Häufigste Fragen zu DATEV und Microsoft

Was ist Microsoft 365 (M365)?

Microsoft 365 ist die neue Produktwelt von Microsoft.

Microsoft 365 setzt sich aus verschiedenen Online-Anwendungen, Online-Services und installierbarer Office-Software zusammen. Kernbestandteil sind die gängigen Office-Lösungen in einer installierten Version sowie als Online-Anwendung. Ergänzt wird das Microsoft-365-Portfolio um cloud-basierte Tools wie Microsoft Teams. Im Gegensatz zu den früheren Versionen von Microsoft Office (z.B. auch noch Office 2019), bei denen einmalige Lizenzgebühren fällig sind, werden diese Dienste über ein Abonnement abgerechnet. Durch das Abonnementmodell ist sichergestellt, dass stets aktuelle Dienste zur Verfügung stehen, da laufend Updates stattfinden.

Im Zusammenhang mit Microsoft 365 steht vielfach auch der Begriff Microsoft Azure. Als Azure Cloud bezeichnet Microsoft seine Rechenzentren, alle Cloud-Programme und Cloud-Funktionen. Die in Microsoft 365 enthaltenen Cloud-Programme (OneDrive, Teams, Planner, …) werden in den Rechenzentren der Azure Cloud bereitgestellt.

Was sind die Microsoft 365 Desktop Apps?

Microsoft 365 Desktop Apps ist eine Version von Office, die in den verschiedenen Microsoft-365-Paketen enthalten ist. Sie werden als Office-Vollversion auf dem lokalen Computer installiert, müssen nicht die ganze Zeit mit dem Internet verbunden sein und können eine Verbindung zu SharePoint online und Exchange online herstellen.

Welche Office-Varianten gibt es aktuell?

Office online (Web-Browser-basiert), Microsoft 365 Apps (Desktop-Version im M365-Paket), Office 2021 LTSC und Office 2019.

Was ist Office online?

Office online ist die Web-Browser basierte Version der Office Produkte Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook von Microsoft. Office online ist in jeder Microsoft 365 Lizenz enthalten. Bei der Nutzung von Office online werden die Dokumente in OneDrive oder SharePoint online (Microsoft Azure) gespeichert. Der Funktionsumfang von Office online ist geringer als der Funktionsumfang der OnPremises Variante (Office 2021 bzw. Office LTSC) bzw. M365-Desktop-Apps.

Was bedeutet Office LTSC?

Office LTSC ist eine OnPremises Variante der klassischen Office Produkte (Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote). Long Term Services Channel (LTSC), also der Langzeit-Wartungs-Kanal wird langfristig mit neuen Funktionen bedient und nicht monatlich wie das Office-Paket in Microsoft 365. Office LTSC 2021 ist die Bezeichnung der neuesten Businessversion, die in Verbindung mit den DATEV-Produkten genutzt werden kann.

Wie lange wird Microsoft 365 auf den Server-Betriebssystemen Windows Server noch supportet?

• Windows Server 2016/2019: Support bis Oktober 2025
• Windows Server 2022: Support bis Oktober 2026
• Windows Server vNext (Nachfolgeprodukt Windows Servers 2022, erwartetes Release in 2024): erwarteter Support bis 2029*

*Microsoft hat in der Microsoft Windows Server Community angekündigt, dass Microsoft 365 zukünftig im Mainstream-Support unterstützt werden soll (fünfjähriger Support ab Release des Server-Betriebssystems). Dadurch würde sich der bisherige Support-Zeitraum von Microsoft 365 auf Server-Betriebssystemen um zwei bis drei Jahre verkürzen.

Bitte beachten Sie, dass verbindliche Aussagen zu Supportzeiträumen von Microsoft 365 erst im Rahmen der offiziellen Produktfreigaben durch Microsoft erfolgen.

Wie lange wird Office LTSC auf Server-Betriebssystemen Windows Server supportet?

Office LTSC ist auf dem Windows Server 2022 lauffähig. Die aktuelle Version Office LTSC (2021) wird bis Oktober 2026 supportet. Die geplante Folgeversion von Office LTSC 2021 (z.B. Office LTSC 2024) soll bis 2029 durch Microsoft supportet werden.

Bitte beachten Sie, dass verbindliche Aussagen zu Supportzeiträumen von Office LTSC erst im Rahmen der offiziellen Produktfreigaben durch Microsoft erfolgen. Erfahrungsgemäß veröffentlicht Microsoft alle zwei bis drei Jahre eine neue Office Version mit einer Supportzeit von fünf Jahren.

Welche Anbindung an M365 plant die DATEV im Cloud-Portfolio?

Wichtig ist zum einen, dass die DATEV-Anwendungen mit den klassischen Diensten von Microsoft 365 (bisher: Office-Paket mit Word, Excel, Power Point und Outlook) reibungslos zusammenspielen. Gleichzeitig wird geprüft, wie sich Teile von Microsoft 365 - speziell die Tools zur Kollaboration, vor allem Microsoft-Teams - sinnvoll anbinden lassen, damit zusätzliche Varianten der reibungslosen Kollaboration in der Kanzlei und mit den Mandanten möglich sind.

Die komfortable Anbindung an Microsoft 365 stellt dabei eine Ergänzung des DATEV-Portfolios im DATEV-Ökosystem dar. Aktuelle Beispiele hierfür sind der komfortable Dokumentenaustausch zwischen DATEV und MS Teams über myDATEV Senden oder die Anbindung von DATEVnet an Exchange online.

Kann Office online in Verbindung mit den heutigen DATEV-Produkten genutzt werden?

Nein, die DATEV-Programme unterstützen aktuell ausschließlich die Desktop-Versionen von Microsoft Office. Welche Office-Pakete in Verbindung mit den DATEV Produkten genutzt werden können erfahren Sie hier.

Warum bietet DATEV die Anbindung an M365 an, obwohl die Nutzung von M365 nicht empfohlen ist?

Die Anbindung von Microsoft 365 an die DATEV-Produkte ist eine Ergänzung des DATEV Portfolios und basiert technisch auf einer losen Koppelung der beiden Welten. D.h. die Schnittstellen zu Microsoft 365 können, müssen jedoch nicht genutzt werden. Voraussetzung ist der Einsatz von Microsoft 365. Damit bieten wir Mehrwerte für Kanzleien, die sich eigenverantwortlich für eine Nutzung von Microsoft 365 entschieden haben.

Was passiert mit DATEVasp/-SmartIT und PARTNERasp, wenn Microsoft 365 nicht mehr auf Server-Betriebssystemen genutzt werden kann?

DATEV evaluiert vorausschauend, welche alternativen Betriebssysteme für DATEVasp/-SmartIT und PARTNERasp nach 2029 in Verbindung mit Microsoft 365 genutzt werden können.

Wie unterstützt DATEV den Berufsstand bei der Einführung von Microsoft 365?

DATEV erarbeitet aktuell ein Beratungsangebot, um Kanzleien, die eigenverantwortlich entschieden haben Microsoft 365 einzusetzen, zu unterstützen. Wir beraten Lösungen in Verbindung mit Microsoft 365, die unsere aktuellen und künftigen DATEV Lösungen im Kanzleimanagement ergänzen.

Das geplante Beratungsangebot umfasst mehrere Module, die von den Kanzleien einzeln und unabhängig buchbar sind. Ein Beratungsmodul befasst sich mit datenschutzrechtlichen Aspekten in Form einer Risikobetrachtung.

Bei den weiteren Beratungsmodulen geht es um die Einführung von Microsoft 365 im Kanzleialltag. Die Kanzleiprozesse zur Kollaboration mit MS Teams stehen hierbei im Mittelpunkt.

Was empfiehlt DATEV, wenn ich meinen Windows Terminalserver mit dem alten Betriebssystem Windows Server 2012 R2 austauschen muss?

Wenn Sie Office 2019, Office LTSC oder Microsoft 365 Apps einsetzen, können Sie auf das Server-Betriebssystem Windows Server 2019 oder Windows Server 2022 umstellen.

Beachten Sie das Support-Ende der Microsoft 365 Desktop Apps:

• Windows Server 2019: Support bis Oktober 2025
• Windows Server 2022: Support bis Oktober 2026

Mehr Informationen zur aktuellen Betriebssystem- und Office-Strategie von Microsoft finden Sie in der Office-Matrix. Alternativ können Sie in Anlehnung an die  Microsoft Migrationsempfehlung auf ein virtualisiertes Client-Betriebssystem (VDI) oder Microsoft-Hosting-Lösungen (Windows 365 und Azure Virtual Desktop) umstellen.

Unsere Erfahrungen mit Virtualisierungslösungen finden Sie im Hilfe-Dokument 1080080 " Virtualisierung: Erfahrungen aus der Praxis".

Empfehlung: Lassen Sie sich von Ihrem DATEV Solution Partner oder Ihrem IT-Dienstleister beraten.

Darüber hinaus empfehlen wir den kostenlosen  Server-Anpassungs-Assistenten (Hilfe-Dokument 1011814).

Allgemeine Informationen finden Sie auch auf www.datev.de/betriebssystem-abkuendigung.

Wie sicher ist Microsoft 365/Azure?

Bei diesem Punkt ist zu differenzieren zwischen der Datenschutz- und IT-Security-Sichtweise. Hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Einordnung bestehen bei US-Amerikanischen-Anbietern Unsicherheiten (Schrems II, Cloud Act). Bei der IT-Security legt Microsoft aller höchsten Wert auf sichere Dienste. Beispielsweise investiert Microsoft 1 Milliarde US-Dollar in IT-Security jährlich.

Ist M365 DS-GVO-konform?

Cloud-Dienste von US-amerikanischen IT-Dienstleistern wie Microsoft 365 werden derzeit von datenschutzrechtlicher Seite intensiv diskutiert. Denn ein Datenfluss von europäischen Servern zu Drittstaaten-Servern gilt nur dann als DS-GVO-konform, wenn ein vergleichbar angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Derzeit wird das Datenschutzniveau im amerikanischen Hoheitsgebiet in vielen Bereichen kritisch betrachtet (zuletzt durch das sog. „Schrems II Urteil des EuGHs“). Die Kritik bezieht sich aber auch auf die europäische Infrastruktur von IT-Dienstleistern mit US-amerikanischer Konzernstruktur, da vor allem der sog. „Cloud Act“ den US-amerikanischen Ermittlungsbehörden Befugnisse bzgl. Datenherausgabeverlangen außerhalb der USA einräumt (allerdings war der Cloud Act nicht Gegenstand des Schrems II-Urteils). Es gilt, dieses Risiko durch vertragliche, technische und organisatorische Maßnahmen zu minimieren.

Kümmert sich DATEV um eine Lösung der Microsoft-Risiken in Zusammenhang mit Datenschutz für ihre Mitglieder?

Wir sind uns der Problematik dieses Themas bewusst und stehen dazu regelmäßig mit Microsoft und den berufsständischen Organisationen im Austausch. DATEV legt allgemein höchsten Wert auf Datenschutz. Im Falle, dass eine Nutzung von Cloud-Diensten stattfindet (z.B. bei internen Daten der DATEV; bei berufsrechtlich geschützten Auftragsdaten VK3A nutzen wir keine externen Cloud-Dienste), reduziert DATEV mögliche Risiken unter anderem durch vertragliche, technische und organisatorische Maßnahmen. Diese beinhalten z.B. eine Daten-Verschlüsselung (wo möglich) und die ausschließliche Nutzung von europäischen Datenzentren.