Kanzleimanagement

Dokumentenmanagement

Von der Organisation von Dokumenten zum Dokumentenmanagement.

Organisation von Dokumenten und Informationen im Kanzleialltag

Täglich erhalten Sie in Ihrer Kanzlei verschiedenste Informationen und Dokumente - und das in den unterschiedlichsten Medienformaten. Ob sie nun in Papierform, digital oder telefonisch eingehen, damit diese Menge an Informationen, gut bewältigt werden kann und damit geschäftsrelevante Informationen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort zur Verfügung stehen, ist eine gute Organisation notwendig. Jeder wichtige Posteingang muss gespeichert bzw. aufbewahrt sowie zugänglich gemacht werden. Genauso verhält es sich mit allen Dokumenten, die in Ihrer Kanzlei erstellt werden oder diese wieder verlassen.

Damit im Kanzleialltag möglichst wenige Kapazitäten gebunden werden, empfiehlt sich ein möglichst einheitliches Vorgehen zum Umgang mit Dokumenten.

Tipp: Das einzig wahre Ablagesystem gibt es nicht. Entwickeln Sie, am besten gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, Strukturen – optimiert auf die individuellen Ansprüche und Prozesse Ihrer Kanzlei.

Eine gute Ablage sollte…

  • strukturiert, übersichtlich und nachvollziehbar sein.
  • stets auf aktuellem Stand sein.
  • jedem Berechtigten einfach zugänglich sein.
  • Mehrfachablagen vermeiden.

In der Praxis ist oft noch eine Mischform zwischen Papier- und elektronischer Ablage bzw. Organisation von Dokumenten üblich. Unterlagen in Papierform werden in Ordnern abgelegt, digitale Unterlagen werden mittels Microsoft Outlook oder Windows-Explorer archiviert. Die Schwachstellen dieser Art der Organisation von Dokumenten sind offensichtlich: Aus Ihrem Kanzleialltag kennen Sie sicher, wie mühsam die Suche nach einem Dokument sein kann. War die Suche dann schließlich erfolgreich, steht man am Ende womöglich vor unterschiedlichen Versionen und weiß nicht genau, welche aktuell ist.

Vorteile einer digitalen Ablage von Dokumenten

Ziel sollte es sein, alle Informationen zentral abzulegen, so dass sie jederzeit auffindbar sind. Die Vorteile einer digitalen Dokumentenablage sind z. B.:

  • Durchsuchen digitaler Dokumente ist einfacher und schneller als das Suchen in Ordnern und Papierarchiven.
  • Ein zentrales, elektronisches Archiv verkürzt Suchzeiten.
  • Arbeiten ist weitestgehend ohne Medienbruchmöglich.
  • Kosten für Papier-, Toner- und Raumbedarf werden reduziert.

Ein erster Schritt ist, Informationen und Dokumente digital zu organisieren und zu archivieren. Dafür ist es nötig, alle geschäftsrelevanten Dokumente in Papierform durch Scannen in elektronische Daten umzuwandeln.

  • Legen Sie fest, wie die Digitalisierung der Dokumente in Ihrer Kanzlei abgewickelt werden soll. Liegt die Verantwortung zentral beim Sekretariat, bei jedem zuständigen Sachbearbeiter selbst, oder gibt man die Aufgabe an einen externen Dienstleister?
  • Damit das Ziel eines zentralen Archivs, zu dem alle zugriffsberechtigten Mitarbeiter Zugang haben, tatsächlich erreicht wird, müssen einheitliche Ablageregeln und
    -strukturen
    für ein gemeinsam genutztes System zur Ablage der Dokumente festgelegt werden.
  • Um die Akzeptanz der vereinbarten Regeln sicherzustellen, sollten alle Mitarbeiter schon bei der Festlegung der Strukturen und Regeln mit einbezogen werden.

Einige Schwächen, die bereits bei der sog. gemischten Dokumentenorganisation identifiziert wurden, können auch bei einer digitalen Organisation von Informationen und Dokumenten nicht vollständig ausgeschlossen werden. Auch im Digitalen besteht die Gefahr einer fehlerhaften Ablage. Es können sich z. B. Tippfehler bei der Archivierung einschleichen, neue Informationen bei einem Mitarbeiter ankommen, der gerade krank ist oder Urlaub hat und dadurch Dokumente nicht zeitnah ablegen kann. Eine Transparenz über aktuelle Bearbeitungsstände ist nicht automatisch gesichert und auch eine GoBD-konforme Archivierung wird nicht automatisch unterstützt.

Gibt es Möglichkeiten diese Schwächen auszuräumen?

Dokumentenmanagement statt Dokumentenorganisation

Sie merken es wahrscheinlich schon jetzt: Durch die Digitalisierung verändern sich die bisher üblichen Geschäftsprozesse. Diese Änderungen bieten aber auch Raum für Verbesserungen innerhalb Ihrer Kanzlei. Prozesse werden schneller, Kosten gesenkt - bei gleichzeitig gesteigerter Qualität, digitaler Zusammenarbeit und digitalem Austausch von Daten. Statt Dokumente und Informationen "nur" zu organisieren, gewinnt das Management von Dokumenten immer mehr an Bedeutung, bis es schließlich Standard geworden ist.

Denn mit der Digitalisierung der Dokumente und Informationen ist nur ein erster Schritt getan. Schritte, die folgen müssen, sind zum einen die Vernetzung der Daten, die miteinander in Beziehung stehen, und zum anderen die Automatisierung von Prozessen.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor...

Eingehende Bescheide durchlaufen in Ihrer Kanzlei immer einen bestimmten Prozess und sind in diesen eingebunden. Digitalisierte Bescheide werden direkt und automatisch sowohl dem jeweiligen Mandanten, als auch dem verantwortlichen Sachbearbeiter zugeordnet. Diese erhalten die Information über neue Dokumente durch die Zuordnung automatisch und haben Zugriff auf die Unterlagen, auch wenn sie gerade im Homeoffice arbeiten. Sie als Kanzleichef können sich laufend Überblick über Bearbeitungsstände und Verantwortlichkeiten verschaffen. Originaldokumente inklusive aller Zwischenstände bleiben revisionssicher erhalten. Urheber, Art und Zeitpunkt der Änderungen werden selbstverständlich mitprotokolliert, so dass jeder Bearbeitungsstatus nachvollziehbar bleibt.

Sollte es doch einmal passieren, dass Dokumente und Informationen im Zuge der Digitalisierung falsch abgelegt werden – kein Problem! – eine Volltextsuche findet jedes Dokument mit dem entsprechenden Suchwort, unabhängig wohin es archiviert wurde.

Suchzeiten werden minimiert und Sie als Kanzleichef und jeder berechtigte Mitarbeiter sind gegenüber Ihren Mandanten jederzeit auskunftsfähig, auch wenn der zuständige Kollege einmal nicht im Haus ist.

Ein solches Szenario ist keine Zukunftsvision mehr!
Sie selbst haben die Entscheidung für Ihre Kanzlei in der Hand.

Dokumentenmanagement

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