Kanzleimanagement

Notfall-Management

Für den Ernstfall gewappnet

Haben Sie sich schon einmal Gedanken darübergemacht, was mit Ihrer Kanzlei passiert, falls Ihnen etwas zustößt? Eine längere Krankheit, ein Unfall oder ein tödliches Unglück? Natürlich ist es nicht schön, sich mit diesen Themen zu beschäftigen. Aber seien wir ehrlich, es kann jeden, jederzeit unabhängig vom Alter treffen. Sorgen Sie vor, auch wenn Sie einen oder mehrere Partner in der Kanzlei haben. Ein Notfallplan mit dazugehörigem Notfallordner hilft Ihnen dabei.

Der Notfallplan: gut geplant ist halb gewonnen

Ein Notfallplan enthält alle Handlungsanweisungen und -maßnahmen, die bei einem Notfall greifen müssen. Dadurch stellen Sie sicher, dass die wesentlichen Handlungsmaßnahmen, wie z. B. Zuständigkeiten und Kommunikation mit Mandanten weiterlaufen und Fehler minimiert werden. Zu einer Notfallplanung gehört es auch einen Notfallmanager zu bestimmen. Der Notfallmanager weiß bei einer Notfallsituation, welche Schritte gemacht werden müssen und wo alle nötigen Informationen und Anweisungen abgelegt sind.

Notfallmanager festlegen: Wenn Sie einen Kanzleipartner haben, würde er sich gut dafür eignen. Falls Sie Ihre Kanzlei alleine führen, beauftragen Sie einen Mitarbeiter Ihres Vertrauens damit.

Ein Notfallplan sollte u. a. folgende Maßnahmen beinhalten:

1. Regeln Sie die Kommunikation mit Ihren Mandanten

Damit Ihre Kanzlei im Notfall weiter am Laufen gehalten werden kann, ist es wichtig, wie Ihre Mitarbeiter die Situation an Ihre Mandanten kommuniziert.

Tipp: Definieren Sie Regeln und Anweisungen für Ihre Mitarbeiter. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Mandanten informieren, dass Ihre Kanzlei auf diese Notfallsituation vorbereitet und ein Vertreter vorhanden ist. Das gibt den Mandanten Sicherheit, dass Ihre Anfragen auch weiterhin bearbeitet werden.

2. Definieren Sie Zuständigkeiten

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Wenn Sie einen Kanzleipartner haben, kann er Ihre Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für Sie übernehmen. Wenn das bei Ihnen nicht der Fall ist, überlegen Sie sich, ob Sie einen befreundeten oder bekannten Berufskollegen fragen möchten, ob er bei einem Notfall für Sie als Vertretung einspringen würde.

Trotzdem: Klären Sie frühzeitig Ihre Nachfolge: Gibt es schon Interessenten? Integrieren Sie den Kontakt in den Notfallordner. Wenn nicht, ist es wichtig Anweisungen zu definieren, damit der Notfallmanager weiß, wie und wen er mit der Suche nach einem Nachfolger beauftragen soll.

3. Denken Sie an nötige Vollmachten

Damit Ihr Vertreter Ihre Tätigkeiten übernehmen kann, benötigt er die wichtigsten Vollmachten. Besonders wichtig, sind u. a. Kontovollmachten, damit die Mitarbeitergehälter weitergezahlt werden können.

Der Notfallordner: alle Dokumente auf einen Blick

Alle wichtigen Dokumente, wie z. B. Mietverträge, Policen, Vollmachten, Passwörter zu IT Anwendungen, müssen schnell auffindbar und griffbereit sein. Deshalb sollten sie zusammen mit dem Notfallplan im Notfallordner liegen.

Der Notfallordner sorgt dafür, dass Ihr Notfallmanager und Ihre Vertretung alle wichtigen Informationen und Dokumente für die Fortführung Ihrer Kanzlei griffbereit haben. Der Notfallordner kann ein physischer Ordner sein und sicher in einem Tresor oder bei Ihrem Notar gelagert sein. Wichtig ist, dass der Notfallmanager weiß, wo der Notfallordner aufbewahrt wird.

  • Kontaktliste: Erstellen Sie eine Kontaktliste, mit allen wichtigen Partnern, Notaren, Rechtsanwälten etc.
  • Vollmachten: Legen Sie Kopien von allen notwendigen Vollmachten in den Notfallordner oder erstellen Sie eine Übersicht darüber, wo die Originale abgelegt sind.
  • Vermögenswerte und Verbindlichkeiten: Listen Sie alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, wie z. B. Kredite, Miet- und Leasingverträge auf, und dokumentieren Sie, wo diese aufbewahrt sind. Bestenfalls erstellen Sie zusätzlich Kopien aller Verträge, die Sie mit Mitarbeitern, Lieferanten abgeschlossen haben. So haben alle Beteiligten einen Einblick über Fristen und Vereinbarungen, um auch hier rechtzeitig reagieren zu können.
  • Übersicht über Mitarbeiter und Mandanten: Erstellen Sie eine Übersicht aller wichtigen Informationen zu Mandanten und Mitarbeitern. Damit kann Ihre Vertreter alles auf einen Blick sehen.
  • IT-Zugänge: Erstellen Sie eine Übersicht, über wichtige Zugangsdaten wie z. B. Passwörter zu IT-Anwendungen, Schlüsselordnung sowie PINs und TANs und wo diese zu finden sind. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Vertreter und auch Ihr Notfallmanager, auf Ihren PC und damit wichtige Dokumente zugreifen können.

Tipp: Der Notfallordner sollte regelmäßig aktualisiert werden, damit alle Informationen immer up-to-date sind.

Überlassen Sie bei einem so wichtigen Thema nichts dem Zufall und sichern Sie den weiteren Betrieb Ihrer Kanzlei – denn dieser muss notfalls auch ohne Sie weiterlaufen.

Noch Fragen?

Fragen zum Thema Notfall-Management beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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