Kanzleimanagement

Wissensmanagement

Das immaterielle Vermögen Ihrer Kanzlei

Hinsichtlich materieller Vermögenswerte macht Ihnen als Steuerberater niemand so schnell etwas vor. Wie sieht es allerdings mit Ihrem immateriellem Vermögen aus?

Sie fördern und entwickeln laufend die Kenntnisse, Fähigkeiten und Expertise Ihrer Mitarbeiter und investieren damit in den Posten des sogenannten Humankapitals.
Doch: Könnten Sie diesen Posten beziffern? Managen Sie dieses Kapital aktiv? Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Wissen nicht nur konsumieren, sondern auch untereinander austauschen?

Wenn Sie diese Fragen mit "Nein" beantworten, sind Sie nicht alleine. Die Bedeutung immaterieller Vermögenswerte ist in den meisten Unternehmen, und so auch in Kanzleien, noch nicht verinnerlicht, obwohl die Entwicklung von Wissen und Fähigkeiten mittlerweile als maßgeblicher Wettbewerbsfaktor gilt. Wie gelingt es also, dass man in der Kanzlei voneinander lernt, seine Erfahrungen und das Wissen an Kollegen weitergibt und letztendlich implizites Wissen sichtbar und zugänglich macht?

Implizites Wissen in explizites Wissen umwandeln

Machen Sie sich zunächst bewusst, dass das meiste Wissen nicht als solches wahrgenommen wird, da es von den Besitzern als selbstverständlich empfunden wird.

Um dieses implizite Wissen in explizites Wissen umzuwandeln, hilft z. B. der direkte Dialog mit den Mitarbeitern oder die Niederschrift deren Arbeitsweise. Da dieses Vorgehen auch oft für den Einstieg in das Prozessmanagement verwendet wird, bildet dieses auch oft die Basis für weitere Überlegungen hinsichtlich des Wissensmanagements.

Beiden Ansätzen liegt der Gedanke zugrunde, Informationen in einem zentralen, am besten digitalen, Tool für jeden zugänglich zu machen. Somit ist das Wissen dokumentiert und auch für andere einsehbar.

Wissenstransfer im Team

Es gibt unterschiedliche Methoden, um den Wissenstransfer anzustoßen. Bekanntere sind Fachgruppensitzungen, Training on the job oder Mentoring. Damit werden Menschen und deren Wissen vernetzt.

Es gibt natürlich auch noch zahlreiche andere Möglichkeiten zur Wissensvermittlung, derer Sie sich bedienen können. Vielleicht noch eher unbekanntere Methoden sind "Open Space" und "Pairing".

Lernen in kleinen Gruppen

Bei Open Space legen die Teilnehmer selbst Themen fest, die in kleinen Runden diskutiert und deren Ergebnisse im Anschluss dokumentiert werden. So werden die als wichtig empfundenen Themen mit einem hohen Identifikationsgrad diskutiert und aus verschiedenen Perspektiven beleuchtet - jeder kann dabei seine eigenen Erfahrungen und Kenntnisse einbringen und andere an seinen Gedanken teilhaben lassen. Ihre Mitarbeiter könnten sich zum Beispiel einmal im Quartal zu aktuellen rechtlichen Themen wie der neuen Datenschutzgrundverordnung oder auch programmseitigen Punkten wie neuen Funktionen austauschen - je nachdem, welche Inhalte für Ihre Kanzlei gerade besonders interessant sind.

Die Idee hinter der Methode Pairing überrascht Sie vielleicht, denn entgegen des ersten Gedankens, ist es oft wesentlich effizienter, Aufgaben von zwei Mitarbeitern gemeinsam bearbeiten zu lassen. Neben der gegenseitigen Unterstützung erfolgen Rücksprachen und Abstimmungen direkt und unkompliziert, die Arbeitsschritte werden laufend reflektiert und das schnelle Vorankommen und Gemeinschaftsgefühl stärkt die Motivation und Freude an der Arbeit. Der positive Nebeneffekt: Das zur Erledigung benötigte Wissen wird direkt während der Bearbeitung zwischen den Kollegen ausgetauscht und beide können von den jeweiligen Erfahrungen und Kenntnissen des Partners lernen und dieses gleich anwenden. Beispielsweise könnten Sie komplexe Sachverhalte, die Fachwissen verschiedener Mitarbeiter erfordern, direkt von diesen gemeinsam bearbeiten lassen. (vgl. Brandes, Gemmer, Koschek und Schültken, Management Y, 186 ff., campus-Verlag, 2014)

Wissensbilanz erstellen

Vielleicht haben Sie oben nur die erste Frage mit "Nein" beantwortet - die Frage, ob Sie das Humankapital beziffern können - und wollen sich dem Thema Wissensmanagement noch weiter dahingehend widmen. Dafür eignet sich z. B. die Erstellung einer Wissensbilanz. Dabei identifizieren, bewerten und dokumentieren Sie die immateriellen Vermögenswerte in Ihrer Kanzlei. Ausführliche Informationen finden Sie auf der Homepage des Arbeitskreises Wissensbilanz , der u. A. durch Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert wird.

Wenn diese Werte für Sie fassbar sind, kann Ihnen künftig keiner mehr etwas hinsichtlich immateriellem Vermögen in Ihrer Kanzlei vormachen.

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