Kanzleimanagement
Selbstmanagement
Besser organisieren, mehr Freiräume schaffen
Wählen Sie zunächst eine Berufsgruppe und Sie erhalten maßgeschneiderte Informationen.
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Besser organisieren, mehr Freiräume schaffen
Das Telefon bleibt nie still, der Schreibtisch ist voller Aufgaben, die Mitarbeiter stehen ständig bei Ihnen im Büro und der tägliche Termindruck nimmt nicht ab – für Sie als Steuerberater und Führungskraft ist das Alltag. Aber um die Balance zu halten und auch möglichen Burn-Out-Erscheinungen vorzubeugen, ist ein ausgeglichener Kanzleialltag wichtig. Gewinnen Sie mit unterschiedlichen systematischen Möglichkeiten Freiräume und steigern Sie trotzdem Ihre Produktivität.
Erstellen Sie einen Überblick über Ihre Aufgaben und planen Sie diese über den Tag hinweg. Erstellen Sie eine To-Do-Liste und überwachen Sie erledigte Tätigkeiten. Strukturieren Sie Ihre To-Do-Liste mit den wichtigsten Informationen, wie z. B. 1. Aufgabe, 2. Priorität, 3. Aufwand, 4. Deadline. Ergänzen Sie Verantwortlichkeiten o. ä., falls Aufgaben delegiert werden sollen.
Tipp: To-Do-Listen scheitern oft, weil diese zu überladen und die Aufgaben nicht richtig priorisiert sind. Sie sollten sofort erkennen können, welche Aufgaben mit welcher Priorität abzuarbeiten oder zu delegieren sind.
Die Kategorisierung in Dringlichkeit und Wichtigkeit, hilft Ihnen die Tätigkeiten richtig einzuordnen. Dabei können Sie das Eisenhower-Prinzip für Ihre Aufgaben anwenden. Bei dieser Technik unterteilen Sie Ihre Aufgaben anhand der Parameter "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit" in vier Kategorien.
Diese Tätigkeiten sind am wichtigsten für die Erreichung Ihrer Ziele. Bearbeiten Sie diese sofort.
Diese Aufgaben sind für Ihre Zielerreichung wichtig, müssen aber nicht an einem festen Termin erledigt werden. Nehmen Sie einen festen Zeitpunkt vor und arbeiten Sie diese ab.
Diese Tätigkeiten sollten von Ihnen zeitnah abgearbeitet werden. Im Normalfall müssen diese Aufgaben nicht von Ihnen selbst erledigt werden. Delegieren Sie sie an Ihre Mitarbeiter.
Diese Aufgaben sind nicht wichtig für Ihre Zielerreichung und sind auch an keine Termine gebunden. Diese Aufgaben können delegiert oder auch liegengelassen werden.
Um mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben als Kanzleichef zu haben, ist es wichtig Verantwortung an die Mitarbeiter abzugeben. Versuchen Sie sich Zeit zu schaffen, um aus dem operativen Geschäft rauszukommen. Überschlagen Sie einfach mal, wie viel Zeit bei Ihnen das Tagesgeschäft einnimmt und überlegen Sie, welche Aufgaben Sie delegieren können.
Egal ob E-Mails, Telefonate oder administrative Aufgaben, wie z. B. Dokumente unterzeichnen, versuchen Sie ähnliche und wiederholende Tätigkeiten in bestimmten Zeitblöcken zu erledigen. Legen Sie täglich fixe Zeiträume fest, in denen Sie z. B. für Telefonate erreichbar sind oder E-Mails abarbeiten. So können Sie sich auf beispielsweise E-Mails oder anderen Aufgaben konzentrieren und diese sammeln.
Bauen Sie Stress ab. Dazu gehört ausreichend Schlaf und regelmäßiger Sport. Fällt es Ihnen schwer zu entspannen? Dann sollten Sie unterschiedliche Entspannungstechniken lernen, die Ihnen dabei helfen vom Kanzleialltag abzuschalten.
Versuchen Sie es z. B. mit Atemübungen, Meditation oder auch Sport, um bei Stresssituationen einen klaren Kopf zu behalten und innere Ruhe zu entwickeln. Es ist alles eine Typsache. Vielleicht spielen Sie ein Instrument und können dadurch besser abschalten? Finden Sie Tätigkeiten bei denen Sie den Kopf frei kriegen.
Suchen Sie sich z. B. eine Gruppe aus gleichgesinnten Steuerberatern die ein förderliches Umfeld schafft. Möglichkeiten wären lose Kooperationen mit befreundeten Steuerberatern oder auch Consulting-Arbeitskreise.
Holen Sie sich für die Umsetzung Ihrer Ideen externe Unterstützung, z. B. von Consulting-Coaches, die Sie in dieser Phase begleiten und Ihnen zur Seite stehen.
Verpflichten Sie sich anderen gegenüber: Wichtige Dinge, die keine fixe Deadline haben, fallen oft unter den Tisch. Denn wenn ein fixer Termin fehlt, werden diese Aufgaben vermehrt durch weniger wichtige, aber terminbehaftete To-Dos verdrängt – bis sie schließlich ganz aufgegeben werden.
Ein effektives Selbstmanagement beinhaltet nicht nur das Hinterfragen der eigenen Arbeitsgewohnheiten, sondern auch die systematische Planung der eigenen Aufgaben und der Einsatz von Arbeitsmethoden. Das steigert die eigene Effizienz und schafft somit auch wichtige Freiräume für sich selbst.
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Wir erarbeiten mit Ihnen individuelle, auf Sie angepasste Selbstmanagement-Methoden und -Maßnahmen. Neben dem klassischen Zeitmanagement geht es darum, Sie dabei zu unterstützen, den richtigen Fokus zu finden, Freiräume zu gewinnen und dabei Ihre eigenen Ziele zu erreichen.
Kontaktieren Sie uns gerne unter: 0800 3283825
Fragen zum Thema Selbstmanagement beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.
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