Dr. Robert Mayr, Vorsitzender des Vorstands, DATEV eG

Strategische Ausrichtung und Entwicklung der DATEV

Rede anlässlich der DATEV-Jahrespressekonferenz 2017
Nürnberg, 7. Juli 2017

(es gilt das gesprochene Wort)

Digitale Transformation bei DATEV

Vorspann: Film „Digitalisierung heute und morgen“

Zukunftsmusik? Science-Fiction? Bis Buchführung so automatisiert ist wie hier gezeigt, dauert es vermutlich noch etwas: Wie soll eine Maschine die Inhalte einer Rechnung erfassen, interpretieren und dann korrekt verbuchen? Vor ein paar Jahren hätten wir das noch für Science-Fiction gehalten. Heute wissen wir, dass es möglich ist. Die Frage ist nur noch: Wann? Und glauben Sie mir, es wird schneller gehen, als wir alle glauben.

Aber damit erstmal zurück zum Hier und Heute: Herzlich willkommen zur DATEV-Jahrespressekonferenz 2017 und Danke, dass Sie so zahlreich erschienen sind.

Vor einem Jahr habe ich Ihnen mit „DATEV 2025“ die strategischen Leitplanken für unsere Produktentwicklung in den kommenden Jahren vorgestellt: Wohin wollen wir uns entwickeln, worauf sollten wir uns einstellen. Im Kern geht es darum, dass wir unsere Mitglieder und Kunden aktiv durch die digitale Transformation begleiten - und sie bei der Digitalisierung, Vernetzung und Automatisierung von kaufmännischen, personalwirtschaftlichen und deklaratorischen Prozessen unterstützen.

Digitalisierung von Prozessen in der Cloud

Mit Digitalisierung ist gemeint, dass Daten und Prozesse in der Cloud verfügbar gemacht werden. Dies bildet die Basis, um sie über verschiedene Systeme und Partner hinweg zu vernetzen und Routineaufgaben zu automatisieren. Dies verändert die Berufsstände genauso wie uns selbst mit zunehmender Geschwindigkeit. Entlang dieser fünf Eckpunkte möchte ich Ihnen in den nächsten Minuten unsere Entwicklung des vergangenen Jahres skizzieren.

Wenn wir von digitaler Transformation sprechen, dann kümmern wir uns vor allem um die betriebswirtschaftlichen Prozesse. Zentraler Baustein hierfür ist die Cloud. Sie ist die zentrale Plattform für alle relevanten Daten und Prozesse, so dass diese überall dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden.

Ein gutes Beispiel, wie positiv sich die Cloud-Nutzung entwickelt, ist DATEV Unternehmen online: Damit können die Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle medienbruchfrei abwickeln und die Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater digitalisieren.

Die Steigerung der Nutzung zeigt, dass auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen die Digitalisierung Fahrt aufnimmt: Über 94.000 Unternehmen vertrauen heute tagtäglich auf diese Plattform. Im meistgenutzten Modul Belege online sind bereits gut 194.000 jahresübergreifende Mandantenbestände gespeichert. Allein in den vergangenen zwölf Monaten sind etwa 52.000 Bestände hinzugekommen. Wir entwickeln die Plattform kontinuierlich weiter. Für nächstes Jahr steht eine browserunabhängige Nutzung von DATEV Unternehmen online auf dem Fahrplan.

Je schneller die Daten in die Cloud gelangen, desto reibungsloser funktioniert auch die Zusammenarbeit, desto aktueller können Auswertungen erstellt werden. Daher wollen wir die Erfassung und das Hochladen so einfach wie möglich machen. Die Nutzer sollen eine Vielfalt an Zugriffsmöglichkeiten auf Daten und Prozesse in der Cloud haben.

Sie kennen das sicherlich: Tankbelege, Quittungen und Rechnungen von Geschäftsessen stapeln sich oft genug im Handschuhfach oder geraten auf dem Schreibtisch in Vergessenheit. Da können schon mal Wochen ins Land gehen, bis die Auslagen verbucht und abgerechnet sind. Mit Scan-Apps wie unserem DATEV Upload mobil und weiteren Lösungen von Partnern bieten wir eine komfortable Alternative: Mit dem Smartphone können die Nutzer ein Foto des Belegs machen und über eine gesicherte Verbindung in unsere Cloud hochladen. Rechnungen werden so direkt in die digitale Belegverwaltung übernommen.

Auch für die Cloud-Plattform DATEV Arbeitnehmer online haben wir in den letzten Monaten eine Neuerung herausgebracht. Vor allem Dienstreisende werden sich freuen: Wir alle wissen aus leidvoller Erfahrung, dass eine Dienstreise mit der Rückkehr an den Schreibtisch längst nicht abgeschlossen ist. Es folgt die nachträgliche Erfassung der Reisedaten mit Abfahrts- und Ankunftszeiten, Übernachtungen, Verpflegungspauschalen usw. Und weil das unter Umständen schon einige Tage her ist, fällt die Rekonstruktion der genauen Daten nicht immer leicht. Mit dem Modul „Meine Reisen“ erfassen Mitarbeiter jederzeit und überall ihre Reisedaten. Sobald die Daten der Reise vollständig sind, leitet sie der Reisende an die Abrechnungsstelle weiter. Diese erstellt anschließend die Reisekostenabrechnung.

Auch Wirtschaftsprüfer müssen damit zurechtkommen, dass sie im Rahmen ihrer Prüfaufträge umfangreiche Dokumentationen erstellen, die sie später in ihre Prüfungsakten mühsam integrieren müssen. Sie fotografieren Anlagen, nehmen Gespräche auf und erstellen Notizen. Mit unserer App DATEV Abschlussprüfung mobil haben wir hierfür eine Lösung geschaffen, mit der sie all dies auf ihrem Tablet oder Smartphone machen können. Doch nicht nur dies: Die App erlaubt es, die Prüfungsnachweise über eine gesicherte Verbindung in das DATEV-Rechenzentrum zu laden, so dass sie später von dort in die elektronische Prüfungsakte eingefügt werden können. Die App funktioniert auch offline, beispielsweise wenn Anlagen in abgeschirmten Produktionshallen oder Kellerräumen erfasst werden müssen.

Vernetzung von Prozessen über Systeme und Partner hinweg

Die Cloud ist aber nur ein erster Schritt. Um die Daten effizient nutzen und Prozesse vereinfachen zu können, müssen wir die Vernetzung zwischen Steuerberatern, Mandanten und Dritten weiter vorantreiben. Das gilt z.B. für den Austausch digitaler Rechnungen, Meldungen an Behörden und Institutionen, die Weiterverarbeitung von Kontobewegungen, die Prozesse rund um die Steuerdeklaration und vieles mehr. Hier waren wir mit unserem Rechenzentrum schon in der Vergangenheit stark und bauen dieses Prozess-Know-how konsequent weiter aus.

Die medienbruchfreie Vernetzung solcher Abläufe braucht einheitliche Schnittstellen und Formate. Für eine lange Zeit werden wir aber leider noch in einer eher hybriden Datenwelt unterwegs sein, das heißt in einer Welt, in der eine babylonische Formatvielfalt herrscht, vom Papierausdruck über PDFs bis zu strukturierten Daten etwa im XML-Format.

Hier möchte ich auch kurz den maschinenlesbaren Rechnungsstandard ZUGFeRD nennen, bei dem die Inhalte der PDF-Rechnung zusätzlich strukturiert im XML-Format beigefügt sind. Leider wird ZUGFeRD noch viel zu wenig verwendet.

Aber die Zahlen aus unserem Rechenzentrum stimmen mich hoffnungsfroh: Die Nutzung nimmt langsam aber sicher Fahrt auf. Derzeit sind allein in unserem Rechenzentrum fast 450.000 Belege von etwa 7.000 Unternehmen gespeichert. Monatlich kommen mehr als 35.000 Belege und rund 500 Bestände hinzu.

Eine weitere Lösung, die Kanzleien und Unternehmen den Austausch von Daten mit Dritten erleichtert, ist unsere Plattform DATEV SmartTransfer. Sie ermöglicht den unkomplizierten Austausch von Dokumenten zwischen Geschäftspartnern, die mit unterschiedlichen Ausgangs- und Eingangsformaten arbeiten. Mit DATEV SmartTransfer werden die Dokumente des Absenders automatisch in das Wunschformat des Empfängers konvertiert. Derzeit können über 200 verschiedene Datenformate inklusive dem klassischen Papierbrief verarbeitet werden. Eingehende Belege lassen sich zusätzlich prüfen, vorkontieren und freigeben sowie direkt aus dem Portal an das schon erwähnte DATEV Unternehmen online übergeben. Das ist zwar noch keine wirkliche Medienbruchfreiheit, fühlt sich für die Anwender aber so an. Über das Portal wickeln derzeit rund 7.000 Unternehmen etwa 75.000 Transaktionen im Monat ab. Der Transfer ist dabei nicht auf DATEV-Anwender beschränkt. DATEV SmartTransfer ist Teil eines internationalen Netzwerks vergleichbarer Portale.

DATEV-SmartTransfer ist ein schönes Beispiel dafür, wie wir uns nicht nur den technischen Herausforderungen der digitalen Vernetzung stellen. Denn mindestens genauso wichtig ist uns der Aufbau eines Ökosystems, in dem die verschiedenen Partner ihre Kompetenzen wie Puzzlesteine zu einem größeren Ganzen zum Wohle des Kunden verbinden. Wenn wir Software-Hersteller die überall diskutierte Digitalisierung konsequent zu Ende denken, dann müssen wir medienbruchfreie Prozessketten über alle betriebswirtschaftlichen, kaufmännischen und deklaratorischen Systeme hinweg schaffen. Für uns steckt dahinter ein echter Paradigmenwechsel: Wo es früher darum ging, sich gegenseitig voneinander abzugrenzen, da streben wir heute Kooperationen an.

Um den unterschiedlichen Wünschen und Marktentwicklungen in den ganz unterschiedlichen Branchen der DATEV-Anwender besser gerecht zu werden, öffnet DATEV sich noch stärker für Partner und geht aktiv auf sie zu. Zur CeBIT 2016 haben wir den DATEV-Marktplatz für Schnittstellen-Partner geöffnet und DATEVconnect online freigegeben. Die Schnittstellen-Partner haben eine große Dynamik im Marktaplatz ausgelöst: Von den rund 50 neuen Partnern, die bis heute hinzugekommen sind, sind 36 aus der Kategorie Schnittstellen-Partner. Insgesamt hat sich damit die Zahl der Partner im Marktplatz auf 80 mehr als verdoppelt. Bei der Aufnahme neuer Programme verfolgen wir unter anderem das Ziel, immer mehr Branchen ein attraktives Angebot zu machen. Die Vielfalt an branchenspezifischen Lösungen hat deutlich zugenommen: Mittlerweile gibt es beispielsweise Angebote für e-Commerce-Anbieter, Apotheken oder Bestatter. Die Partner ergänzen unser Portfolio zudem mit Lösungen und Schnittstellen für unterschiedlichste Prozesse wie Arbeitszeiterfassung, Inventur und elektronische Ausfuhrerklärungen bei Mandanten.

Automatisierung von Routineaufgaben

Mit unseren Lösungen für Cloud-basierte Zusammenarbeit und der Vernetzung von Prozessen schaffen wir die Basis für das Thema, das in Zukunft die digitale Transformation noch mehr beschleunigen wird: Automatisierung. Allerdings möchte ich hier gleich vorwegschicken: Keiner sollte auf einen Startschuss warten – der ist längst gefallen. Denken Sie nur an die Entwicklungen, die schon im privaten Bereich um sich greifen. Smart-Home-Anwendungen sind in vielfältiger Form heute bereits im Markt etabliert, und mit Alexa hat Amazon das Thema Sprachsteuerung zig-tausendfach in die Wohnzimmer gebracht.

Aber auch in unserem direkten Umfeld tut sich viel. Ein Beispiel aus unserem Haus: Mit unserer Software Juristische Textanalyse bieten wir Anwaltskanzleien eine semantische Analysefunktion, die selbständig u.a. Normen, Fundstellen, Adressen und Ortsangaben zu einem beliebigen maschinenlesbaren Dokument erkennt und markiert. Sie können sich dies gerne im Foyer vorführen lassen.

Ähnliche Beispiele für automatisierte Teilprozesse gibt es viele. In Amerika mischt gerade Robo Ross die Anwaltsbranche auf: Es handelt sich um einen Computer-Anwalt, der neben über die Dokumentenanalyse hinaus bereits simple Fälle bearbeitet. Das Beispiel zeigt: Da geht noch viel mehr.

Spannend wird es zum Beispiel, wenn diese Teilprozesse miteinander durchgängig verknüpft und mit selbstlernenden Maschinen kombiniert werden. Sie erinnern sich an den Film zu Beginn der Pressekonferenz. Es ging um Künstliche Intelligenz und Automatisierung von Buchungen. Darauf möchte ich nochmal zurückkommen.

Wir haben eine Machbarkeitsstudie durchgeführt, um die Möglichkeiten für die Automatisierung der Finanzbuchführung auf Basis von künstlicher Intelligenz zu durchdenken und auszuprobieren. Wir erreichen heute, bei einem recht überschaubaren Bestand an Testdaten, eine Trefferquote von über 90 Prozent korrekter Sachkontenzuordnungen. Wenn man die Fehlentscheidungen prüft, dann treten sie immer dann auf, wenn für einen bestimmten Buchungsfall zu wenig Historie vorhanden ist. Je größer also die Datengrundlage ist, desto besser entwickelt sich das System selbst weiter. Klar ist aber auch, dass wir solche Datenanalysen nur im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorschriften machen können und werden. Die Einhaltung der geltenden Regelungen, ab Mai 2018 dann vor allem der neuen Datenschutzgrundverordnung, ist für uns unabdingbare Voraussetzung. Nur wenn dies gewährleistet ist, können wir das Wissen aller Einzelnen zum Mehrwert für alle erschließen.

Diese Machbarkeitsstudie ist ein Kernprojekt für die Umsetzung der in DATEV 2025 beschriebenen Perspektiven. Es ist sowohl für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz wie auch von Big Data enorm wichtig. Und es wird am Ende dazu führen, dass viele Routineaufgaben, die heute zeitraubend sind, im Hintergrund automatisiert ablaufen.

Veränderungsdruck im Berufsstand ist hoch

Die Digitale Transformation hat heute schon deutlich sichtbare Auswirkungen auf die steuerberatenden Berufsstände. Man braucht nicht weit zu suchen, um zu erkennen, wie sehr sie die Regeln bricht: Brockhaus zum Beispiel. Binnen weniger Jahre wurde das einstige Flaggschiff des deutschen Bildungsbürgertums von der Crowd – genauer: Wikipedia – regelrecht überrollt.

Wir überlegen gemeinsam mit unseren Mitgliedern intensiv, wie wir die digitale Transformation für die Berufsstände nutzen können, um neue Umsatzpotenziale zu erschließen. Wie wir neue Beratungsleistungen entwickeln können, beispielsweise basierend auf durchgehend digitalisierten Workflows. Auch die Erschließung neuer Zielgruppen und diskutieren wir in der Genossenschaft. Dabei geht es bis hin zu Szenarien, die sich an nicht vom Steuerberater beratene Personen richten.

Immer wieder treibt uns dabei die Frage um: Ist die Veränderungsnotwendigkeit wirklich bei den steuerberatenden Berufsständen angekommen? Wie ist die diesbezügliche Wahrnehmung?

Wir haben deswegen unseren „DATEV-Branchenbarometer für Steuerberater“ ins Leben gerufen. Analog zum Geschäftsklimaindex des ifo-Instituts befragen wir die Steuerberater zur aktuellen wirtschaftlichen Lage und ihren Erwartungen für die nächsten Monate – allerdings nur drei Mal im Jahr. Daraus bilden wir einen Index auf einer Skala von 0-200, wobei der Mittelwert 100 ein neutrales Geschäftsklima ausdrückt. Die Werte liegen seit Beginn im positiven Bereich über 120 Punkten. Die ganz frisch vorliegenden Werte sind sogar leicht angestiegen auf 124,7 Punkte. Im Vergleich zum ifo-Index bewegen sich die Steuerberater damit auf einem vergleichbar positiven Kurs.

Kurzum: Den Steuerberatern geht es gut. Vor dem Hintergrund der Veränderungsnotwendigkeit vielleicht sogar zu gut. Ich kann den Kanzleien nur empfehlen, die aktuell positive Lage zu nutzen, um sich auf die digitale Transformation vorzubereiten - und sich zu überlegen, wie sie davon profitieren wollen.

Wir gehen davon aus, dass in Zukunft die klassischen Tätigkeitsfelder wie Deklaration sowie Finanz- und Lohnbuchführung durch fortschreitende Automatisierung eine geringere Relevanz in der Wertschöpfungskette der Unternehmen und somit für das Honorarpotenzial der Kanzleien haben werden. Das Automatisierungspotenzial in diesen Bereichen ist groß. Doch was kommt dann?

Wenn wir aktuelle Entwicklungen im Markt, beim Gesetzgeber und innerhalb der Kanzleien ansehen, so wage ich die Prognose, dass es zu einer deutlichen Ausdifferenzierung von Kanzleiprofilen kommen wird. Es wird sicherlich noch Kanzleien geben, die ihren Hauptumsatz mit den klassischen Aufgaben wie Deklaration, Buchführung und Lohn machen, dann aber hochgradig automatisiert. Die meisten werden sich aber andere Beratungsfelder suchen müssen.

Diese werden in vielfältigen Beratungsfeldern liegen, die sich auch für Spezialisierungen anbieten. Ich denke da beispielsweise an die Compliance-Beratung. Wir sehen heute bereits, wie groß die Unsicherheiten in Verbindung mit gesetzlichen Neuregelungen bei vielen Unternehmen sind. Denken Sie nur an die Verunsicherung vieler Unternehmen hinsichtlich der Vorgaben aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) oder zuletzt auch die verschärften Vorschriften zur Verhinderung von Manipulationen bei Kassensystemen. Und der Gesetzgeber wird nachlegen, das ist gewiss. Die Frage, wie das technisch Machbare auch rechtskonform eingesetzt werden kann, wird hier zu einem großen Bedarfsanstieg führen.

Im Bereich der zahlennahen betriebswirtschaftlichen Beratung sehe ich vielfältige datenbasierte Geschäftsmodelle, beispielsweise zur Liquidität auf Basis der Analyse tagesaktueller Buchungen. Auch Outsourcing-Dienstleistungen für betriebswirtschaftliche und personalbezogene Prozesse werden sich herausbilden und eng mit den unternehmensinternen Systemen und Abläufen der Mandanten verzahnen.

Transformation bei DATEV

Die Veränderungen, die wir im Berufsstand anmahnen, betreffen natürlich auch uns selbst. Wir müssen uns selbst genauso damit beschäftigen, und wir tun das auch sehr intensiv. Wir merken die Auswirkungen der Transformation unter anderem im Recruiting, in den Anforderungen der Mitarbeiter an ihren Arbeitgeber, in den Projektstrukturen und dabei, wie Innovation gelebt wird. Und: So wie sich der Rhythmus von Technologieinnovationen immer weiter beschleunigt, so geht es auch mit den Herausforderungen in der Softwareentwicklung, im Service, im Außendienst.

Deswegen haben wir mit Prof. Dr. Christian Bär einen Chief Digital Officer auf Geschäftsleitungsebene installiert, der für die Koordination all dieser Themen verantwortlich ist. Und gleichzeitig haben wir unter Dr. Lars Meyer-Pries, seit Herbst 2016 Mitglied der Geschäftsleitung, die Strategieabteilung, Marktbeobachtung und Entwicklung von Innovationsthemen gebündelt. Beide arbeiten mit ihren Teams für das gleiche Ziel: die digitale Transformation in der DATEV zu gestalten und ihre Chancen für das Unternehmen zu nutzen.

Außerdem haben wir das DATEV-Lab gegründet. Ziel dieses Labs ist es, nicht einfach nur unsere Produkte inkrementell weiterzuentwickeln. Es soll den Finger am Puls der digitalen Entwicklung haben. Mit dem Lab verfolgen wir daher verschiedene Ziele: Es ist Treiber für radikale Ideen - wir greifen Ideen schnell auf, analysieren sie und setzen diese prototypisch um – Scheitern ist erlaubt. Dabei arbeiten wir in interdisziplinären Teams: Indem wir dafür Mitarbeiter aus allen Bereichen des Unternehmens befristet aus dem Tagesgeschäft herausholen, regen wir den Austausch an und durchbrechen gedankliche Barrieren. Gleichzeitig suchen wir die Zusammenarbeit mit Startups, Hochschulen und Forschungseinheiten, um uns noch stärker zu vernetzen und Input von außen zu holen.

Hier entwickeln wir Konzeptstudien für die Entwicklungen in der Zukunft, machen Ideen-Pitches und forschen u.a. auch am Thema Blockchain. Auch wenn wir – zusammen mit der ganzen Branche - hier noch ganz am Anfang der Forschung stehen. Wir sehen aber, dass darin viel Potenzial steckt.

Wenn ich sage, wir wollen die digitale Transformation gestalten und nutzen, dann heißt das auch, dass wir uns als Arbeitgeber darauf einstellen müssen. Wir sind ein attraktiver Arbeitgeber – und wir wollen es auch künftig bleiben.

Schon immer haben wir unseren Mitarbeitern viel Raum zum Gestalten gegeben. Doch mit der aktuellen Transformation erleben wir, dass dieser Gestaltungsfreiraum auf allen Ebenen intensiver gelebt wird denn je. Ich sehe eine große Bereitschaft, neue Wege zu gehen – und somit unsere Innovationskraft zu stärken. Die Art und Weise, wie dies nicht einfach von oben verordnet, sondern von den Mitarbeitern getragen wird, ist für mich täglich aufs Neue beeindruckend.

Ich möchte Ihnen dies an einem Beispiel aus unserer Softwareentwicklung zeigen: Vor vier Jahren hat eine Handvoll Entwickler die Software Craftsmanship Community @ DATEV gegründet. Sie wollten bestimmte Qualitätsprinzipien, abgeleitet aus den Werten des „guten alten Handwerks“, auf die Softwareentwicklung übertragen. Entstanden ist ein Netzwerk, in dem sich inzwischen über 300 Entwickler engagieren, sich gegenseitig helfen und voneinander lernen. Mittlerweile hat sie einen Prozess in Gang gesetzt, in dem ein Konsens über ein einheitliches Vorgehen bei der Programmierung definiert werden soll. Die Resonanz ist sehr positiv, vor allem, weil jeder Verantwortung übernehmen kann. Und genau das ist es, was ich meine, wenn ich davon spreche, dass die Neuerungen nicht von oben verordnet, sondern von den Mitarbeitern getragen werden.

Das funktioniert jedoch nur, wenn alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, konstruktiv mit den Herausforderungen und Chancen der digitalen Transformation umzugehen, sich das notwendige Wissen anzueignen – egal ob sie jung oder alt sind. Neben entsprechenden Wissens- und Schulungsangeboten gehört dazu auch, ihnen in ihrer jeweiligen Lebenssituation optimale Rahmenbedingungen zu bieten, um die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu verbessern. Mit der regelmäßigen Zertifizierung durch den audit berufundfamilie entwickeln wir uns stetig weiter. Erst kürzlich haben wir zusammen mit bundesweit 18 anderen Arbeitgebern die fünfte Zertifizierungsrunde abgeschlossen. Ein Beispiel dafür ist die Einführung einer flexiblen Sabatical-Regelung, die Mitarbeiter beispielsweise für einen längeren Urlaub, die Pflege von Angehörigen oder zur Prüfungsvorbereitung bei nebenberuflichen Weiterbildungen nutzen können.

Soweit zu dem, was wir im letzten Jahr angestoßen und erreicht haben.

Wie Ihnen Diana Windmeißer gleich ausführlicher anhand der Zahlen berichten wird, können wir hier auf einer erfolgreichen wirtschaftlichen Position aufbauen. Dies bietet die Basis für vielfältige Innovationsinitiativen, mit denen wir uns für die Zukunft rüsten. Daher erwarten wir - so wie im letzten Jahr auch - auch in diesem Jahr wieder ein Umsatzwachstum, das deutlich über der Prognose für den IT-Markt liegen wird.

Vielen Dank.