Verbesserung der Abläufe im Unternehmen

Im Unternehmen gibt es viele Bereiche, in denen sich Abläufe verbessern lassen - mit positiven Auswirkungen auf die Zusammenarbeit mit Ihrer Kanzlei.

Bei jedem der folgenden Themen ermitteln Sie mit gezielten Fragen den tatsächlichen Bedarf Ihres Mandanten. Darauf aufbauend versorgen Sie ihn mit fundierten Informationen, beraten ihn bedarfsorientiert und bieten ihm die passenden DATEV-Lösungen an.

Dienstfahrten und Reisekosten

Fragen

  • Möchte Ihr Mandant seine Mitarbeiter mit einem Dienstwagen motivieren und an sein Unternehmen binden?
  • Wie fährt der Unternehmer günstiger? Durch pauschale Besteuerung der Dienstfahrzeuge oder durch Besteuerung nach tatsächlich gefahrenen Kilometern?
  • Sind die Mitarbeiter Ihres Mandanten oft dienstlich unterwegs? Wie stellt Ihr Mandant sicher, dass die Reisekostenabrechnung den aktuellen und strengen gesetzlichen Vorgaben entspricht?

Verbesserungspotenzial

  • Unterstützen Sie Ihre Mandanten bei der Gestaltung der Dienstwagenvereinbarung.
  • Bei der pauschalen Ein-Prozent-Besteuerung wird oft mehr bezahlt als bei der Führung eines Fahrtenbuches. Schaffen Sie Transparenz und Übersicht durch ein elektronisches Fahrtenbuch.
  • Mit der Reisekostenabrechnung von DATEV werden Reisen stets nach den aktuellen Gesetzen abgerechnet, zudem stehen Ihnen aussagekräftige Auswertungen zur Verfügung.

Personal einstellen, entwickeln und verwalten

Fragen

  • Spannen zu viele tägliche Routineaufgaben den Personalreferenten unnötig ein? Werden diese unkoordiniert (auf Papier, mit Microsoft Excel) bearbeitet?

Verbesserungspotenzial

Organisation von Belegen, Dokumenten und Wissen

Fragen

  • Sind Mitarbeiter Ihres Mandanten stets auskunftsfähig? Werden Belege mehrfach kopiert, um Auskunftsfähigkeit zu gewährleisten?
  • Existieren verschiedene Ablagesysteme, z. B. eines für den Betrieb und ein anderes für die Weitergabe an die Kanzlei?
  • Ist der Informationsstand der Mitarbeiter im Unternehmen auf unterschiedlichem Niveau?

Verbesserungspotenzial

  • Belege lassen sich digitalisieren, denn so bucht man heute.
  • Dokumente lassen sich systematisch und zentral verwalten. Mit einem Dokumenten-Management-System archivieren Ihre Mandanten alle Dokumente sicher.
  • Zentral ablegte Prozessbeschreibungen erleichtern den Wissenstransfer im Unternehmen. Hierfür dient ein Qualitätsmanagement.

Rechnungsschreibung

Fragen

  • Wie oft und wie regelmäßig werden Rechnungen geschrieben? Wie wirkt sich das z. B. auf die Liquidität des Unternehmens aus?
  • Welche Werkzeuge werden dafür eingesetzt? Werden alle formalen Anforderungen wie fortlaufende Rechnungsnummern etc. vom eingesetzten Werkzeug unterstützt? Stehen alle notwendigen Informationen wie z.B. Angebote und Lieferscheine dort parat?
  • Überschaut Ihr Mandant jederzeit Angebote, Aufträge, Rechnungen? Ist er in der Lage, seinen Kunden und Lieferanten jederzeit Auskunft zu geben?

Verbesserungspotenzial

Bereitstellung von Daten und Belegen

Fragen

  • Müssen Mitarbeiter wegen mangelnder Verbindung zwischen Rechnungsschreibung und Finanzbuchführung Daten mehrfach erfassen?
  • Stellt Ihnen Ihr Mandant Belege und sonstigen Unterlagen in Papierform bereit?
  • Stellt Ihnen Ihr Mandant Daten aus Rechnungsschreibungs- oder Finanzbuchführungssoftware anderer Anbieter bereit?

Verbesserungspotenzial

  • Arbeiten Sie und Ihr Mandant mit digitalen Belegen, denn so bucht man heute.
  • Durch die Arbeit mit digitalen Belegen können die Originalbelege im Unternehmen bleiben. Denn so bucht man heute.
  • Falls bereits entsprechende Software im Einsatz ist: Prüfen Sie, ob sich mit einer Datenübernahme in die DATEV-Produkte oder einer Schnittstelle arbeiten lässt.

Erstellung der Finanzbuchführung

Fragen

  • Beschäftigt Ihr Mandant Mitarbeiter, die Buchführungskenntnisse haben?
  • Möchte Ihr Mandant systematisch mahnen oder bezahlen und benötigt er regelmäßig Informationen über offene Posten oder zu zahlende Rechnungen?
  • Benötigt Ihr Mandant einen Überblick über seine Kosten, der über die Aussagekraft der Finanzbuchführung hinausgeht?

Verbesserungspotenzial

Löhne und Gehälter abrechnen

Fragen

  • Beschäftigt Ihr Mandant Mitarbeiter, die sich mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung auskennen, dieses Wissen aber nicht nutzen?
  • Ist Ihrem Mandanten die Vor- und Nachbereitung der Lohnabrechnung zu aufwändig? Hätte er Auswertungen gerne früher oder würde er lieber online mit Ihnen zusammenarbeiten?

Verbesserungspotenzial

Datensicherung

Fragen

  • Wissen Ihre Mandanten, dass nur eine tägliche Datensicherung im Notfall wirklich hilft?
  • Können die Mitarbeiter im Notfall zeitnah auf die Sicherung zurückgreifen? Auch, wenn der Chef im Urlaub ist?
  • Ist Ihren Mandanten bewusst, dass ohne eine aktuelle Datensicherung keine Auftragsbearbeitung möglich ist, die Weitergabe der Daten an Ämter stockt? Dass Sie Fristen verlängern und bei den Ämtern Aufschub beantragen müssen?

Verbesserungspotenzial

  • Schutz vor Datenverlust bietet eine zuverlässige Datensicherung.
  • Mit der Datensicherung online befinden sich die Datenbestände im DATEV Rechenzentrum und nicht z. B. beim Chef zu Hause.
  • Schaffen Sie Bewusstsein dafür, dass es im Interesse aller ist, den Betrieb des Mandanten stets aufrecht zu erhalten. Dazu gehört eine verlässliche Datensicherung, die im Notfall ermöglicht, Daten schnell und unkompliziert wiederherzustellen.

Geschäftliche E-Mail-Nutzung

Fragen

  • Schützen Ihre Mandanten die per E-Mail versendeten Dokumente ausreichend vor Manipulation und Datenklau?

Verbesserungspotenzial

  • Setzt Ihr Mandant DATEV E-Mail-Verschlüsselung ein, sichert er seine gesamte geschäftliche Mail-Korrespondenz mit Ihnen und mit Geschäftspartnern darüber ab.

Arbeiten im Home-Office

Fragen

  • Gibt es bei einem Mandanten qualifizierte Mitarbeiter, auf die er auf keinen Fall verzichten möchte, bei denen aber familiäre Änderungen oder die weite Entfernung von der Arbeitsstätte das Arbeiten im Home-Office erfordert?
  • Ist im Home-Office ein sicherer Zugriff auf die sensiblen Unternehmensdaten gewährleistet?

Verbesserungspotenzial

  • Ob Sie nur eben in Ihr Büro "tunneln" oder einen kompletten Heimarbeitsplatz einrichten möchten - DATEV hat für Ihr Home-Office die passende Lösung.
  • Eine sichere Lösung für das Arbeiten außerhalb des Unternehmens - als wäre der Mitarbeiter im Unternehmen - stellt der DATEVnet Telearbeitsplatz dar. Damit sind der Zugang zum Unternehmensnetzwerk, die Absicherung der Verbindung und die lokale Datenhaltung ausreichend abgesichert.

Noch Fragen?

Fragen zu Verbesserung der Abläufe im Unternehmen beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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