Kassen- und Warenerfassung für Office

Die Kassenaufzeichnungen sollen tagesaktuell geführt und festgeschrieben werden

GoBD

Bestimmte Formate und Aufbewahrungsformen wie Office-Formate und Beleg- und Dokumentenablagen auf Dateisystemebene sind laut GoBD problematisch, da sie technisch einfach verändert bzw. unprotokolliert gelöscht werden können.

Dennoch können Sie Office-Formate grundsätzlich weiterhin verwenden, auch wenn sie Belegfunktion erfüllen. Dafür müssen Sie aber zum Teil erhebliche organisatorische und technische Maßnahmen ergreifen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Info-Datenbank im Dokument GoBD: Überblick .

Kassen- und Warenerfassung für Office

Kassen- und Warenerfassung für Office ist eine Microsoft-Excel-basierte Anwendung zur Erfassung von Kassen- und Warenbewegungen, analog zu den bekannten Vordrucken. Die Kassen- und Warenerfassung für Office gilt im Sinne der GoBD als Vorerfassungssystem. Bitte beachten Sie, dass Sie selbst mit ergänzenden organisatorischen oder technischen Maßnahmen keine Grund(buch)aufzeichnungs- oder Aufbewahrungsfunktion erfüllen können.

Version 3.0

Die Version 3.0 bietet, neben der bisher abgedeckten Erfassungsvariante mit Vorerfassungscharakter, zusätzlich eine Erfassungsvariante mit GoBD-unterstützenden Funktionen. Auch in dieser Version müssen Sie ergänzende organisatorische Maßnahmen im Sinne der GoBD ergreifen. Berücksichtigen Sie dafür unbedingt folgende Arbeitsschritte, unabhängig von der Version für eine Kassenführung i. S. d. GoBD.

Die Arbeitsschritte

  1. Kassenumsätze sind täglich zu erfassen.
  2. Die Belegsätze sind täglich durch einen Export festzuschreiben.
  3. Der Export der Kassensätze darf nicht zurückgesetzt werden.
  4. Die Kassen- und Exportdateien sowie einen Ausdruck der Kassenblätter mit Zeitstempel sind unveränderbar und vor unberechtigten Zugriffen geschützt aufzubewahren.

Die erfassten Datensätze können mit lokaler Exportfunktion in die DATEV pro-Rechnungswesen-Programme (Kanzlei-Rechnungswesen pro / Rechnungswesen pro / Rechnungswesen Einzelplatz pro) eingespielt und in Form von Buchungsvorschlägen verarbeitet werden.

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Noch Fragen?

Fragen zu Kassen- und Warenerfassung für Office beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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