Kanzleimanagement

Auftragsplanung

Den Überblick über die aktuelle Auftragssituation erhalten

Wozu der Aufwand?

Durch eine Auftragsplanung bekommen sowohl Sie als Kanzleileitung wie auch Ihre Mitarbeiter einen optimalen Überblick, welche Arbeiten anfallen, welcher Arbeitsaufwand einzuplanen ist und welchen Status ein Auftrag hat: nicht begonnen, in Arbeit oder abgeschlossen.

Sie sehen, ob der Auftrag im Zeitrahmen liegt oder sich verzögert. Tätigkeiten können nicht vergessen werden. Sollte ein Mitarbeiter plötzlich für längere Zeit ausfallen, sehen Sie sofort, welche Aufgabe bei ihm kurzfristig ansteht und welcher Mitarbeiter die Kapazität hat, die Aufgabe zu übernehmen. Durch die Planumsätze und -kosten erhalten Sie einen Forecast über die Wirtschaftlichkeit der Kanzlei.

Zielsetzung

Eine Auftragsplanung soll die reibungslose Bearbeitung der einzelnen Aufträge sicherstellen, damit beispielsweise

  • gesetzliche Fristen eingehalten werden
  • Aufträge termingerecht ausgeführt werden
  • vereinbarte bzw. vorgegebene Termine, durch z. B. Mandanten, Banken etc., beachtet werden
  • die Mitarbeiterbedarfs- und Einsatzplanung optimiert wird
  • eine möglichst gleichmäßige Mitarbeiterauslastung erreicht wird
  • Arbeitsunterbrechungen minimiert werden
  • der Mandant mit seinen Pflichten eingebunden wird, z. B. Belege termingerecht zur Verfügung gestellt werden.

Die Auftragsplanung spiegelt die aktuelle Auftragssituation

Eine Auftragsplanung umfasst eine Gesamt- und eine Detailplanung sämtlicher Aufträge einer Planungsperiode. Wenn Planungsgrundlagen sich verändern, ist die Auftragsplanung anzupassen. Das können sein: Mandatszu- und -abgänge; personelle Veränderungen durch Zu- und Abgänge; neue Terminvorgaben oder außergewöhnliche Ereignisse, die die Planung beeinflussen, wie die Weiterentwicklung von Mitarbeitern, Probleme bei Mandanten, plötzliche Banktermine etc.

Basis der Planung

Für eine Auftragsplanung ist die Auslastung je Mitarbeiter zu definieren, mit der er eingeplant wird.

Die Arbeitszeit ist um unproduktive Zeiten (Urlaub, Krankheitszeiten, Zeiten für Verwaltungstätigkeiten, Sonderaufgaben, Mitarbeit an Projekten etc.) zu kürzen, damit Sie einen Puffer für unvorhersehbare Aufträge oder Zeitüberschreitungen bei Aufträgen haben.

Je mehr Informationen vorliegen, desto genauer kann geplant werden.

In eine Auftragsplanung fließen ein:

  • Erfahrungswerte - Was hat wie lange gedauert?
  • Einschätzungen - Was ändert sich wahrscheinlich?

Tipp

Dokumentieren Sie alle Informationen des Mandanten, die sich auf eine zukünftige Planung auswirken können. Beispiele: Der Mandant beabsichtigt ein anderes Unternehmen zu kaufen oder will expandieren, in neue Märkte vorstoßen usw.

Ausbaustufen

Eine Auftragsplanung verursacht zunächst Aufwand. Je nachdem, was die Auftragsplanung alles beinhalten soll, ist der Aufwand niedriger oder höher. Deshalb bietet sich ein stufenweiser Ausbau an. Beginnend mit einer schlanken Lösung, kann die Auftragsplanung bis zu einer aufwendigeren Kapazitätsplanung ausgebaut werden.

Die Optionen für verschiedene Ausbaustufen mit den jeweiligen Fragestellungen könnten beispielsweise wie folgt aussehen:

  • Option 1: Für welchen Mandanten machen wir was und wer in der Kanzlei macht es?
  • Option 2: Option 1 + Bis wann machen wir das? (ist nur für bestimmte Aufträge möglich, z. B. Jahresabschluss/Steuern)
  • Option 3: Option 2 + Wieviel Zeit steht zur Verfügung bzw. welche Kosten dürfen max. auflaufen?
  • Option 4: Abgleich von Kapazitäten und der Auslastung von Mitarbeitern

Planungsschritte

Eine gezielte Auftragsplanung umfasst folgende Arbeitsschritte:

Tipp:

  • Definieren Sie den Leistungsumfang möglichst exakt.
  • Berücksichtigen Sie Erkenntnisse über Besonderheiten und Probleme in der Auftragsplanung.
  • Ermitteln Sie die Auftragsdauer unter Berücksichtigung von Kapazitäten und Durchlaufzeit.
  • Legen Sie den Auftragsbeginn fest.
  • Definieren Sie den Fertigstellungstermin bzw. übernehmen Sie ihn, falls er vorgegeben ist.
  • Planen Sie den gesamten Arbeitsablauf inkl. Pufferzeiten.
  • Regeln Sie die Vertretung bei Abwesenheiten.
  • Fordern Sie rechtzeitig die benötigten Unterlagen schriftlich an.

Auftragssteuerung

Ziel der Auftragssteuerung ist, eventuelle Abweichungen von der Planung frühzeitig zu erkennen, sie zu bewerten und Gegenmaßnahmen anzustoßen. Dafür benötigen Sie eine aussagefähige Leistungserfassung, mit der die Abweichungen nicht nur erkannt, sondern auch die Ursachen analysiert werden können. Die Erkenntnis fließt dann in die weitere Auftragsplanung ein.

Sogar Ihre Mandanten profitieren von einer Auftragsplanung und -steuerung Ihrer Kanzlei: Ist ein Mandant von einer Planungsänderung betroffen, z. B. einer Verzögerung, können Sie ihn frühzeitig informieren, damit er sich auf die neue Situation einstellen kann.

Noch Fragen?

Fragen zum Thema Auftragsplanung beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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