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Komfortabel und günstig: die digitale Lohnabrechnung
Unternehmen aller Branchen und Größen führen ihre Bücher sowie die Stammdaten für die Mitarbeiterverwaltung längst elektronisch. Entsprechend wird auch die Lohnabrechnung mittels Software (z. B. von DATEV) mit nur wenigen Klicks erledigt. Den Kontakt mit der Finanzverwaltung, um beispielsweise die Lohnsteuer anzumelden und abzuführen, nehmen Sie oder Ihr Steuerbüro ebenfalls digital vor. Nur an der Schnittstelle zu den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Ihres Unternehmens gibt es in vielen Betrieben noch einen Knackpunkt: Statt eine digitale Lohnabrechnung zu erstellen, drucken Sie die Berechnungen aus und stellen diese dem Personal in fest verschlossenen Umschlägen zu. Das muss nicht sein. Informieren Sie sich jetzt mit DATEV über die digitale Lohnabrechnung und deren Vorteile.
Was ist eine digitale Lohnabrechnung?
Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, eine Lohnabrechnung zu erhalten. Die folgenden Punkte sind von Ihnen als Unternehmer oder von Ihrem Steuerbüro einzuhalten:
- Die Lohnabrechnung ist in Textform zu erstellen.
- Die Abrechnung muss den Abrechnungszeitraum sowie die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.
- Insbesondere Höhe und Art von Zulagen und Zuschlägen, sonstige Vergütungen und Höhe und Art von Abzügen und Abschlägen sowie eventuell geleistete Vorschusszahlungen sind aufzuführen.
Hat sich an den Angaben seit der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nichts geändert, muss der Arbeitgeber keine neue Lohnabrechnung erstellen.
Diese Eckpfeiler zeigen, dass Arbeitnehmer zwar ein Recht auf eine Lohnabrechnung haben. Sie als Arbeitgeber oder Steuerberater müssen diese aber nicht auf Papier ausfertigen und per Post oder in das persönliche Postfach im Betrieb zustellen. Stattdessen ist es möglich, eine digitale Lohnabrechnung zu erstellen. Das funktioniert wie gehabt, lediglich der letzte Schritt ist anders:
- Sie erstellen die Lohnabrechnung wie gewohnt.
- Statt die Dokumente auszudrucken und in Briefumschläge einzulegen, veranlassen Sie die digitale Verarbeitung.
Dann werden die digitalen Lohndokumente anhand individueller Merkmale wie der Mitarbeiter- oder der Steuernummer von der DATEV Software verarbeitet und in das digitale persönliche Postfach des jeweiligen Mitarbeiters zugestellt.
Welche Vorteile bietet die digitale Lohnabrechnung?
Die digitale Lohnabrechnung bietet Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die folgende Tabelle zeigt die Pluspunkte digitaler Lohndokumente auf.
Digitale Lohnabrechnung: Vorteile
... für Arbeitnehmer
- Einsparung von Kosten für Papier, Drucker, Porto
- Entlastung der Personalabteilung durch massive Zeitersparnis (alternativ Einsparung von Steuerbürokosten)
- Sicherung der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit durch digitalisierte Prozesse
- Hohe Datenschutzstandards
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Verkleinerung des Archivs
- Übersicht ohne Suchen
- Keine lästigen Papierordner
- Jederzeit und an jedem Ort online Zugriff
- Sichere und kostenfreie Speicherung der sensiblen Daten
Ist die digitale Lohnabrechnung Pflicht?
Die Finanzverwaltung hat das alte Papiermodell schon längst ersetzt. Seit 2013 gilt die digitale Lohnsteuerkarte. Über ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) erfahren Unternehmen über die Datenbanken der Finanzämter, welche Lohnsteuerabzugsmerkmale wie z. B. Steuerklasse oder Freibeträge gelten. Auch die Lohnsteueranmeldung und ähnlicher Datenaustausch mit dem Finanzamt funktionieren mittlerweile volldigital. Anders sieht es bei der Lohnabrechnung aus: Diese können Sie digital oder in Papierform erstellen.
Zwar entscheiden Sie als Arbeitgeber allein, ob Sie eine digitale Lohnabrechnung erstellen, Ihre Mitarbeiter müssen dieser Änderung allerdings zustimmen. Wir empfehlen, Ihre Belegschaft aktiv in das Thema einzubinden, wenn Sie die Einführung einer digitalen Lohnabrechnung planen, und Ängste, insbesondere zum Thema Datenschutz, sehr ernst zu nehmen. Ideal ist es, wenn Sie in kleinen Unternehmen alle Betroffene persönlich überzeugen können oder in größeren Unternehmen mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung treffen. Stellen Sie digitale Lohndokumente für Arbeitnehmer online bereit und nutzen als sicheres Portal: DATEV Arbeitnehmer online: „Meine Abrechnungen“.
Digitale Lohnabrechnung: Datenschutz?
Wenn Sie digitale Lohndokumente erstellen, spielt der Datenschutz eine große Rolle. Lohnprogramme wie DATEV LODAS classic sind in Unternehmen und externen Buchhaltungsbüros längst Standard. Damit sind bereits alle Wege für die digitale Lohnabrechnung geebnet. Wenn Sie aber kein ausgedrucktes Dokument in einem verschlossenen Umschlag an Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen übermitteln, stellen sich datenschutztechnisch neue Herausforderungen. Zwar sind die digitalen Lohnunterlagen in Ihrem Unternehmen oder bei dem von Ihnen beauftragten Steuerberater geschützt, während der digitalen Übermittlung und in der Cloud des Postfachs bestehen allerdings hohe Risiken für Datenklau. Die steuerrechtlichen Bestimmungen und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellen daher bestimmte Mindestanforderungen.
Welches Dateiformat ist zulässig, um eine digitale Lohnabrechnung zu erstellen?
Zwar gibt es keine Bestimmung, welche Dateiformate für die digitale Lohnabrechnung zulässig sind, aber digitale Lohndokumente müssen unveränderbar und digital signierbar sein. Word und Excel fallen somit aus, ein PDF im Format PDF/A ist dagegen möglich.
Wie funktioniert die sichere Übermittlung digitaler Lohndokumente?
Egal, ob Sie die digitale Lohnabrechnung senden oder die Daten auf einem Unternehmensserver oder in der Cloud bereitstellen: Der Datenabruf erfolgt über das Internet und bietet Hackern Angriffsfläche. Die eigentlichen digitalen Lohndokumente sind verschlüsselt zu senden. Auch die beteiligten Mailserver sollten eine Transportverschlüsselung der Mail bieten.
- Die Zustellung kann in ein dienstliches oder ein privates Postfach erfolgen.
- Dabei muss jeder Mitarbeiter wissen, wo er seine digitale Lohnabrechnung einsehen, herunterladen und ausdrucken kann.
- Die meisten Mitarbeiter bevorzugen ihr privates E-Mail-Postfach, da sie auch nach einem Arbeitgeberwechsel Zugriff auf dieses haben.
Es genügt nicht, die digitale Lohnabrechnung zu verschicken. Als Arbeitgeber müssen Sie aus rechtlicher Sicht gewährleisten, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Zugriff auf die Dokumente haben. Mit einer vorher eingeholten Zustimmung sind Sie auf der sicheren Seite.
Außerdem muss der Betroffene technischen Zugriff haben. Das bedeutet: Sollte jemand noch keine digitalen Endgeräte wie einen PC, ein Smartphone oder ein Tablet besitzen, müssen Sie ihm die nötige Ausstattung zur Verfügung stellen.
Sinnvoller ist es, den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einen Zugang zu den Lohndokumenten über ein einheitliches Portal zu gewähren. Der Portal-Versand digitaler Lohndokumente bietet Vorteile:
- Sie haben die Sicherheit, dass die verschiedenen Unterlagen pünktlich zugegangen sind.
- Änderungen von Mail-Adressen oder vergessene Mitteilungen über einen Anbieterwechsel kommen nicht vor.
- Der Anbieter (z. B. DATEV) verantwortet die datenschutzkonformen Bedingungen.
Häufige Fragen und Antworten rund um die digitale Lohnabrechnung
Welche inhaltlichen Anforderungen gelten für die digitale Lohnabrechnung?
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