Kanzleimanagement

Selbstmanagement

Das Telefon bleibt nie still, der Schreibtisch ist voller Aufgaben, die Mitarbeiter stehen ständig bei Ihnen im Büro und der tägliche Termindruck nimmt nicht ab – für Sie als Steuerberater und Führungskraft ist das Alltag. Aber um die Balance zu halten und auch möglichen Burn-Out-Erscheinungen vorzubeugen, ist ein ausgeglichener Kanzleialltag wichtig. Gewinnen Sie mit unterschiedlichen systematischen Möglichkeiten Freiräume und steigern Sie trotzdem Ihre Produktivität.

1. Planen Sie Ihre Aufgaben und setzen Sie Prioritäten

Erstellen Sie einen Überblick über Ihre Aufgaben und planen Sie diese über den Tag hinweg. Erstellen Sie eine To-Do-Liste und überwachen Sie erledigte Tätigkeiten. Strukturieren Sie Ihre To-Do-Liste mit den wichtigsten Informationen, wie z. B. 1. Aufgabe, 2. Priorität, 3. Aufwand, 4. Deadline. Ergänzen Sie Verantwortlichkeiten o. ä., falls Aufgaben delegiert werden sollen.

Tipp: To-Do-Listen scheitern oft, weil diese zu überladen und die Aufgaben nicht richtig priorisiert sind. Sie sollten sofort erkennen können, welche Aufgaben mit welcher Priorität abzuarbeiten oder zu delegieren sind.

Die Kategorisierung in Dringlichkeit und Wichtigkeit, hilft Ihnen die Tätigkeiten richtig einzuordnen. Dabei können Sie das Eisenhower-Prinzip für Ihre Aufgaben anwenden. Bei dieser Technik unterteilen Sie Ihre Aufgaben anhand der Parameter "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit" in vier Kategorien.

Kategorie 1: Aufgaben, die wichtig und dringlich sind

Diese Tätigkeiten sind am wichtigsten für die Erreichung Ihrer Ziele. Bearbeiten Sie diese sofort.

Kategorie 2: Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringlich sind

Diese Aufgaben sind für Ihre Zielerreichung wichtig, müssen aber nicht an einem festen Termin erledigt werden. Nehmen Sie einen festen Zeitpunkt vor und arbeiten Sie diese ab.

Kategorie 3: Aufgaben, die dringlich, aber nicht wichtig sind

Diese Tätigkeiten sollten von Ihnen zeitnah abgearbeitet werden. Im Normalfall müssen diese Aufgaben nicht von Ihnen selbst erledigt werden. Delegieren Sie sie an Ihre Mitarbeiter.

Kategorie 4: Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind

Diese Aufgaben sind nicht wichtig für Ihre Zielerreichung und sind auch an keine Termine gebunden. Diese Aufgaben können delegiert oder auch liegengelassen werden.

2. Lernen Sie zu delegieren

Um mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben als Kanzleichef zu haben, ist es wichtig Verantwortung an die Mitarbeiter abzugeben. Versuchen Sie sich Zeit zu schaffen, um aus dem operativen Geschäft rauszukommen. Überschlagen Sie einfach mal, wie viel Zeit bei Ihnen das Tagesgeschäft einnimmt und überlegen Sie, welche Aufgaben Sie delegieren können.

• Machen Sie eine eigene Zeiterfassung, die als Warnsignal dienen kann. Sobald Sie hier mehr als z. B. 65% für sogenannte produktive Arbeit für den Mandanten identifizieren, könnte etwas schieflaufen. Es fehlt dann nämlich effektive Zeit für Sie als Unternehmer und Führungskraft.
• Achten Sie vor der Aufgabenübertragung auf die Kenntnisse, Fähigkeiten und Präferenzen der Mitarbeiter. Überlegen Sie sich, welche Fähigkeiten ein Mitarbeiter haben muss, um bestimmte Tätigkeiten zu übernehmen.
• Lassen Sie sich und Ihrem Mitarbeiter Zeit und qualifizieren Sie ihn ggf. weiter. Es braucht eine Weile, bis Ihr Mitarbeiter die neuzugeteilte Aufgabe richtig übernehmen kann.

3. Blocken Sie sich Zeit

Egal ob E-Mails, Telefonate oder administrative Aufgaben, wie z. B. Dokumente unterzeichnen, versuchen Sie ähnliche und wiederholende Tätigkeiten in bestimmten Zeitblöcken zu erledigen. Legen Sie täglich fixe Zeiträume fest, in denen Sie z. B. für Telefonate erreichbar sind oder E-Mails abarbeiten. So können Sie sich auf beispielsweise E-Mails oder anderen Aufgaben konzentrieren und diese sammeln.

• Feste Zeitscheiben für Telefonate ermöglichen auch Ihren Mitarbeitern, Rückruftermine für Ihre Mandanten auszumachen.
• Halten Sie sich an folgende Grundregel: „geschlossene Türen und offene Kalender" statt „offene Türen und private Kalender". Nach jeder Störung dauert es, je nach Intensität der vorherigen Aufgabe, circa 10 bis sogar 20 Minuten bis Sie ihr vorheriges Konzentrationsniveau wiedererlangt haben. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, wann Sie ansprechbar sind und wann nicht.

4. Bauen Sie Stress ab

Bauen Sie Stress ab. Dazu gehört ausreichend Schlaf und regelmäßiger Sport. Fällt es Ihnen schwer zu entspannen? Dann sollten Sie unterschiedliche Entspannungstechniken lernen, die Ihnen dabei helfen vom Kanzleialltag abzuschalten.

Versuchen Sie es z. B. mit Atemübungen, Meditation oder auch Sport, um bei Stresssituationen einen klaren Kopf zu behalten und innere Ruhe zu entwickeln. Es ist alles eine Typsache. Vielleicht spielen Sie ein Instrument und können dadurch besser abschalten? Finden Sie Tätigkeiten bei denen Sie den Kopf frei kriegen.

5. Suchen Sie sich Gleichgesinnte

Suchen Sie sich z. B. eine Gruppe aus gleichgesinnten Steuerberatern die ein förderliches Umfeld schafft. Möglichkeiten wären lose Kooperationen mit befreundeten Steuerberatern oder auch Consulting-Arbeitskreise.

Holen Sie sich für die Umsetzung Ihrer Ideen externe Unterstützung, z. B. von Consulting-Coaches, die Sie in dieser Phase begleiten und Ihnen zur Seite stehen.

Verpflichten Sie sich anderen gegenüber: Wichtige Dinge, die keine fixe Deadline haben, fallen oft unter den Tisch. Denn wenn ein fixer Termin fehlt, werden diese Aufgaben vermehrt durch weniger wichtige, aber terminbehaftete To-Dos verdrängt – bis sie schließlich ganz aufgegeben werden.

Fazit

Ein effektives Selbstmanagement beinhaltet nicht nur das Hinterfragen der eigenen Arbeitsgewohnheiten, sondern auch die systematische Planung der eigenen Aufgaben und der Einsatz von Arbeitsmethoden. Das steigert die eigene Effizienz und schafft somit auch wichtige Freiräume für sich selbst.

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