaltet die Funktion "Sichern und Einspielen von Daten". In Steuerkonto online finden Sie die relevanten Informationen dazu in der Hilfe "Sichern und Einspielen" (unter Hilfe | Inhalt, Index und Suchen | Registerkarte Inhalt | Steuerkonto online Allgemein).

Alternativ kann die komplette Datenbank (mit allen Registrierungen und Abfrageergebnissen) kopiert werden. Unterstützung finden Sie im Dokument „Prüfung und Sicherung von Microsoft-SQL-Datenbanken mit dem DATEV SQL-Manager" in der Info-Datenbank (Dok.-Nr.: 1013210).

Löschen von Abgabeberechtigungen bei der Finanzverwaltung

Widerspricht der Mandant nicht selbst bei der Finanzverwaltung, gelten die vergebenen Zustimmungserklärungen weiter. Insbesondere für abgebende Kanzleien ist es daher wichtig, nicht mehr benötigte Abfrageberechtigungen bei der Finanzverwaltung zu löschen. Hierzu kann im Programm Steuerkonto online die Funktion "Elektronische Berechtigung bei der Finanzverwaltung und aus der Datenbank der Kanzlei löschen" genutzt werden. Das alleinige Löschen in der lokalen Datenbank hat keine Auswirkungen auf die Abfrageberechtigungen bei der Finanzverwaltung.

Eine Übersicht, welche Löschungen möglich sind und wie Sie diese durchführen, finden Sie in Steuerkonto online auf der Hilfetafel Assistent für das Löschen von Berechtigungen bei der Finanzverwaltung – Informationen. (Steuerkonto online | Hilfe | Inhalt, Index und Suchen | Suchbegriff "Löschen" auf der Registerkarte "Suchen").

Der Löschauftrag muss mit der SmartCard abgeschickt werden, die zur Vergabe der Berechtigung genutzt wurde.

  • Durch den Löschauftrag werden die elektronischen Berechtigungen bei der Finanzverwaltung gelöscht. Vorhandene (Papier-)Vollmachten sind dadurch nicht betroffen und müssen ggf. separat schriftlich widerrufen werden.
  • Noch nicht freigeschaltete Registrierungsanträge werden durch den Löschauftrag ebenfalls gelöscht.
  • Nach erfolgreichem Löschen einer Untervollmacht bei der Finanzverwaltung wird nur der zugehörige Eintrag in den Registrierungsdetails des Mandanten aus der Datenbank von Steuerkonto online pro gelöscht. Andere Registrierungen und Abfrageergebnisse zum Mandanten bleiben erhalten.
  • Wenn alle Registrierungen gelöscht wurden, wird in der Spalte "Letztes Registrierungsdatum" in der Liste der Registrierungen der Eintrag gelöscht angezeigt.

Neuregistrierung bzw. Vergabe neuer Untervollmachten

In der Zielkanzlei kann es dazu kommen, dass neue Registrierungsanträge gestellt werden müssen. Wenn dem zuständigen Finanzamt bzw. der Zentralstelle des Bundeslands bereits die erforderliche Vollmacht vorliegt, wird der Steuerkontoinhaber von der Finanzverwaltung nicht (erneut) angeschrieben. Wird in der Zielkanzlei bereits eine Berufsträgerkarte eingesetzt und hat diese bereits für den gewünschten Mandanten eine Berechtigung zum Datenabruf durch die Finanzverwaltung erhalten, können mit dieser Berufsträgerkarte Untervollmachten für weitere Mitarbeiter-SmartCards vergeben werden, ohne dass hierfür eine neue Zustimmungserklärung des Mandanten eingereicht werden muss.

Beachten Sie, dass im Anschluss gegebenenfalls Nacharbeiten nötig sind, um ein reibungsloses Arbeiten in der neuen Umgebung zu gewährleisten. Hierzu gehört in allen Fällen die zeitnahe fachliche Endkontrolle der Daten beziehungsweise Funktionaltäten (z.B. Zugangsberechtigungen).

Noch Fragen?

Fragen zum Thema Steuerkonto online (Fusion/Trennung) beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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