Kanzleimanagement

Prozessmanagement

Prozessmanagement – wieso, es läuft doch?

Beim Thema Prozessmanagement hört man diesen Einwand häufig. Doch was steckt denn hinter diesem Begriff, außer den Laden sozusagen am Laufen zu halten?

Ein klares Prozessmanagement hilft, Abläufe in der Kanzlei durchgängig transparent und effizient zu gestalten. Durch das Auseinandersetzen mit dem, was in der Kanzlei genau getan wird und wie es getan wird, können Sie Verbesserungspotential aufdecken. Das vermeidet unnötige Schritte und gestaltet Abläufe einheitlich.

Leistungen für den Mandanten können so zeitnah, qualitativ hochwertig und vor allem mit wiederholbarer Qualität erbracht werden. Die freigewordene Zeit dient wiederrum der intensiveren Betreuung. Des Weiteren bildet eine transparente Prozess-Basis den Ausgangspunkt für Optimierungen und weitere Strategieüberlegungen in Ihrer Kanzlei.

Ein weiterer Pluspunkt: Das Wissen über bestimmte Vorgänge oder Besonderheiten, das oft bei einzelnen Mitarbeitern liegt, wird allen zugänglich gemacht. Über die geregelten Abläufe schaffen Sie Sicherheit bei den Mitarbeitern und den Rahmen für eigenständiges Arbeiten. Und wenn Sie schon mal darüber nachgedacht haben, ein Qualitätsmanagementsystem in der Kanzlei zu etablieren, haben Sie durch definierte Prozesse schon einen wesentlichen Meilenstein erreicht.

Welches Vorgehen empfiehlt sich?

1. Abläufe ermitteln

Im ersten Schritt sollten Sie sich mit den einzelnen Tätigkeiten auseinandersetzen. Welcher Prozess-Schritt erfolgt wann? Welche Schnittstellen gibt es? Was passiert dann?

2. Kritisch hinterfragen

Bei der Auseinandersetzung mit den einzelnen Tätigkeiten finden sich meistens schon Stellen, an denen es Handlungsbedarf gibt. Hier sollten Sie kritisch hinterfragen: Wieso ist dieser Schritt in dieser Weise nötig? Was bringt es wem, das so zu tun?

3. Verbesserungen ableiten

Von der ermittelten Situation ausgehend sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern besprechen, wie die Prozesse besser gestaltet werden können: Ist das die einfachste und beste Lösung für unsere Mandanten? Wie können wir das verbessern?
Dokumentieren Sie den gemeinsam besprochenen Soll-Prozess, damit die Erkenntnisse langfristig nachgehalten werden können und transparent im Zugriff sind.

Tipp: Verbesserungspotential ergibt sich häufig noch hinsichtlich durchgängig digitaler Prozesse. Wie kann Sie z. B. passende Software (noch besser) unterstützen? Jeder Medienbruch kostet Sie Aufwand und Zeit - Ziel sollte es sein, Prozesse so abzubilden, dass Unterlagen möglichst digital vom Mandanten zur Verfügung gestellt, in der Kanzlei bearbeitet und dem Mandanten wieder bereitgestellt werden.

4. Verbesserungen umsetzen

Der letzte Schritt beschäftigt sich mit der Umsetzung der Verbesserungen. Neue Vereinbarungen sollten eingehalten werden, damit die definierten Prozesse einheitlich gelebt werden. Versuchen Sie die Verbesserungen kontinuierlich umzusetzen. So gestalten Sie das Prozessmanagement nachhaltig. Mitarbeiter können Sie aktiv einbeziehen und motivieren, indem Sie z.B. Vorschlagssysteme oder auch eine selbstständige Lösungserarbeitung und -Etablierung einführen.

Worauf kommt es noch an?

Entscheidend bei der Gestaltung Ihrer Prozesse ist einerseits, sich Ihrer Ziele bewusst zu werden und diese konkret und messbar zu definieren: Wie wollen wir von unseren Mandanten wahrgenommen werden? Woran können wir das messen? Wie wollen wir das erreichen? Innerhalb welches Zeitraums ist das realistisch umsetzbar? Welcher Prozess kann inwiefern dazu beitragen?

Der zweite Punkt läuft Gefahr, als Floskel zu erscheinen - dennoch: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv ein, und zwar von Anfang an. Denn wenn die Etablierung des Prozessmanagements nicht von allen getragen wird, hilft die ganze Mühe nichts. Daher: Lassen Sie Gestaltungsspielraum zu und fördern Sie diesen. Oft werden dazu zum Beispiel Prozessgruppen aus beteiligten und gegebenenfalls auch aus vor- und nachgelagerten Prozessen gebildet, in denen die verantwortlichen Mitarbeiter die genannten Schritte besprechen und deren Ergebnisse dokumentieren.

So legen Sie los

Überlegen Sie sich: Welche Prozesse handhaben wir? Welche Tätigkeiten fallen z. B. im Bereich Management, Strategie, Unterstützung, Leistungserstellung und Verbesserung an? Wer könnte das in einer Prozessgruppe bearbeiten?
Als Orientierung, welche Prozesse anfallen und wie diese gegliedert werden können, kann Ihnen das Handbuch "Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement in der Steuerberatung" dienen, das z. B. über DATEV ProCheck eingesehen werden kann.

Nützliche Musterprozesse zu aktuellen Praxisthemen finden Sie unter datev.de/procheck-prozesse.

In diesem Sinne

Hinterfragen Sie bestehende Abläufe in Zukunft neugierig und entdecken Sie so bisher verborgene Potentiale Ihrer Kanzlei!

Unsere Produkte & Dienstleistungen

Rund um die Software

Rund um das Prozessmanagement

Noch Fragen?

Fragen zum Thema Prozessmanagement beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

Kontakt aufnehmen