Kanzleimanagement

Leistungserfassung und Rechnungsschreibung

Erbrachte Leistungen der Kanzlei kennen und die Honorarabrechnung für den Mandanten nachvollziehbar machen

Wissen Sie, welche Leistungen Ihre Kanzlei für einen Mandanten erbracht hat - und weiß das auch der Mandant?

Sie als Kanzleichef und Ihre Mitarbeiter sollten erbrachte Leistungen konsequent dokumentieren. Die Gründe, weshalb das so ist, sind einleuchtend:

  • Durch erfasste Zeiten und den Mitarbeiterstundensatz können Sie nachvollziehen, wie viele Kosten für eine Leistung, einen Auftrag, ein Mandat angefallen sind.
  • Gleichzeitig wissen Sie, wie viel Honorar Sie berechnen müssen, um kostendeckend zu arbeiten.
  • Dokumentierte Leistungen sind unwiderlegbare Argumente für ein erfolgreiches Honorargespräch mit Ihrem Mandanten.
  • Ein aussagefähiges Controlling zur Kanzleisteuerung erfordert Zahlen, Daten und Fakten.
  • Wenn Sie Ihre Mitarbeiter leistungsgerecht entlohnen wollen, benötigen Sie Informationen, die Ihnen als Basis dienen.

Tipp

Und so können Sie vorgehen:

  • Erfassen Sie und Ihre Mitarbeiter die Zeit für jede erbrachte Leistung. Ob Sie die Leistung dem Mandanten in Rechnung stellen, oder ob sie in einer Pauschale enthalten ist, wird erst bei der Rechnungsschreibung relevant.
  • Sollte der zeitliche Aufwand für eine Leistung höher sein als erwartet, notieren Sie den Grund. Ein angemessenes, höheres Honorar lässt sich dadurch belegen.

Zeiterfassung ist Vertrauenssache

Nicht jeder Mitarbeiter steht einer Zeiterfassung und Dokumentation seiner erbrachten Leistung positiv gegenüber. Da kann schnell der Eindruck mitschwingen, man solle plötzlich kontrolliert werden. Nicht selten überwiegen anfangs Skepsis und eine ablehnende Haltung. Arbeitszeiten dokumentieren ist auch Vertrauenssache. Und Vertrauen schaffen braucht seine Zeit - das lässt sich nicht verordnen.

Tipp

  • Führen Sie die Zeitaufschreibung in Ihrer Kanzlei ein.
  • Bitten Sie den Mitarbeiter um einen Vertrauensvorschuss und dass er dem neuen Vorgehen eine Chance gibt.
  • Führen Sie mit den Mitarbeitern Gespräche, in denen Sie ihnen deutlich machen, wie wichtig es Ihnen ist, die Zeiten richtig, vollständig und ungeschönt zu erfassen.
  • Kommunizieren Sie klar, dass die Zeitaufschreibung Keinem negativ ausgelegt wird. Denn wenn etwas länger dauert, hat es auch seinen Grund - vielleicht muss dann etwas zusätzlich abgerechnet werden.
  • Fördern Sie bei Ihren Mitarbeitern unternehmerisches Denken, indem sich Ihre Mitarbeiter bewusst machen, wie sie mit ihrer persönlichen Leistung zum Erfolg der Kanzlei beitragen.

Durch transparente Honorarabrechnung beim Mandanten Rückfragen und Honorardiskussionen vermeiden

Eine selbsterklärende Rechnung ist für Mandanten besonders wichtig. Wenn die erbrachten Leistungen mit denen des Vorjahres vergleichbar sind, können Sie die Vorjahresrechnung zur Orientierung für die zu erstellende Rechnung heranziehen. Werden mehr Leistungen für den Mandanten erbracht als im Vorjahr, ist ein entsprechend höheres Honorar als Gegenleistung gerechtfertigt.

Transparenz über die Leistung beim Mandanten und damit einhergehend eine Akzeptanz der Rechnung können Sie durch folgende Maßnahmen fördern:

Tipp

  • Erstellen Sie die Rechnung zeitnah zur Leistungserbringung, sobald etwas abrechnungsbereit ist. Der Mandant kann die Rechnungspositionen dann nachvollziehen. Unnötige Rückfragen werden vermieden und, sofern kein Lastschrifteinzug vereinbart wurde, wird der Rechnungsbetrag früher überwiesen.
  • Ergänzen Sie die Rechnung um eine Anlage "Leistungsübersicht" mit den erfassten Zeiten und Notizen. Sollte bei der Leistungserbringung eine Besonderheit aufgetreten sein, die sich auf das Honorar auswirkt, z. B. dass eine Arbeit längere Zeit in Anspruch genommen hat, kann der Mandant so ein erhöhtes Honorar nachvollziehen. Einige Programme zur Rechnungserstellung unterstützen bei der Erstellung einer sog. Leistungsübersicht oder erzeugen diese automatisch.
  • Sprechen Sie die Rechnung (mit Anlage) mit dem Mandanten regelmäßig durch, z. B. jedes Quartal. Erläutern Sie ihm einzelne Positionen, insbesondere solche, die einen höheren Aufwand verursacht und ein höheres Honorar zur Folge haben.
  • Bieten Sie ihm an, dass er bei Fragen zur Rechnung jederzeit auf Sie zukommen kann.

Nutzen Sie Ihre Honorarpotenziale

Tipp

Passt die Berechnung der folgenden Honorarpotenziale zu Ihrer Kanzlei und rechnen Sie konsequent ab?

  • Auslagen für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen nach § 16 StBVV
  • Sonstige Einzeltätigkeiten nach § 23 StBVV
  • Steuerbescheidprüfung nach § 28 StBVV
  • Telefonische Beratung


Was für den Mandanten ein kleiner Betrag ist, kann für die Kanzlei schnell zu einem nicht unerheblichen Mehrerlös werden, der 100% gewinnwirksam wird.

Nutzen Sie den digitalen Rechnungsversand

Mit dem digitalen Rechnungsversand lassen sich Kosten für die Kanzlei und den Mandanten senken. Zunehmender Kostendruck führt bei Unternehmen dazu, dass Prozesse umgestellt werden. Einsparungspotenziale haben Unternehmen auch bei der digitalen Rechnung erkannt, z. B. der Kostensenkung durch optimale Integration in die digitalen Unternehmensprozesse, wie dem automatischen Weiterverarbeiten der Rechnung.

Aber auch die Steuerkanzlei hat Vorteile. Durch den Wegfall von Rechnungsdruck, Papier, Briefumschläge und Porto werden Kosten gesenkt. Durch den Wegfall des Einkuvertierens und des Postversands wird Zeit gespart.

Tipp

  • Sprechen Sie Ihren Mandanten an, ob er die Rechnung zukünftig in digitaler Form erhalten möchte.
  • Stellen Sie sicher, dass die Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsversand gegeben sind. Beispielsweise muss der Mandant auf die Schriftform- und Unterschriftserfordernis des § 9 Abs. 1 StBVV verzichten und Sie müssen eine vertrauliche E-Mail-Kommunikation sicherstellen.

Fazit

Zeigen Sie dem Mandanten, welche Arbeiten Ihre Kanzlei für ihn und sein Unternehmen erledigt hat. Verkaufen Sie die Leistungen Ihrer Kanzlei nicht unter Wert. Halten Sie es mit dem Grundsatz "Leistung kostet" und stehen Sie selbstbewusst zu Qualität hat Ihren Preis!

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