Verfahrensdokumentationen GoBD-konform erstellen

Die GoBD fordern für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

In der Verfahrensdokumentation müssen die gesamten organisatorischen und technischen Prozesse beschrieben werden, wie steuerlich relevante Daten und Unterlagen (Belege und Dokumente) in einem Unternehmen nach den Vorgaben von HGB, AO und GoBD erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein (Rz. 152 GoBD):

  • Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens müssen ersichtlich sein
  • Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, schlüssig und verständlich sein
  • Verfahren und Verfahrensdokumentation müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist einander entsprechen, d. h. die Verfahrensdokumentation muss ggf. angepasst und historisiert werden

Für welche Sachverhalte ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich?

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Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Die Verfahrensdokumentation zur reinen Belegablage unterstützt Sie dabei, eine Ablage einzurichten, die den handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit entspricht.

Dies gilt für Belege, die

  • originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden,
  • originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden und gescannt (digitalisiert, das Original nicht vernichtet wird) werden bzw.
  • in originär digitaler Form vorliegen bzw. empfangen werden.

Zum Vernichten der digitalisierten Belege reicht die Verfahrensdokumentation zur Belegablage nicht aus. Hier ist die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erforderlich.

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Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen

Durch das Ersetzende Scannen müssen Sie originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papierform aufbewahren. Ihr Vorteil: eine schlankere Ablage unter Einhaltung aller Aufbewahrungspflichten.

Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen

  • Verfahrensdokumentation, in der die Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung dokumentiert sind
  • Archivierungssoftware, für eine unveränderbare Speicherung der Belege über die Aufbewahrungsfrist, wie etwa DATEV Unternehmen online
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TR RESISCAN - Unternehmen online wurde zertifiziert

Die Arbeitsabläufe im Zusammenspiel mit DATEV wurden gemäß "Technischer Richtlinie RESISCAN" des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Damit ist nachprüfbar die Einhaltung technischer, personeller und organisatorischer Anforderungen an den Scan- und Verarbeitungsprozess bestätigt. So kann der Beweiswert des Originalbelegs im gescannten Beleg erhalten werden.

Das bereits seit 2015 bestehende Zertifikat wurde im Mai 2018 durch das BSI bis 2021 rezertifiziert.

Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung

Eine Verfahrensdokumentation ist die Basis für die Beweiskraft einer konventionellen oder IT-gestützten Kassenführung. Darüber hinaus ist die Verfahrensdokumentation der Kassensysteme wesentliche Voraussetzung für die Prüfbarkeit (§ 145 Abs.1 S.1 AO) bei steuerlichen Betriebsprüfungen. Unternehmen sind verpflichtet, detailliert zu beschreiben, wie Prozessdaten (Kassendaten), Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ohne dass die digitalen Grundaufzeichnungen verändert werden (Grundsatz der Unveränderbarkeit §146 Abs.4 AO).

Beim Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) ist eine Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung aus Sicht des Unternehmers erstellt worden. Das Muster dient dem Unternehmer dazu, seinen individuellen Prozess der Kassenführung auf Basis zahlreicher Hinweise für die organisatorische Ausgestaltung und mit passenden Formulierungsvorschlägen einzurichten und zu dokumentieren. Das Muster steht unter folgendem Link kostenfrei zum Download bereit: http://www.dfka.net/muster-vd-kasse

DATEV wird die Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung im 2. Halbjahr 2019 in das Zusatzmodul Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation integrieren.

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Noch Fragen?

Fragen zum Thema Verfahrensdokumentationen GoBD-konform erstellen beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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