Kanzleimanagement

Maßgeschneidertes Dienstleistungsportfolio

Worauf es bei der Erstellung eines Dienstleistungskataloges ankommt

Neue Mandanten wollen überzeugt werden, damit sie einen Vertrag mit Ihrer und keiner anderen Kanzlei unterschreiben. Bei der Entscheidung für Ihre Kanzlei hilft ein Dienstleistungskatalog, der ganz nebenbei auch für bestehende Mandanten Zusatzleistungen schmackhaft macht. Das Dokument ist meist der erste intensivere Berührungspunkt des Mandanten mit Ihrem Leistungsangebot. Klar, dass eine ansprechende Gestaltung und ein nachvollziehbarer Aufbau des Katalogs ganz entscheidend sind.

Was steckt drin? Idealerweise das:

  • Beschreibung der Leistungen
  • Abgrenzung von Grund- und Zusatzleistungen
  • Darstellung des Nutzens Ihrer Dienstleistung
  • Zusammenstellung von Dienstleistungspaketen

Die Erstellung: Aufwand, der sich lohnt

Vorteile für Ihre Kanzlei

  • Sie machen Ihre Leistungen auf einen Blick sichtbar
  • Sie unterscheiden sich von den Kanzleien ohne Leistungskatalog
  • Zusatzleistungen lassen sich leichter abrechnen, wenn sie separat aufgezeigt werden
  • Die höhere Preisakzeptanz Ihrer Mandanten führt zu weniger Honorardiskussionen
  • Die Mitarbeiter kennen das Gesamtangebot der Kanzlei und können ihre Leistungen besser abrechnen
  • Sie sparen Zeit bei Angeboten, Leistungserfassung und Rechnung

Vorteile für Ihre Mandanten

  • Der Mandant kann Ihr Angebot auch nach dem Beratungsgespräch studieren
  • Der Katalog erreicht auch Partner, die nicht beim Beratungsgespräch dabei sind
  • Er bietet einen schnellen Überblick über das Angebot der Kanzlei und gibt dem Mandaten eine "Wahl"
  • Die immaterielle Dienstleistung wird greifbarer und damit wertiger
  • Es besteht Kostentransparenz von Anfang an

Die Grundregeln: Darauf müssen Sie achten

Klarheit bei Bemessungsgrundlage, Preis und Leistung

Ihre Mandanten möchten wissen, woran sie sind, welche Leistungen sie von Ihnen erwarten können und was diese kosten - sowohl beim Gesamtangebot Ihrer Kanzlei als auch bei der einzelnen Dienstleistung. Hierfür legen Sie zunächst den Umfang der Grundleistungen fest. Alles, was darüber hinausgeht, definieren Sie als Zusatzleistungen. Diese können Sie auch gesondert bepreisen. So lassen sich Ihre Dienstleistungen individuell kombinieren.

Mandantenorientierte Leistungsbeschreibung

Bei der Aufgliederung der Leistungen zählt das richtige Maß zwischen Übersichtlichkeit und Detailschärfe. Hat Ihr Verzeichnis zu viele Seiten, wird sich kein Mandant mehr detailliert damit beschäftigen. Begrenzen Sie deshalb die Seitenzahl Ihres Dienstleistungskatalogs, so überfordern Sie den Mandanten nicht.

Tipp: Bewegen Sie sich bei der Erstellung immer in der Sprachwelt der Klienten. Begriffe wie BWA, SuSa und OPOS sind unverständlich und abschreckend. Übersetzen Sie die Leistung in eine nutzbringende Tätigkeit. OPOS bedeutet in diesem Sinne: „Sie erhalten eine zeitnahe Aufstellung der Forderungen". BWA bedeutet: „Auf einen Blick sehen Sie den Monatserfolg mit den Veränderungen zum Vormonat und Vorjahr".

Darstellung des Portfolios schwarz auf weiß

Die Form des Dienstleistungskatalogs stellt viele Kanzleien und deren Mandanten vor eine Herausforderung. Leider haben viele Dienstleistungskataloge - nicht nur in der Steuerbranche - derzeit noch den Charme einer Gebrauchsanleitung mit eng beschriebenem Text auf Fach-Chinesisch. Damit ist niemandem geholfen.

Praktisch und modern ist etwa eine Präsentationsmappe, in der auf der linken Seite Ihre AGBs, eine Kanzleibroschüre oder andere Informationen über Ihre Kanzlei lose eingelegt werden und auf der rechten Seite Ihr Dienstleistungskatalog eingeheftet ist. So kann das Angebot immer individuell gestaltet und schnell aktualisiert werden. Der Einband sollte in Ihrem Kanzlei-Design gestaltet sein, so wirkt das Angebot hochwertig und professionell und entspricht dem Erscheinungsbild der gesamten Kanzlei.

Tipp: Wie Sie den Dienstleistungskatalog technisch umsetzen, entscheiden natürlich Sie. Da die Affinität zu Papier jedoch in den vergangenen Jahren nachgelassen hat, ist von einer Hochglanzbroschüre, in hundertfach gedruckter Ausführung eher abzusehen. Es ist vielmehr zu empfehlen, den Dienstleistungskatalog gezielt für die jeweiligen Leistungen im Mandantengespräch einzusetzen, und darüber hinaus als Download auf Ihrer Kanzlei-Webseite zur Verfügung zu stellen.

Noch Fragen?

Fragen zum Thema Maßgeschneidertes Dienstleistungsportfolio beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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