E-Mail in Ihrer Kanzlei

Digitale Geschäftsprozesse

E-Mail ist das Medium für den schnellen Austausch von Daten. Behalten Sie dabei das Thema Sicherheit immer im Blick! Die entsprechenden Anforderungen des Gesetzgebers an diese Art der Internet-Nutzung steigen - und damit auch die Haftungsrisiken.

Der Gesetzgeber schreibt für eine immer größere Zahl von Tätigkeiten und Geschäftsprozessen den Weg über das Internet vor (z. B. EHUG, ELENA) oder regelt die Archivierung von digitalen Dokumenten (AO, GdPdU etc.). Gleichzeitig werden Vorgänge zunehmend online abgewickelt, weil dies effizienter ist oder ein komfortableres Arbeiten ermöglicht, beispielsweise bei der Online-Vorerfassung, dem Online-Abruf von Auswertungen oder der Abwicklung von Bestellungen über das Internet. All diese Vorgänge sind in der Regel mit E-Mail-Korrespondenz verbunden.

Technischen Schutz bieten Ihnen die Security-Lösungen der DATEV. Dieser Schutz muss lückenlos und darum in der Kanzlei durchgängig organisiert sein, was eben auch die Prozessunterstützung des E-Mail-Verkehrs einschließt. Dazu gehören beispielsweise die softwaregesteuerte E-Mail-Archivierung, Regelungen zur privaten E-Mail-Nutzung und nicht zuletzt auch die Kontrolle der Außenwirkung der Kanzlei in der E-Mail-Kommunikation.

Sichern Sie sich rechtlich ab

Schon aus Gründen der rechtlichen Absicherung ist es ratsam, für Ihre Kanzlei verbindliche Richtlinien für die Erstellung von E-Mails und für den Umgang mit eingehenden Mails zu erlassen und in einem Kanzleimeeting oder Workshop so zu erläutern, dass Sie sich auf die Kooperationsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter verlassen können. Dies ist zugleich ein Element des Qualitätsmanagements in Ihrer Kanzlei.

Eine Hilfestellung dazu gibt der ProCheck-Prozess zur E-Mail-Kommunikation. Dort können Sie sich entweder vorab einlesen, was bei der Implementierung einer netzwerkweit durchgängigen E-Mail-Lösung zu beachten ist, oder die Prozesse zur Einarbeitung von neuen Mitarbeitern in das Thema E-Mail nutzen. Für Ihre langjährigen und erfahrenen Mitarbeiter kann ProCheck als Erinnerungshilfe hinterlegt werden, wobei auch kanzleiweite Änderungen und Vorgaben zur E-Mail-Kommunikation fixiert werden können.

Weitere Informationen und DATEV-Angebote

Bei alldem unterstützt Sie DATEV und sorgt für einen zuverlässigen Schutz Ihrer digitalen Geschäftsprozesse. Als weiteren Anhaltspunkt hat DATEV für Sie einen ProCheck-Prozess zur E-Mail-Nutzung in Ihrer Kanzlei erarbeitet, der zum kostenlosen Download bereitsteht. Wenn Sie Ihre E-Mail-Prozesse in der Kanzlei organisiert und optimiert haben, präsentieren Sie dies doch Ihren Mandaten mit Hilfe des Flyers "E-Mail-Kommunikation", den Sie gemäß Ihrer Corporate Identity gestalten können (s. u.).

Noch Fragen?

Fragen zu Digitale Geschäftsprozesse beantwortet Ihnen gerne ein DATEV-Mitarbeiter.

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