Effizienter arbeiten mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

Kanzlei Sievert

Die Kanzlei Sievert ist von einem anderen Software-Anbieter auf DATEV umgestiegen und arbeitet seit Ende 2014 mit DATEV-Software. Zunächst stellten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeweils einen Mandanten auf die neue Software um.

Die Taktik war hier mit einem Bestand zu beginnen, der viele Sachverhalte abdeckt. So war der Zeitaufwand zwar größer, aber das Vorgehen möglichst umfangreiche Bestände umzustellen, ermöglichte eine intensive Einarbeitung und eine kurze intensive Umgewöhnung. Und die Rechnung ging auf: Um das umständliche Arbeiten in zwei Systemen zu beenden, wurde bald alles mithilfe der DATEV-Software erstellt. Die Kanzlei nutzt heute schon viele Funktionen in Kanzlei-Rechnungswesen, die die FIBU- und JA-Erstellung erleichtern und beschleunigen.

Möglichkeiten in Kanzlei-Rechnungswesen nutzen

Kundenstimme

Kanzlei Sievert

Der Umstieg auf DATEV brachte uns viele Vorteile. Alleine die Entscheidung Bankkontoumsätze nur noch elektronisch zu buchen hat bei uns zu einer Zeiteinsparung von über 50 Prozent geführt.

Claudia Greich,
Steuerfachwirtin und Bilanzbuchhalterin

Inventare unterjährig im Rahmen der FIBU erfassen

„Die Soforterfassung Anlagenbuchführung war von Anfang an Bestandteil unserer Arbeitsweise. Super ist dabei auch die Funktion „Abstimmung der Buchführung“. Mit dieser Liste kann ich sofort sehen, wo die Differenzen liegen und wie hoch diese sind. Wir sparen so definitiv Zeit.“

Unterjährig findet die Inventarverwaltung mit der laufenden Buchführung zum Beispiel über die Soforterfassung Anlagenbuchführung statt. Fr. Greich: „Eine tolle Möglichkeit ist das Feature Inventare aus Buchungsstapel anlegen“. Hier können Inventare direkt beim Buchen angelegt und deren Abschreibungsart/-dauer definiert werden. In der Liste „Abstimmung der Buchführung“ ist sofort ersichtlich, wo die Differenzen zwischen der Finanzbuchführung und der Anlagenbuchführung liegen und wie hoch diese sind. Dies erhöht die Qualität der unterjährigen Buchführung.

Buchen der Bankkontoumsätze nur noch elektronisch mit dem Kontoauszugs-Manager

„Wirklich echte Zeiteinsparung macht sich bei der RZ-Bankinfo bemerkbar. Ich war ja in diesem Bereich die Erste, die das in der Kanzlei umgesetzt hat und ich war von Anfang an begeistert.“

Beim alten Software-Anbieter hätte die Kanzlei zusätzlich ein Modul zukaufen müssen, um Bankkontoauszüge elektronisch buchen zu können. Bei DATEV ist diese Funktion im Leistungsumfang von Kanzlei-Rechnungswesen bereits enthalten. Auch hier wählte die Kanzlei Sievert für den Einstieg ins elektronische Bankbuchen die umfangreicheren schwierigeren Mandantenbuchführungen. Der beste Wert bei einem von Frau Greich bearbeiteten FIBU-Bestand liegt bei über 50 Prozent Zeiteinsparung für die Erledigung der Bankbuchungen.

Abstimmung der Konten in der FIBU – Kontenabstimmliste nutzen

„Der Umgang mit der „Kontenabstimmliste“ und der darin enthaltenen Notizfunktion war der erste praktische Schritt, den ich entdeckt habe.“

In der Kontenabstimmliste, einer Auswertungsart der Summen- und Saldenliste können zu jedem Konto mit Klärungsbedarf monatlich Anmerkungen erfasst, geändert oder auch gelöscht werden. Die Kontenabstimmung bietet damit wichtige Unterstützung bei der Klärung offener Sachverhalte und beschleunigt die monatliche Abstimmung.

Klein aber fein: Periodenabschluss standardisieren

„Ein weiteres Potenzial an Zeiteinsparung bringt der Periodenabschluss. Dieser ist, insbesondere auf mehrere Mandanten gesehen, spürbar. Je Mandant könnte man im Monat bis zu 15 Minuten Zeit gewinnen“.

Die Funktion „Buchungsperiode abschließen“ ist ein „kleines aber feines Helferprogramm“, mit dem sich, insbesondere über die Standardisierung und Anwendung für viele Mandanten, Zeit einsparen lässt.

Die direkte Verknüpfung zu den Steuerprogrammen im Jahresabschluss bringt zeitliche Vorteile

„Die Verbindung aus dem Jahresabschluss direkt in die Steuerprogramme ist für uns auch eine schöne Möglichkeit Zeit zu sparen. Die GewSt-Rückstellung direkt zurück an den Jahresabschlussteil von Kanzlei-Rechnungswesen zu übergeben und automatisiert buchen zu lassen, macht unsere Arbeit ebenfalls effizienter.“

Gerade im Jahresabschluss profitieren Frau Greich und ihre Kolleginnen und Kollegen von den Programmverbindungen aus dem Jahresabschlussteil von Kanzlei-Rechnungswesen in die Steuerprogramme, ein wichtiges Feature, das die Vorgänger-Software nicht bieten konnte: Die reibungslose Übernahme der Werte aus Kanzlei-Rechnungswesen direkt in die Steuerprogramme spart Zeit und sorgt für eine effiziente Abwicklung des kompletten Jahresabschlusses. Die Wertübergabeprotokolle mit Wertenachweis ermöglichen eine schnelle Kontrolle und Prüfung der Werte, die Aktivierung des Direktaufrufs der Steuerprogramme beschleunigt die Übergabe zusätzlich. Möglichkeiten wie die Übergabe der berechneten Rückstellung für die Gewerbesteuer zurück nach Kanzlei-Rechnungswesen (inklusive der automatisierten Buchung) vereinfachen den Buchungsvorgang.

UND: Nachhaltigkeit sichert langfristigen Erfolg

„Ich persönlich sehe es als sehr wichtig an die laufenden Prozesse von Zeit zu Zeit zu prüfen und gegebenenfalls zu optimieren.“

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Fragen zum Thema Kanzlei Sievert beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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