Kanzleimanagement

Technische Infrastruktur

Die technische Basis für Ihre Arbeit

111854_StB_6971

Die Grundlage einer modernen Kanzlei-IT sind ein IT-Konzept, das alle relevanten Bereiche berücksichtigt, professionelle IT-Lösungen und die dauerhafte Verfügbarkeit.

Wie wichtig die IT für die tägliche Arbeit ist, zeigt sich oft erst dann, wenn sie nicht erwartungsgemäß funktioniert. Während größere Unternehmen meist über eine IT-Abteilung oder einen IT-Administrator verfügen, behelfen sich die meisten Steuerkanzleien selbst – mit einem Mitarbeiter oder dem Chef selbst. Möglichweise ist das aber ein Sparen am falschen Ende. Denn ein ausgebildeter IT-Fachmann hat zwar seinen Preis, verfügt allerdings auch über das nötige Know-how und kann schnell angemessen handeln.

Auf Veränderungen gut vorbereitet sein

Zur IT zählen IT-Infrastruktur, Hardware und Software. Besonders die Digitalisierung verändert und erweitert die Möglichkeiten der eigenen Kanzlei-IT. Damit steigen aber auch die Anforderungen an die IT und die dafür Verantwortlichen.

Was Kanzleiinhaber oder IT-Beauftragter einschätzen müssen:

  • Was sind die Mindestanforderungen an die IT-Technik? Wie muss ein durchschnittliches IT-System ausgestattet sein, damit die Software leistungsfähig ist?
  • Was ist bei der Auswahl von Soft-und Hardware zu beachten? Was wird tatsächlich benötigt? Muss neu investiert werden oder reicht ein Komponententausch?
  • Wer wartet die Kanzlei-IT und sorgt für einen reibungslosen Ablauf?
  • Welche Sicherheitsvorkehrungen sind nötig, um sensible Mandantendaten zu schützen?
  • Wie ist die IT vor Ausfall geschützt? Was ist bei einem Ausfall zu tun, damit die Kanzlei ohne lange Unterbrechungen und große Datenverluste weiterarbeiten kann?

Delegieren

Wer neben dem Kanzleigeschäft keine Kapazitäten für diese Aufgaben aufbringen kann, hat andere Möglichkeiten, die Kanzlei umfassend betreuen zu lassen:

  • IT-Betreuung durch IT-Dienstleister
    Wer nicht selbst über ausreichende Kenntnisse verfügt, um den Sicherheitsbedarf festzustellen, Sicherheitskomponenten zu vergleichen und sie nach Bedarf zu konfigurieren, sollte auf einen externen Experten zurückgreifen. Das kann z. B. ein Systemhaus in Ihrer Nähe sein, das neben Hard- und Software auch Dienstleistungen anbietet. Ist kein vertrauenswürdiger bzw. kompetenter EDV-Partner verfügbar, können Sicherheitsfunktionen oder -komponenten auch ausgelagert werden. Dabei müssen jedoch die Vorschriften des Datenschutzes sichergestellt sein.
  • Kanzlei-IT sicher auslagern
    Eine Auslagerung der Kanzlei-IT kann Zeit und Ressourcen sparen, wenn Sie sich nicht mehr um Wartung oder Updates kümmern müssen. Wenn Ihr Dienstleister aktuelle Sicherheitsstandards anbietet, ist auch für die Sicherheit der Kanzleidaten gesorgt. Beim Outsourcing gibt diese Varianten:
    • Managed Security Service
      Bei dieser Dienstleistung werden einzelne Funktionen oder thematische Bereiche wie das Sicherheitsmanagement ausgelagert. Spezialisten übernehmen Updates, Wartungen - und Konfigurationen. Sie setzen sich permanent mit den aktuellen Bedrohungen und den erforderlichen Maßnahmen auseinander, um die Sicherheit zu gewährleisten.
    • (Out-)Sourcing/ASP
      Beim (Out-)Sourcing/ASP werden darüber hinaus die Server für Programme und Daten an einen Dienstleister ausgelagert, der die Programme und die Hardware aktualisiert.

Outsourcing kann auch dann eine Option sein, wenn die Kanzlei schon über einen IT-Fachmann verfügt. Er kann sich dann um andere wichtige Aufgaben kümmern, wie etwa die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Angeboten.

Noch Fragen?

Fragen zum Thema Technische Infrastruktur beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

Kontakt aufnehmen