Lohn & Gehalt

Gehaltsabrechnung erstellen: So geht es – mit Muster-Berechnung

Gehaltsabrechnung berechnen

Muster-Berechnung

Wenn Sie für Mitarbeitende die Gehaltsabrechnung berechnen, ermitteln Sie nicht nur die Höhe der Steuern.
Sie sind auch dafür verantwortlich, die Sozialabgaben zu bestimmen und die fälligen Beiträge für Arbeitnehmende abzuführen.

Das folgende Gehaltsabrechnung-Muster zeigt den Aufbau für einen Angestellten im Jahr 2022, der 1980 geboren wurde, in Nordrhein-Westfalen lebt, unverheiratet ist und keine Kinder hat.

Der Mitarbeiter ist gesetzlich renten- und krankenversichert, seine Krankenkasse erhebt einen Zusatzbeitrag von 1,3 %.
Der Bruttolohn beträgt 2.000 Euro monatlich.

Arbeitnehmeranteil
Arbeitnehmeranteil

Lohnsteuer 156,25€

Solidaritätszuschlag 0,00€

Kirchensteuer 14,06€

Summe der Steuern 170,31€

Krankenversicherung 155,00€

Pflegeversicherung 37,50€

Rentenversicherung 186,00€

Arbeitslosenversicherung 24,00€

Summe der Sozialabgaben 402,50€

Nettolohn 1.426,10€

Gesamtbelastung der Arbeitgeber X

Lohnsteuer X

Solidaritätszuschlag X

Kirchensteuer X

Summe der Steuern X

Krankenversicherung 155,00€

Pflegeversicherung 30,50€

Rentenversicherung 186,00€

Arbeitslosenversicherung 24,00€

Summe der Sozialabgaben 395,50€

Nettolohn X

Gesamtbelastung der Arbeitgeber 2.395,50€

Welche Angaben müssen enthalten sein, wenn Sie das Gehalt abrechnen?

Das Finanzamt und die Sozialversicherungen benötigen verschiedene Angaben, die fest zum Aufbau einer Gehaltsabrechnung gehören. Daher sind folgende Pflichtangaben zu machen, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung selbst berechnen oder durch einen Steuerberater erstellen lassen:

  • 1. Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • 2. Versicherungsnummer des Arbeitgebers
  • 3. Name, Anschrift und Geburtsdatum des Mitarbeiters
  • 4. Steueridentifikationsnummer des Angestellten
  • 5. Steuerklasse
  • 6. Zeitraum der Abrechnung
  • 7. Zahl der Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge
  • 8. Kinderfreibeträge
  • 9. Eventueller Kirchensteuerabzug
  • 10. Steuerfrei- und Steueranrechnungsbeträge
  • 11. Gesamt-Bruttoentgelt (Gehalt oder Lohn inklusive Zusatzleistungen wie z. B.Sachlohnleistungen, geldwertem Vorteil oder Beiträgen zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV))
  • 12. Steuer-Brutto und die einzeln aufgeführten Abzüge für Lohnsteuer,Solidaritätszuschlag und – falls zutreffend – die Kirchensteuer
  • 13. Sozialversicherungs-Brutto sowie die Beiträge des Arbeitnehmers zu Renten-,Kranken- und Pflegeversicherung (bei Kinderlosen inklusive des entsprechenden Zuschlags)
  • 14. Nettolohn/Nettogehalt ermittelt anhand der aufgeführten Abzüge

Während Sie als Arbeitgeber nicht an der Steuerlast Ihrer Mitarbeiter beteiligt sind, fallen zusätzlich zu den Arbeitnehmer- auch Arbeitgeberbeiträge zu den Sozialversicherungen an. Daher verursacht ein Mitarbeiter bei einem Bruttolohn von 2.000 Euro einen tatsächlichen Lohnaufwand von nahezu 2.400 Euro.Dazu kommen weitere Abgaben, die Sie als Arbeitgeber allein für jeden Mitarbeiter finanzieren und die beim Gehaltsabrechnung berechnen zu beachten sind.Das sind im Einzelnen:

  • U1: Die Umlage zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall entrichten Arbeitgeber, dier egelmäßig nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen, an die Krankenkasse. Die Höhe der Umlage variiert je nach Kasse. Dank der Umlage erstattet die Krankenkasse dem Unternehmen bis zu 80 % der anfallenden Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zurück.
  • U2: Das Umlageverfahren bei Mutterschaft dient ebenfalls dazu, dem Arbeitgeber einen Teil seiner Auslagen zu ersetzen.
  • U3: Durch die Insolvenzgeldumlage erhalten Arbeitnehmer Insolvenzgeld, sobald der Arbeitgeber aufgrund einer Insolvenz das Arbeitsentgelt nicht auszahlen kann.
  • Gesetzliche Unfallversicherung: Als Arbeitgeber entrichten Sie die Beiträge an die für Ihr Unternehmen zuständige Berufsgenossenschaft. Die Höhe orientiert sich Gefahrenklasse des Betriebs.
Diese Posten tauchen zwar nicht auf, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung berechnen, aber sie sind wichtig, wenn Sie wissen möchten, welche Kosten ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen insgesamt verursacht.

Haben Sie den Nettolohn bzw. das Nettogehalt berechnet, entspricht dieses nicht automatisch dem Auszahlungsbetrag.
Verschiedene Faktoren können den Zahlbetrag verändern. Dazu gehören unter anderem:

  • 1. Abschlagszahlungen (Zahlungen, auf die der Mitarbeiter einen Anspruch hat und die vorab ausgeführt worden sind)
  • 2. Vorschüsse (Zahlungen, für die kein Arbeitnehmeranspruch besteht, die aber trotzdem vorzeitig geleistet worden sind)
  • 3. Tilgungsraten für ein vom Arbeitgeber gewährtes Darlehen
  • 4. Pfändungen (Lohn- und Gehaltspfändungen, die direkt an den Gläubiger überwiesen werden)

Erst wenn diese Punkte ebenfalls geprüft und bei Bedarf einberechnet worden sind, ist die Gehaltsabrechnung fertig erstellt und der Auszahlungsbetrag, der dem jeweiligen Mitarbeiter überwiesen wird, steht fest.

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