Bereiten Sie sich heute schon vor!

Je besser Sie sich vorbereiten, desto einfacher ist Ihr späterer Umstieg von DATEV DMS classic auf DATEV DMS.

Wer kann die Vorbereitungen durchführen?

Dieser Themenüberblick richtet sich in der Regel an fortgeschrittene DATEV DMS classic-Anwender. Für viele der Maßnahmen werden Administrator-Rechte benötigt - mindestens in DATEV DMS classic, teilweise auch für die DATEV Benutzerverwaltung und die DATEV Rechteverwaltung.

Bei Ihren Vorbereitungen können Sie sich auch kostenpflichtig durch einen DATEV-Berater oder einen DMS-Lösungspartner unterstützen lassen.

Hinweis:
Aktuelle Hinweise und Problemlösungen zur Umstellung auf DATEV DMS finden Sie jederzeit in der Info-Datenbank im Dokument 1009258 . Das Dokument wird regelmäßig geprüft und um neueste Erkenntnisse ergänzt.

Vorbereitungen zur Ausführung von DATEV DMS classic Datenqualität

Bereiten Sie Ihren Datenbestand in DATEV DMS classic für den Produktwechsel auf DATEV DMS vor. Beheben Sie Abweichungen zwischen Dokumenteigenschaften und Mandantenbezeichnungen. Damit verringern Sie die Anzahl der Dokumente, die Sie anschließend mit dem Programm DATEV DMS classic Datenqualität bereinigen müssen.

Wie Sie dazu vorgehen, sehen Sie im Servicevideo oder in der Info-Datenbank im Dokument 1005642 .

Datenqualität optimieren

Im Rahmen einer einmaligen Umstellung werden alle Dokumente und Belege aus DATEV DMS classic nach DATEV DMS überführt. Je besser die Qualität Ihrer Daten, desto einfacher wird Ihre spätere Datenübernahme und damit die Umstellung verlaufen.

Mit dem Programm DATEV DMS classic Datenqualität können Sie Ihren Datenbestand analysieren und soweit möglich automatisch bereinigen.

Wie das geht, sehen Sie im Servicevideo. Eine Anleitung finden Sie auch in der Info-Datenbank im Dokument 9224566 .



DATEV DMS classic im DATEV Arbeitsplatz nutzen

DATEV DMS classic ist seit mehreren Jahren in den DATEV Arbeitsplatz integriert.

Der DATEV DMS classic-Client kann mit DATEV DMS nicht mehr genutzt werden.

Im DATEV Arbeitsplatz gab es in den letzten Jahren zahlreiche Neuerungen, die Ihnen das Arbeiten mit Dokumenten erleichtern: z. B. verbesserte Suchmöglichkeiten, Filter, vereinfachte Vorschau.

Nutzen Sie diese neuen Möglichkeiten auch heute schon. Gerne unterstützen Sie dabei unsere erfahrenen DATEV-Berater und DMS-Lösungspartner.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Benutzer in der DATEV Benutzerverwaltung anlegen / prüfen

Gibt es bei Ihnen Mitarbeiter, die nur in DATEV DMS classic, aber nicht in den anderen DATEV-Programmen arbeiten?
Wenn das der Fall ist, legen Sie diese Mitarbeiter bereits heute in der DATEV Benutzerverwaltung an.

  • Wie Sie die aktiven Benutzer aus DATEV DMS classic mit den Benutzern der zentralen DATEV Benutzerverwaltung und DATEV Rechteverwaltung abgleichen, lesen Sie in der Info-Datenbank im Dokument 1005168 .
  • Wie Sie neue Benutzer in der DATEV Benutzerverwaltung anlegen, erfahren Sie im Dokument 9217988 .

Prüfen Sie, ob der Hauptadministrator der DATEV Rechteverwaltung, mit dessen Anmeldung die Umstellung durchgeführt werden soll, vollständig in der DATEV Rechteverwaltung angelegt ist (z. B. Vorname / Nachname ist gefüllt).

Dokumentenkörbe prüfen

Die entscheidende Frage zu diesem Thema lautet: Arbeiten Sie oder Ihre Mitarbeiter im DATEV DMS classic-Client (auch Full-Client, Rich Client oder SAPERION Client/Oberfläche genannt)?

Sieht die Oberfläche, mit der Sie DATEV DMS classic nutzen aktuell in etwa so aus?

Screenshot_DATEV_DMS_classic-Client

Wenn in Ihrer Kanzlei mit dieser Oberfläche gearbeitet wird und Dokumente über den Dokumentenkorb im DATEV DMS classic-Client abgelegt werden, empfehlen wir Ihnen, aktiv zu werden.

Prüfen Sie, ob noch benötigte Dokumente im DATEV DMS classic-Client liegen und ob Dokumente beim Einscannen noch immer dort landen, obwohl Sie im Dokumentenkorb des DATEV Arbeitsplatz arbeiten. Sie können die Nutzung im DATEV Arbeitsplatz bei Ihnen in der Kanzlei forcieren und damit den Umstieg erleichtern. Wie Sie die Körbe „Dokumente“ prüfen oder die Nutzung der Ablagefunktion im separaten Programm DATEV DMS classic unterbinden, erfahren Sie in der Info-Datenbank:

DATEV DMS classic: Prüfen der Körbe „Dokumente“ (in der separaten Anwendung) zur Vorbereitung der Umstellung, Dok.-Nr. 1005170

DATEV DMS classic: Sperren der Ablagefunktion in der separaten Anwendung zur Vorbereitung der Umstellung auf DATEV DMS, Dok.-Nr. 1005186

DMS-Wiedervorlagen prüfen

Die Wiedervorlage-Funktion direkt am Dokument wird in DATEV DMS nicht mehr angeboten. Um Wiedervorlagen abzubilden, werden die DATEV-Aufgaben genutzt.

Folgende Wiedervorlagen werden zum Zeitpunkt der Umstellung automatisch in DATEV-Aufgaben umgesetzt:

  • Wiedervorlagen, die in der Zukunft liegen
  • Wiedervorlagen, die maximal sechs Wochen in der Vergangenheit liegen

Wie Sie prüfen, ob Sie die Funktion Wiedervorlagen verwenden, erfahren Sie in der Info-Datenbank im Dokument 1005169 .

Wozu Sie DATEV-Aufgaben darüber hinaus nutzen können, finden Sie in der Info-Datenbank im Dokument 9216660 .

Verschlagwortungs-Knigge prüfen

Um Ihren Verschlagwortungs-Knigge fehlerfrei in den Ablage-Knigge von DATEV DMS zu übernehmen, müssen dessen Daten konsistent sein. Anderenfalls kann es dazu kommen, dass im Ablage-Knigge Einträge fehlen, doppelt vorhanden sind oder der Ablageort fehlt.

Um dies zu verhindern, bereinigen Sie Beschreibungen, bei denen falsche oder inkonsistente Ablagerahmenplan-Informationen hinterlegt sind. Rufen Sie dazu die Funktion "Daten prüfen" in DATEV DMS classic Konfiguration unter Allgemein | Verschlagwortungs-Knigge auf.

Wie das geht, erfahren Sie in der Info-Datenbank im Dokument 1007143 .

Nicht zugeordnete E-Mails in DATEV DMS classic prüfen

Diese Vorbereitungsmaßnahme ist nur relevant, wenn Sie DATEV E-Mail-Archivierung mit DATEV DMS classic einsetzen.

DATEV E-Mail-Archivierung archiviert E-Mails anhand bestimmter Kriterien automatisch in der Mandantenakte in DATEV DMS classic. Wenn keine eindeutige Zuordnung möglich ist, kommen diese E-Mails nicht in der Mandantenakte an.

Bei der Umstellung auf DATEV DMS werden nur E-Mails übernommen, die in der Mandantenakte archiviert sind.

Im Info-Datenbank-Dokument 1005415 erfahren Sie, wie Sie prüfen, ob in Ihrem System nicht zugeordnete E-Mails vorhanden sind und wie Sie diese E-Mails manuell zuordnen oder verwerfen.

Ab wann Anwender von DATEV E-Mail-Archivierung auf DATEV DMS umstellen können, erfahren Sie in der Info-Datenbank im Dokument 1005198 .