Kanzleimanagement

Veränderungen gestalten

Sie möchten etwas ändern, doch die Umsetzung in der Kanzlei gestaltet sich schwieriger als gedacht?

Warum sind Veränderungen denn eigentlich so schwierig?

Bei einer Veränderung wird von jedem Einzelnen die Bereitschaft abverlangt, sich auf etwas Neues einzulassen. Das ist im privaten Bereich genauso wie im Beruflichen. Deshalb ist es wichtig, dass jedem Beteiligten das Ziel klar ist, denn ansonsten wird der Mehrwert nicht erkannt. Auch Ängste können zu Widerständen führen, wenn sie nicht in einer frühen Phase aufgelöst werden.

Wie können Veränderungen also gelingen?

Der Umgang mit Wandel findet größtenteils auf emotionaler Ebene statt. Deshalb kann es passieren, dass trotz der besten rationalen Erklärung die Fronten verhärtet sind, da sich beide Seiten unverstanden fühlen. Um das zu vermeiden, etablieren Sie folgende Grundpfeiler:

Kommunikation

Schaffen Sie Verständnis für Ausgangslage und Ziele. Halten Sie Beteiligte auf dem Laufenden.

Partizipation

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein, und zwar frühzeitig. Nehmen Sie Befürchtungen ernst und zeigen Sie, dass Ihnen an der Meinung der Beteiligten liegt.
Gemeinsam entwickelte Ideen werden gemeinsam getragen.

Qualifikation

Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter die Neuerungen gut handhaben können. Sind Widerstände durch die Veränderung z. B. seitens der Mandanten vorprogrammiert, überlegen Sie gemeinsam im Vorfeld, wie sie damit umgehen können. So geben Sie den Mitarbeitern einen Leitfaden an die Hand.

Dennoch geht jeder anders mit Wandel um. In Ihrer Kanzlei fallen Ihnen bestimmt Mitarbeiter ein, die Neuem aufgeschlossen gegenüber stehen und Mitarbeiter, die auf Veränderungen zurückhaltend reagieren. Arbeiten Sie mit den Visionären als Multiplikatoren, ohne dabei Zurückhaltende abzuhängen. Rechnen Sie damit, dass die Leistungen nach einer Umstellung zunächst etwas einknicken, bis sich alle an die neuen Gegebenheiten gewöhnt haben. Dann sollte sich eine verbesserte Situation als am Ausgangspunkt abzeichnen.

Gehen wir davon aus, dass nun alle Mitarbeiter mitziehen. Wie gehen Sie tiefergreifende Veränderungen an?

Ein bewährter Weg ist, ein Projekt aufzusetzen. Nach Prof. Dietmar Vahs, der auf dem Gebiet der Organisationslehre renommiert ist, "[...] lässt sich ein Projekt als zeitlich befristetes, zielorientiertes und neuartiges Vorhaben beschreiben, das eine besonders hohe Komplexität aufweist […]." (Organisation, S. 93, Schäffer-Poeschel Verlag, 2015)

Durch eine klare Zielorientierung, geregelte Zuständigkeiten und ein definiertes Projektende geben Sie einen Rahmen vor, innerhalb dessen die neue Anforderung umgesetzt wird. Der Projektcharakter verleiht dem Thema Verbindlichkeit und das Herausheben aus der Linie steigert die Relevanz in der Kanzlei.

Wie läuft ein Projekt typischerweise ab?

1. Am Anfang steht die Definition des Auftrags: Was ist unser Ziel? (Manchmal auch: Was ist nicht Ziel?) Wie können wir dies messen? Ist das Ziel realisierbar? Wie sieht die Ist-Situation konkret aus? In welchem Zeitraum bewegen wir uns? Welche Herausforderungen können uns begegnen und welche Chancen können wir realisieren?

2. In der Planung geht es darum, das Vorgehen genau zu durchdenken und zu strukturieren. Es wird ein Zeitplan mit Meilensteinen erstellt sowie deren aufeinander folgende Handlungsschritte und Ereignisse. Dazu werden jeweils Soll-Werte notiert - diese können z.B. das Budget oder den Zeitpunkt betreffen. In diesem Schritt wird auch das Projektteam zusammen gestellt und Aufgabenpakete mit Zuständigkeiten versehen.

3. Dann startet das Projekt. Die ausgewählten Mitarbeiter laufen los und setzen den Maßnahmenplan Schritt für Schritt um. Es ist jetzt wichtig, den Plan im Auge zu behalten, um Abweichungen zu erkennen und Ursachen dafür festzustellen. Das hilft zu erkennen, warum man beispielsweise zeitlich nicht im Plan liegt und entsprechende Schritte zu ergreifen, damit das Projektziel nicht gefährdet wird. Während des Projekts sollten auch nicht beteiligte Mitarbeiter regelmäßig eingebunden werden – es ist wichtig die Fortschritte des Projekts zu kommunizieren, um alle mitzunehmen.

4. Beim Projektabschluss werden die finalen Ergebnisse präsentiert – allgemeiner Verlauf, aufgetretene Probleme und deren Lösungen. Diese Inhalte sind wichtig, um für das nächste Projekt zu lernen, was man von vornherein besser machen kann. Wenn mit dem Projekt z.B. neue Abläufe eingeführt worden sind, kann es nach dem Abschluss in Linie, also den Arbeitsalltag (z.B. in Fachgruppen), übergeben werden und sozusagen als Kick-off oder Initialisierung betrachtet werden.

Tipp: Sie müssen in der Kanzlei nicht gleich mit einem Projekt zur Digitalisierung oder Schärfung der Unternehmenskultur anfangen. Wie wäre es stattdessen, ein Projekt zur Umstellung der IT-affinen Mandanten auf die digitale Buchführung aufzusetzen? Oder zur Bestimmung der gemeinsamen Werte innerhalb der Kanzlei?

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