Kanzleimanagement

Kanzlei-Controlling

Mit Kennzahlen die Kanzlei steuern

Was ist mit Kanzlei-Controlling gemeint?

Kanzlei-Controlling ist nicht im Sinne von "Kontrolle" gemeint – wie man irrtümlich annehmen könnte, sondern im Sinne von Steuerung. Der Blick richtet sich in die Zukunft. Zielsetzung eines Kanzlei-Controllings ist, die Kanzlei wirtschaftlich positiv weiterzuentwickeln.

Damit Sie Ihre Kanzlei sicher in die Zukunft lenken, sollten Sie zunächst eine Vorstellung davon haben, wo Ihre Kanzlei mittel- und langfristig stehen soll. Der Weg dorthin und die erforderlichen Entscheidungen sollten Sie nicht dem Zufall überlassen. Zu meinen, es wird schon irgendwie alles gut werden, und sich allein auf sein Bauchgefühl verlassen, kann schnell in die Irre führen.

Deshalb benötigen Sie steuerungsrelevante Schlüsselkennzahlen. Diese dienen einerseits sowohl zur Standortbestimmung Ihrer Kanzlei wie auch als Frühwarnsystem, mit dem Sie frühzeitig Fehlentwicklungen erkennen und gegensteuern können. Andererseits lassen sich Chancen früher nutzen. Die gewonnenen Erkenntnisse dienen als Information für anstehende Entscheidungen in die richtige Richtung.

Man unterscheidet zwischen strategischem und operativem Controlling.

Strategisches Controlling

Im Mittelpunkt des strategischen Controllings steht die langfristige Existenzsicherung der Kanzlei. Das strategische Controlling beschäftigt sich daher mit Trends und Prognosen, die in der Zukunft erwartet werden. Die sich laufend ändernden Umfeldbedingungen/Megatrends, die für die Zukunft der Kanzlei von Bedeutung sind, sind zu identifizieren, dazu passende Strategien zu entwerfen, konkrete Maßnahmen abzuleiten sowie deren Umsetzung im Rahmen eines operativen Controllings nachzuverfolgen.

Das strategische Kanzlei-Controlling lässt sich in vier Schritten beschreiben:

  1. Schritt: Identifizieren der Megatrends im Steuerberatermarkt und wie die Zukunft des steuerberatenden Berufes aussehen könnte.
  2. Schritt: Analysieren der Situation mit der SWOT-Methode, indem die Stärken (Strengths) und Schwächen (Weaknesses) der Kanzlei im Vergleich zum Wettbewerb mit den Chancen (Opportunities) und Risiken (Threats) abgeglichen werden.
  3. Schritt: Konzipieren der Kanzleistrategie
  4. Schritt: Herunterbrechen der Strategie auf kurzfristige Ziele und konkrete Maßnahmen mit konkreten Messgrößen.

Operatives Controlling

Durch das operative Controlling soll die Wirtschaftlichkeit der Kanzlei sichergestellt werden. Die bestehende Situation wird mit den kurzfristigen Erfolgszielen abgeglichen. Im Vordergrund steht die Steuerung des wirtschaftlichen Erfolgs der Kanzlei.

Tipp

Die Kanzlei steuern bedeutet, deren aktuelle wirtschaftliche Situation kennen
und wissen,

  • wo die Verbesserungspotenziale liegen,
  • wo und wie man Kosten vermeiden bzw. senken kann,
  • wie sich Umsätze erhöhen lassen und
  • wie es um den Deckungsbeitrag steht, den z. B. die einzelnen Aufträge oder Geschäftsfelder erwirtschaften.

Machen Sie sich Gedanken, welche Kennzahlen Sie zur Steuerung Ihrer Kanzlei regelmäßig betrachten wollen:

Häufig genutzte Kennzahlen sind z. B.:

  • Liquidität
  • Umsatz pro Mitarbeiter
  • Umsatzrendite
  • Deckungsbeitrag pro Auftrag
  • Deckungsbeitrag pro Mandant
  • Bearbeitungsstände von Aufträgen


Tipp

Wenn Sie die Ist- mit den Soll-Werten vergleichen ist es zwar interessant, eine relevante (negative) Abweichung zu erkennen. Wichtiger aber ist, die Ursache dafür zu finden. Erst dann wissen Sie, an welcher Stellschraube Sie drehen müssen und können wirksame Gegenmaßnahmen einleiten.

Steuern Sie Ihre Kanzlei auf einer gesunden finanziellen Basis sicher in die Zukunft.

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