Digital stark zusammenarbeiten

Viele Wege führen in die DATEV Cloud. Sie können Belege fotografieren, scannen oder bereits digitalisierte Belege einfach weiterleiten.

Belege fotografieren

Sie sind viel beruflich unterwegs und selten im Büro, um Tankbelege und Quittungen abzugeben? Dann ist DATEV Upload mobil die optimale Lösung für Sie. Laden Sie die kostenlose App auf Ihr Smartphone und fotografieren Sie damit die Belege. In Kombination mit der Authentifizierung per SmartLogin übermittelt die App die Belege direkt nach Unternehmen online. Die Belege stehen damit sofort für die Buchführung zur Verfügung. Den Originalbeleg können Sie beim nächsten Besuch im Büro nachreichen. Oftmals können Sie bereits beim Bezahlen an der Kasse den Beleg per QR-Code digital abrufen. Das spart Papier und das Abfotografieren.

Belege hochladen

Papierrechnungen können auch per Scanner digitalisiert werden. Alle Rechnungen und Dokumente, die Sie per Post erhalten, werden gescannt und per Drag-and-drop nach Unternehmen online hochgeladen (DATEV Upload online).

Unsere Empfehlung: Kontaktieren Sie den Absender der Rechnung und erkundigen Sie sich, ob die Rechnung auch digital erhältlich ist. Das spart zukünftig den Scan-Aufwand.

Belege per E-Mail weiterleiten

Per DATEV Upload Mail leiten Sie alle Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, an DATEV Unternehmen online weiter. Dazu ist lediglich eine einmalige kostenlose Aktivierung im Programm notwendig.

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie die Scan to Mail Funktion Ihres Scanners und lassen Sie Ihre Dokumente direkt beim scannen automatisch von Ihrem Scanner an Unternehmen Online senden. Hierfür geben Sie in Ihrem Scanner einfach die von DATEV Upload Mail erzeugte Zieladresse in Ihren Scanner ein. Das erspart Ihnen den zusätzlichen Schritt die digitalisierten Belege manuell nach Unternehmen Online hochzuladen und somit auch wertvolle Zeit.

Mit Hilfe der DATEV-Datenservices Rechnungswesen lassen sich alle buchungsrelevanten Daten aus Ihren Softwarelösungen in die DATEV-Cloud übermitteln, egal, ob es sich um Belege von Geschäftspartnern oder Rechnungsinformationen aus Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen handelt. Ihr Steuerberater holt die Daten automatisiert via DATEV Unternehmen online ab und kann sie in seinem DATEV-Rechnungswesen-Programm weiterbearbeiten.

Ihnen stehen folgende Services zur Verfügung:

• Belegbilderservice
• Rechnungsdatenservice 1.0
• Buchungsdatenservice

Mit dem Programm DATEV Belegfreigabe online werden Belege online geprüft und freigegeben. Weisen Sie Eingangsrechnungen bei Bedarf einfach und digital Ihren Kolleginnen und Kollegen zum Prüfen zu und erhalten Sie die freigegebenen Belege für die Finanzbuchführung zurück. Dabei behalten Sie immer den Überblick, wo sich welcher Beleg gerade im Prozess befindet.

Erfahren Sie mehr zum Funktionsumfang von DATEV Belegfreigabe online und DATEV Belegfreigabe online comfort.

Die Belege müssen nicht mehr manuell erfasst werden. Buchungs- und zahlungsrelevante Informationen wie Geschäftspartnername oder IBAN werden vom Belegbild ausgelesen und automatisch in den Erfassungsfeldern vorbelegt. Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an.

Zusätzlich können Sie individuelle Daten wie Kostenstelle oder Fremdwährung direkt erfassen. Der DATEV Buchungsassistent online (OCR-Erkennung) ist in Unternehmen online enthalten und unterstützt Sie bei der Vorerfassung von Belegen und dem Bezahlen der offenen Rechnungen.

Tipp: Mit der Notizfunktion können Sie Ihrem Buchhalter / Ihrer Buchhalterin medienbruchfrei Buchungsrelevante Informationen bereitstellen.

Alle Belege werden zentral und sicher im DATEV-Rechenzentrum abgelegt und revisionssicher archiviert. Eine einfach Suche nach Betrag oder Geschäftspartner ist ebenfalls möglich.

Anhand des Belegbilds können Sie ganz einfach Lieferantenrechnung bezahlen und Lastschriften einziehen. Das funktioniert einfach und schnell:

• Überweisung oder Lastschrift werden automatisch vorausgefüllt und können ganz einfach an das Kreditinstitut übermittelt werden. Ein separates Banking-Programm ist nicht notwendig. Kontoauszüge und Rechnungen müssen nicht mehr aufwändig sortiert werden, dadurch sparen Sie viel Zeit.
• Die digitalen Kontoumsätze holen Sie einfach und schnell per PIN/TAN-Verfahren oder EBICS von der Bank ab. Mit Hilfe der OCR-Erkennung sortiert die Anwendung die Kontoumsätze den Rechnungen zu, auch wenn Skonto im Spiel ist. Der digitale Beleg wird mit der Zahlung verknüpft und kann jederzeit wieder aufgerufen werden.

Rechnungen werden nicht immer bargeldlos bezahlt. Mit dem Kassenbuch in Unternehmen online können Sie bis zu 99 Kassen manuell führen. Von der Erfassung bis zum Zählprotokoll ist der Prozess komplett abgebildet.

Auftragswesen next ist die Neuentwicklung des Moduls Auftragswesen online. Moderne und intuitiv bedienbare Oberflächen unterstützen Sie bei der einfachen Erstellung Ihrer Verkaufsbelege.

Angebote können elektronisch erstellt und direkt aus der Anwendung heraus versendet werden. Mit einem Klick wird ein Angebot in einen Folgebeleg, zum Beispiel eine Rechnung überführt - selbstverständlich GoBD-konform. Die Rechnung wird als Ausgangsrechnung gespeichert und für die Buchführung beim Steuerberater bereitgestellt.

Mit Auftragswesen next können Sie E-Rechnungen erstellen und elektronisch (in den Formaten X-Rechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0) an den jeweiligen Rechnungsempfänger übermitteln.

Mehr Infos zu den neuen Entwicklungen und aktuellen gesetzlichen Regelungen.

Für jede der folgenden Belegarten können ein individuelles Layout und ein eigenes Logo verwendet werden:

• Angebot
• Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• Rechnung
• Rechnungskorrektur

Aussagekräftige und differenzierte Auswertungen Ihres Steuerberaters sind schnell verfügbar. Dadurch können Sie Ihr Unternehmen auf der Basis von stets aktuellen Zahlen steuern und sind immer auskunftsfähig. Sie können folgende Auswertungen erhalten:

• Kontoblatt
• Summen- und Saldenliste (Besonderheit bei SKR14)
• OPOS-Liste / OPOS-Konto
• Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten
• UStVA Werteblatt
• USt 1/11 Werteblatt
• Zusammenfassende Meldung
• BWA (nur in deutscher Sprache und ohne Wertenachweis zum Vorjahresvergleich)

DATEV Liquiditätsmonitor online bietet direkt in DATEV Unternehmen online einen schnellen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens:

• Wie haben sich die Bankkonten entwickelt?
• Woher kommen die Einzahlungen?
• Wohin gehen die Auszahlungen?
• Wie viel Geld steht in den nächsten Wochen und Monaten zur Verfügung?
• Gibt es überfällige Forderungen und Verbindlichkeiten? Wie heben sie sich gegenseitig auf (Gesamtsumme)?

Der Cloud-Service Liquiditätsmonitor online ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul (5 Euro pro Bestand und Monat).

Mit Unternehmen online haben Sie jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Lohnauswertungen. Die gewünschte Auswertung finden Sie einfach und schnell mit Hilfe der integrierten Suchfunktion.

Sie erhalten folgende Auswertungen:

• Brutto/Netto-Abrechnungen der Mitarbeitenden
• Lohn-Journal
• Personalkostenübersicht

Stamm- und Bewegungsdaten können Sie über DATEV Vorerfassung online oder über DATEV Personaldaten erfassen. Die beiden Anwendungen haben unterschiedliche Leistungsumfänge:

• DATEV Vorerfassung online
  • Erfassen der Stamm- und Bewegungsdaten in der DATEV-Cloud
  • Erfassen und Ändern der Stammdaten Ihrer Mitarbeiter
  • Erfassen der Bewegungsdaten Ihrer Mitarbeiter

• DATEV Personaldaten
  • Erfassen der Stammdaten in der DATEV-Cloud
  • Sofortmeldung erstellen bei Neueintritt eines Mitarbeiters
  • Bereitstellen eines Online-Fragebogens an Mitarbeiter zur Datenerfassung
  • Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) für gesetzlich versicherte Mitarbeiter

• Alle Lohndokumente werden zentral und sicher im DATEV-Rechenzentrum abgelegt und revisionssicher archiviert
• Die Dokumente können mit Schlagworten versehen und den Mitarbeitern zugeordnet werden. Dadurch können sie einfach und schnell gefunden und aufgerufen werden.

• Digitale Belege und digitales Bezahlen
• Für einen ersten Anhaltspunkt haben wir für Sie ein Preisbeispiel zusammengestellt:
  Ab 15,95 Euro* monatlich, inklusive:
  - bis zu 10 Nutzer
  - ein Bestand Belege online
  - ein Bankkonto
• Weitere Nutzer, Bestände und Bankkonten sind möglich

• Rechnungen schreiben
• Ab 7,00 Euro* monatlich

• Belege freigeben
• Ab 7,00 Euro* monatlich

• Schneller Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens
• Ab 5,00 Euro* pro Bestand und Monat (die ersten drei vollen Monate kostenlos)