Firmenwagen für Mitarbeiter: Grundsätzliches
Ein Firmenwagen, auch Dienstwagen oder Geschäftswagen, ist ein Personenkraftwagen, den ein Selbstständiger oder ein Unternehmen anschafft, um ihn für betriebliche Zwecke zu nutzen. Weit verbreitet sind Firmenwagen für Mitarbeiter in der ambulanten Alten- und Krankenpflege oder für Mitarbeiter im Außendienst. Die auf Kosten des Unternehmens angeschafften und unterhaltenen Fahrzeuge ermöglichen den Mitarbeitern, die Kunden zu besuchen.
Während beispielsweise viele Pflegedienste Firmenwagen für alle Mitarbeiter zur betrieblichen Nutzung bereithalten, ist die private Nutzung eines Dienstwagens häufig mit höheren Positionen im Unternehmen verbunden.
Firmenwagen für Mitarbeiter zur privaten Nutzung
Stellen Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen, so wird dieses Angebot als Privileg verstanden. Auch wenn mittlerweile 67,3 % aller Neuwagen auf gewerbliche Halter zugelassen werden – in der Oberklasse sind es sogar 84,6 % (Stand 2023) –, ist der Firmenwagen für Mitarbeiter im allgemeinen Verständnis immer noch ein Statussymbol, das mit einer gehobenen Position im Unternehmen verbunden wird.
Ein Firmenwagen auch zur privaten Nutzung hat für den Mitarbeiter deutliche Vorteile. Er erhält ein aktuelles Modell bei geringem Kostenaufwand. Wie dieser sich gestaltet, hängt davon ab, wer die Kosten für den Firmenwagen für Mitarbeiter trägt. Es gibt bei einem Dienstwagen mit privater Nutzung folgende Modelle:
- Versteuerung nach der 1-%-Regel
- Firmenwagen für Mitarbeiter mit Fahrtenbuch
- Firmenwagen mit Mitarbeiteranteil
Firmenwagen nach der 1-%-Regel versteuern
Wenn Sie einem Mitarbeiter einen Firmenwagen zur Verfügung stellen und die private Nutzung erlauben, ist die 1-%-Regel die meistgenutzte Variante der Versteuerung. Schließlich kommen Sie als Arbeitgeber für alle Kosten für das Fahrzeug auf, während der Mitarbeiter damit nicht nur dienstliche Fahrten erledigt, sondern auch auf dem Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie in der Freizeit ohne Eigenkosten mobil ist. Daher entsteht diesem durch den Dienstwagen ein geldwerter Vorteil, der zu versteuern ist. Wenn für den Firmenwagen für Mitarbeiter kein Fahrtenbuch geführt werden soll, ist die pauschale Versteuerung des geldwerten Vorteils die einfachste Lösung.
Dazu rechnen Sie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zum Gehalt hinzu. Diese Zurechnung steigert das Bruttoeinkommen und somit die abzuführende Lohnsteuer. Nach der Steuerberechnung ziehen Sie den Betrag für die Fahrzeugkosten wieder vom Gehalt ab. Eine leistungsstarke Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung wie DATEV LODAS classic berechnet Firmenwagen für Mitarbeiter bei privater Nutzung automatisch korrekt.
Zusätzlich zu den 1 % sind 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu versteuern.
Tipp
Darf der Firmenwagen vom Mitarbeiter nicht privat, aber für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden, ist kein Fahrtenbuch erforderlich. In diesem Fall versteuern Sie einfach den geldwerten Vorteil des kostenlosen Arbeitsweges mit 0,03 % des Bruttolistenpreises.
Darf ein Firmenwagen vom Mitarbeiter privat genutzt werden und fährt dieser nur an wenigen Tagen im Monat zu seiner ersten Tätigkeitsstätte, kann er verlangen, den geldwerten Vorteil mit 0,002 % des Bruttolistenpreises tageweise zu versteuern.
Firmenwagen für Mitarbeiter mit Fahrtenbuch
Steht einem Arbeitnehmer der Dienstwagen zwar prinzipiell zur privaten Nutzung zur Verfügung, aber dieser fährt kaum privat, kann die pauschale Besteuerung nachteilig sein. In diesem Fall ist es für den Mitarbeiter sinnvoll, ein Fahrtenbuch zu führen und nur den anteiligen Aufwand für die tatsächlichen Privatfahrten zu versteuern.
Fahrtenbücher können manuell oder elektronisch geführt werden. Wir empfehlen eine elektronische Lösung wie Vimcar, die mit der DATEV Lohnabrechnung kompatibel ist. Während das Bundesfinanzministerium bei handschriftlichen Fahrtenbüchern verlangt, dass der Anlass der Fahrt direkt bei Fahrtende notiert wird, hat der Nutzer beim eFahrtenbuch die Möglichkeit, den Anlass bis zu einer Woche später nachzutragen (Schreiben des Bundesfinanzministeriums, Az. IV C 5 – S 2334/10/10006).
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Firmenwagen mit Mitarbeiteranteil
Zwar übernahmen bisher nicht alle Unternehmen die vollen Kosten eines Firmenwagens für Mitarbeiter. Modelle, bei denen Mitarbeiter für das auch privat genutzte Dienstfahrzeug die Kraftstoffkosten, Reparaturen oder die Kfz-Versicherung selbst tragen, sind schon lange üblich. Allerdings war diese Variante bis 2016 für Arbeitnehmer besonders unattraktiv. Schließlich minderten die Eigenanteile nicht den zu versteuernden geldwerten Vorteil und als Werbungskosten konnten diese Belastungen ebenso wenig geltend gemacht werden.
Diese ungerechte Praxis ist mit der Entscheidung, die der Bundesfinanzhof Ende 2016 getroffen hat, vorbei. Nun gilt:
- Alle für das Firmenfahrzeug vom Mitarbeiter selbst getragenen Kosten mindern den zu versteuernden geldwerten Vorteil.
- Die selbst getragenen Ausgaben für Haltung und Nutzung sind bei der 1-%-Methode gegenzurechnen.
- Sie mindern den zu versteuernden Anteil – maximal bis auf 0 Euro.
Für den Firmenwagen mit Mitarbeiteranteil gibt es verschiedene Ausgestaltungsmöglichkeiten. Dazu gehören die folgenden Lösungen:
- Der Arbeitgeber vereinbart mit dem Arbeitnehmer ein Entgelt für die private Fahrzeugnutzung und behält dieses vom Nettolohn ein. Das Nutzungsentgelt kann nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden.
- Der Arbeitnehmer zahlt für die private Nutzung eine vereinbarte Kilometerpauschale.
- Der Arbeitnehmer übernimmt für den Dienstwagen mit privater Nutzung die Leasingrate.
- Der Arbeitnehmer trägt einzelne Posten wie die Kraftstoffkosten, die Kfz-Versicherung oder Reparaturkosten.
- Der Arbeitnehmer beteiligt sich an den Anschaffungskosten oder der Leasingsonderzahlung.
Für die Anerkennung durch das Finanzamt sind Einzelnachweise für die Aufwendungen vorzulegen.
Achtung! Ein Bruttolohnverzicht mit Gehaltsumwandlung als Nutzungsgebühr erkennt das Finanzamt nicht als Nutzungsentgelt an.
Ein Firmenwagen für mehrere Mitarbeiter – geht das?
Einen Dienstwagenpool, den verschiedene berechtige Mitarbeiter für dienstliche Zwecke nutzen, ist in vielen Branchen üblich. Kreditinstitute, Sprachschulen, Tierärzte mit Fahrpraxis oder Pflegedienste sind nur einige davon. Doch wie sieht es aus, wenn ein Firmenwagen für mehrere Mitarbeiter zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen soll?
Hier hat der Bundesfinanzhof bereits am 15.05.2002 (Az.: VI R 132/00) die Spielregeln festgelegt. So gehen Arbeitgeber oder Steuerbüros bei der Ermittlung des zu versteuernden geldwerten Vorteils vor:
- Für das einzelne Dienstfahrzeug ist der geldwerte Vorteil nach der 1-%-Methode zu ermitteln.
- Der so ermittelte Betrag ist gleichmäßig auf alle Mitarbeiter zu verteilen, die das Fahrzeug privat nutzen dürfen.
Diese einfache Lösung der höchsten Finanzrichter ist in der Praxis nicht unbedingt gerecht. Denn wie die Anteile der Privatnutzung sich tatsächlich auf den Nutzerkreis verteilen, ist unerheblich. Hier gilt: Des einen Vorteil ist des anderen Nachteil. Wenignutzer sollten sich daher überlegen, ob es nicht vorteilhafter ist, gänzlich auf die private Nutzungsmöglichkeit des Firmenwagens zu verzichten. Im Internet finden Nutzer zum Thema Firmenwagen für Mitarbeiter Rechner, die die Entscheidung erleichtern, ob sie einen Dienstwagen mit privater Nutzung annehmen oder besser nicht. Alternativ sollte der Arbeitgeber die Auswirkungen entsprechend vorrechnen.
Firmenwagen für Mitarbeiter: Kosten absetzen
Während die Regeln für von Freiberuflern und Unternehmern auch privat genutzte Dienstfahrzeuge recht kompliziert sind, können Sie die Kosten für Firmenfahrzeuge für Mitarbeiter einfach absetzen. Denn sobald Sie Angestellten einen Dienstwagen überlassen, sind die Ausgaben dafür betrieblich veranlasst. Das gilt auch, wenn der Firmenwagen für Mitarbeiter privat genutzt werden darf. Allerdings ist die private Nutzung wie oben beschrieben zu versteuern. Folgende Eckpunkte sind zu beachten:
- Kaufen Unternehmen einen Firmenwagen für Mitarbeiter, ist der Kaufpreis über sechs Jahre abzuschreiben. Bei Gebrauchtwagen oder außergewöhnlich hohen jährlichen Fahrleistungen kann der Abschreibungszeitraum verkürzt werden.
- Entscheiden Sie sich für ein E-Lieferfahrzeug, ist bis 2030 im ersten Jahr eine Sonderabschreibung in Höhe von 50 % möglich.
- Außerdem ist der Vorsteuerabzug im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung vorzunehmen.
- Leasen Sie dagegen den Firmenwagen für Mitarbeiter, zählt die Leasingsonderzahlung im Anschaffungsjahr zu den Betriebsausgaben. Die Leasingrate ist ebenfalls eine Betriebsausgabe.
- Laufende Kosten wie Treibstoff, Wartung, Reparatur, Steuern, Versicherung und eventuelle Unfallkosten lassen sich ebenfalls gewinnmindernd als Betriebsausgabe absetzen.
Während Unternehmen ein Leasingfahrzeug einfach zurückgeben, fallen bei Abgabe des abgeschriebenen Modells Steuern auf den Veräußerungsgewinn sowie Umsatzsteuer an.
Firmenwagen für Mitarbeiter leasen oder kaufen?
Ob es sinnvoller ist, einen Firmenwagen für Mitarbeiter zu leasen oder zu kaufen, ist genau zu kalkulieren. Ein Kauf mindert das Betriebskapital deutlich und die Kosten können nur über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden. Dagegen bietet das Leasing meist Vorteile, sofern die Kilometerlaufleistung nicht zu hoch ausfällt.
Unternehmen haben die Wahl zwischen Restwert- und Kilometerleasing. Lassen Sie sich beide Modelle mit verschiedenen Optionen in Bereichen wie Reparatur und Wartung durchrechnen und spielen Sie die Angebote in einem Buchführungsprogramm wie DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen durch oder lassen Sie sich von Ihrem Steuerbüro beraten. So treffen Sie die passende Entscheidung für Ihr Unternehmen und nutzen den Firmenwagen für Mitarbeiter so günstig wie möglich zu Arbeitnehmerbindung.