Kanzleimanagement

IT-Notfall- & Ausfall-Konzept

Kontinuierliche Kanzleiprozesse trotz Notfall

Auch eine Steuerkanzlei kann ohne verfügbare Daten nicht sinnvoll arbeiten, deshalb ist ein IT-Notfallmanagement überlebenswichtig für sie.

Was würde geschehen, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter eines Morgens keinen Internetzugang mehr hätten? Oder wenn wegen eines Stromausfalls Ihre PCs und Drucker nicht mehr funktionierten? Könnten Sie in so einem Fall Ihr Kerngeschäft weiterführen?

Derartige Ausfälle und Störungen ereignen sich unvorhergesehen. Wer dagegen ein Notfall- und Ausfallmanagement etabliert hat, ist solchen Situation nicht hilflos ausgeliefert, kann den Stillstand der Kanzleiprozesse vermeiden oder nach kurzer Zeit beheben.

Ein Notfall- und Ausfallmanagement umfasst Maßnahmen

  • zur Notfallvorsorge,
  • zur Notfallbewältigung und
  • zur Wiederherstellung von Kanzleiprozessen und der IT-Systeme.

Ziel ist es, wichtige Kanzleiprozesse so abzusichern, dass in einer Krisensituation die Kanzleitätigkeiten fortgeführt werden können. Diese sechs Schritte empfiehlt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik für einen kontinuierlichen Notfallmanagement-Prozess:

  • Startschuss vom Kanzleichef
    Beim IT-Notfallmanagement geht es keinesfalls um rein technische Fragen, die
    ohne Vorüberlegung an einen Dritten ausgelagert werden können, z. B. an einen Systempartner. Die Bewertung der wirtschaftlichen und rechtlichen Auswirkungen ist vielmehr Aufgabe der Kanzleileitung. Zunächst geht es um organisatorische Lösungen, die den laufenden Betrieb in der Kanzlei gewährleisten sollen. Daraus ergeben sich die auszuwählenden technischen Lösungen, die eine unterstützende Funktion haben.
  • Konzept
    Für das Konzept Ihrer Notfallstrategie und -vorsorge erstellen Sie zunächst eine Risikoanalyse, identifizieren die kritischen Kanzleiprozesse und ermitteln vorhandene technische Ressourcen.
  • Konzept
    Für das Konzept Ihrer Notfallstrategie und -vorsorge erstellen Sie zunächst eine Risikoanalyse, identifizieren die kritischen Kanzleiprozesse und ermitteln vorhandene technische Ressourcen.
    Was Sie vorab klären sollten:
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Was könnte zum Stillstand bis zum Konkurs der Kanzlei führen? Wie schnell (in Stunden, Tagen oder Wochen) muss die Kanzlei wieder einsatzbereit sein, um eine katastrophenbedingte Störung überstehen zu können? Von welchen kritischen Ressourcen hängt die Existenz der Kanzlei ab?

  • Realisieren des Vorsorgekonzepts auf Basis von Prioritätenlisten und Verantwortlichkeiten:
    Wie wollen Sie mit eventuellen Schäden umgehen? Um kritische Kanzleiprozesse zu schützen, können verschiedene technische oder organisatorische Verfahren angewendet werden, z. B. Datensicherungen und Vertreterregelungen.

Trotz guter Vorsorge lassen sich nicht alle gefährlichen Situationen eliminieren. Für den Ernstfall sollten Sie konkrete Maßnahmen für eine Notfallbewältigung festlegen:

  • Zur Bewältigung von Notfällen müssen Verhaltensregeln, Pläne und auch Zuständigkeiten definiert werden, um in Krisensituationen richtig zu handeln. Hilfreich ist ein Notfallhandbuch, nach dem man Schritt für Schritt vorgehen kann. Es sollte digital und in gedruckter Form vorhanden sein, über eine strukturierte Dokumentation mit Notfallplänen und Checklisten verfügen, die man abarbeiten kann.
  • Testen und Üben der Vorsorgekonzepte und Notfallpläne sind das A&O, um Aktualität und Effektivität sicherzustellen, mögliche Probleme und Lücken zu erkennen und zu minimieren.
    Maßnahmen müssen immer wieder geübt und Strukturen und Pläne regelmäßig getestet werden, damit sie im Ernstfall auch funktionieren. In der Steuerkanzlei kann das bedeuten, dass beispielsweise bei der Datensicherung die Backups in regelmäßigen Abständen überprüft werden.
  • Aufrechterhalten und verbessern
    Der aktuelle Kenntnisstand soll durch Schulungen aufrechterhalten werden. Gleichzeitig sollen Konzept, Dokumente und Vorgehensweisen ständig weiterentwickelt und angepasst werden. Notfallpläne und Handbücher müssen regelmäßig kritisch darauf überprüft werden, ob sie praktikabel und aktuell sind. Besonders nach umfangreichen Änderungen in der Organisation oder der IT.

Es empfiehlt sich, einen Experten mit branchenüblichem Wissen heranzuziehen, der die erforderlichen Maßnahmen kennt und umsetzen kann.

Hilfsmittel

Die RZ-Status-App informiert Sie aktiv über Wartungen, Störungen oder Ausfälle im DATEV-Rechenzentrum - so bekommen Sie unabhängig von den Servicezeiten sofort Informationen über Ihre Kanzleidaten.

Noch Fragen?

Fragen zum Thema IT-Notfall- & Ausfall-Konzept beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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