Kanzleimanagement

Personalverwaltung

Mitarbeiterdaten verwalten – nicht nur, weil es sein muss

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, vertragsrechtliche Daten seiner Beschäftigten zu verwalten. Aber das sollte nicht der einzige Grund sein, weshalb Sie in Ihrer Kanzlei die Mitarbeiterdaten und Informationen pflegen. Sie haben mehr davon, wenn Sie den Verwaltungsakt zusätzlich nutzen, um das persönliche Arbeitsverhältnis zu Ihren Mitarbeitern zu verbessern.

Die Personalverwaltung in der Steuerkanzlei umfasst im Wesentlichen folgende administrative Vorgänge:

  • Personalakten pflegen: z. B. Schriftwechsel mit Mitarbeitern, Arbeitsverträge und Änderungen wie Arbeitszeit, Beförderung, Austritt
  • Personenbezogene Daten pflegen: z. B. Adresse, Geburtsdatum, Familienstand
  • Korrespondenz mit Behörden und Institutionen: z. B. Sozialversicherungsträger
  • Gehaltsabrechnung und Kostenabwicklung: z. B. Reisekosten, Dienstwagen
  • Termine überwachen: z. B. Mutterschutz, Elternzeit, Pflegezeit
  • Urlaubs- und Fehlzeiten verwalten
  • Aus- und Weiterbildung abwickeln: z. B. Einsatzplanung von Azubis, Fortbildung
  • Personal-Recruiting: z. B. Stellen ausschreiben, Bewerberakten verwalten

Die Unterlagen zu diesen Abläufen sollten Sie systematisch ablegen und immer aktuell halten, damit Sie alle Informationen anlassbezogen schnell zur Hand haben, beispielsweise für ein Mitarbeitergespräch oder im Zuge einer Stellenausschreibung.

So generieren Sie Zusatznutzen

Keine Frage, Personalverwaltung ist in erster Linie eine administrative Aufgabe. Dennoch geht es um persönliche Daten und Informationen, die zum Teil mit wichtigen Lebensabschnitten Ihrer Mitarbeiter verbunden sind. Warum also nicht den Menschen sehen und ganz nebenbei als attraktiver Arbeitgeber punkten?! Hier drei Beispiele:

Besondere Ereignisse verdienen Aufmerksamkeit: Wie wäre es mit einer Geste der Anerkennung zum Geburtstag oder zu einem Jubiläum? Oder zeigen Sie Ihr Interesse zu familiären Ereignissen Ihrer Mitarbeiter, zum Beispiel durch eine Schiefertafel zur Einschulung der Sprösslinge. Dafür müssten Sie nur die Geburtstage der Kinder in Ihrer Mitarbeiter-Verwaltung ergänzen.

Perspektive aufgrund gezielter Weiterentwicklung: Zeigen Sie, wie wichtig Ihnen die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter ist. Sie können hier Zeichen setzen, in dem Sie z. B. einen Schulungskatalog im Verwaltungssystem Ihrer Kanzlei pflegen.

Der erste Eindruck zählt: Zeigen Sie Professionalität gegenüber potenziellen und neuen Mitarbeitern – angefangen von einer schnellen Reaktionszeit und einem ansprechendenden Schriftverkehr bis hin zum Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter. Für diese Vorgänge können Sie Checklisten und Mustervorlagen im Verwaltungssystem hinterlegen, um sich die jeweiligen Vorgänge zu erleichtern.

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