DATEV - eine Erfolgsgeschichte

Die DATEV eG ist der drittgrößte Anbieter für Business-Software in Deutschland ( IDC-Ranking 2020 ) und einer der großen europäischen IT-Dienstleister. Gegründet 1966, hat die Genossenschaft des steuerberatenden Berufsstandes im Geschäftsjahr 2020 einen Umsatz von 1,16 Milliarden Euro erzielt. Das Unternehmen mit Sitz in Nürnberg stellt mit Software, Cloud-Lösungen und Know-how die Basis bereit für die digitale Zusammenarbeit zwischen dem Mittelstand und den steuerlichen Beraterinnen und Beratern, die sich um die betriebswirtschaftlichen Belange der Betriebe kümmern. Über diese Community unterstützt DATEV insgesamt 2,5 Millionen Unternehmen, Selbstständige, Kommunen, Vereine und Institutionen. Mit mehr als 8.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern begleitet das Unternehmen rund 444.000 Kunden als partnerschaftlicher Lotse durch die Digitalisierung ihrer kaufmännischen Prozesse. Datenschutz, Datensicherheit und steuerliche Compliance haben dabei höchste Priorität.

Eine Nürnberger IT-Erfolgsgeschichte

Der Grundstein für diesen Erfolg wurde schon bei der Gründung im Februar 1966 gelegt. In der Mitte der 1960er Jahre führten das rapide Wirtschaftswachstum und die bevorstehende Einführung der Mehrwertsteuer dazu, dass viele Unternehmen die Buchführung an ihre steuerlichen Berater auslagerten. Die Kanzleien der Steuerberater standen somit vor einer Flut arbeitsintensiver Aufträge, hatten aber auf einem leergefegten Arbeitsmarkt Probleme, die erforderlichen Fachkräfte zu finden. In dieser Situation entstand die Idee, die damals ganz neuen Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung zu nutzen. Allerdings waren die entsprechenden Anlagen für die meisten Kanzleien zu teuer, und bestehende Rechenzentren waren zu wenig auf die spezifischen Bedürfnisse der Steuerberater ausgerichtet. Was die Möglichkeiten der einzelnen Kanzleien überstieg, schafften viele gemeinsam: So schlossen sich am 14. Februar 1966 65 Steuerbevollmächtigte aus dem Kammerbezirk Nürnberg zu einer Genossenschaft zusammen, um die neuen Möglichkeiten der EDV zu nutzen. Dies war die Geburtsstunde der DATEV, die bereits damals aus der Notwendigkeit zur Digitalisierung heraus entstand.

Treiber der Digitalisierung

Die Digitalisierung hat eine gewaltige gesellschaftliche und wirtschaftliche Änderungsdynamik ausgelöst. Mit der digitalen Ausgestaltung von Geschäftsprozessen und der Vernetzung verschiedener Akteure hat DATEV sich von Anfang beschäftigt. Schon bei ihrer Gründung 1966 ging es darum, mit Hilfe elektronischer Möglichkeiten neue Herausforderungen zu bewältigen, gleichzeitig aber auch die Chancen zu nutzen, die die Technik darüber hinaus bot. So spielt für die Genossenschaft unter anderem die Digitalisierung von betriebswirtschaftlichen Prozessen eine zentrale Rolle. Mehr als 310.000 Unternehmer nutzen beispielsweise mittlerweile DATEV Unternehmen online. Die Cloud-Anwendung unterstützt Kanzleien und deren Mandanten bei der Abwicklung kaufmännischer Abläufe mit einem durchgängig digitalen Prozess. Die Online-Belegarchivierung kann sogar rund 730.000 Anwender verzeichnen. Darüber können digitale Belege und elektronische Rechnungen online ins DATEV Rechenzentrum gesendet, dort gespeichert, ausgelesen und direkt elektronisch weiterverarbeitet werden.

Vernetzung, Partnering und Plattformökonomie

Die Digitalisierung und Vernetzung ihrer kaufmännischen Prozesse ist für die Unternehmen eine der zentralen Digitalisierungsaufgaben, denn davon profitieren alle Branchen gleichermaßen. Basis dafür ist eine übergreifende Systemlandschaft, denn im Zuge der Digitalisierung rücken die Prozessketten immer enger zusammen. Die Daten, die für bestimmte Prozessschritte benötigt werden, sind heute in der Regel in Vorsystemen bereits digital erfasst oder in vielen Fällen sogar erzeugt worden. Unterschiedliche Datenquellen und Systeme müssen zusammenarbeiten, um die Prozesse in Gänze abzubilden. Solche Systeme verzahnt DATEV für die Anwender komfortabel mit den eigenen Lösungen. Die DATEV-Softwarelösungen, Cloud-Dienste und integrativen Plattformen betrachtet das Unternehmen als DATEV-Ökosystem, das möglichst offen gestaltet sein soll und für das viele Partner gewonnen werden sollen. Branchen- und kundenspezifische, heterogene Softwarelösungen werden so an die DATEV-Plattform angebunden. Für die Anwender ergibt sich daraus eine medienbruchfreie Verlängerung der Prozesskette, die durchgängig abbildbar wird. So wird der Workflow innerhalb der Unternehmen, aber auch zwischen den Unternehmen und unseren Mitgliedern, den Steuerberatungskanzleien, auf breiter Basis optimiert.

Neben der Verbesserung von Prozessen in der Wirtschaft treibt DATEV und auch die Abläufe zwischen Wirtschaft und Staat voran und erschließt damit für alle Beteiligten Effizienzgewinne. Das DATEV-Rechenzentrum fungiert dabei als zentrale Datendrehscheibe. Im Zentrum steht für die Genossenschaft die Zusammenarbeit zwischen den steuerlichen Beratern und deren Mandanten, doch werden über das Rechenzentrum auch weitere Marktteilnehmer miteinander vernetzt: Dies schließt auch staatliche Institutionen mit ein, die im Zuge des E-Governments an der digitalen Vernetzung beteiligt sind. So werden heute über das DATEV-Rechenzentrum nicht nur Daten zwischen Steuerberatern und Mandanten ausgetauscht, sondern darüber hinaus auch mit über 200 Institutionen wie Finanzverwaltungen, Sozialversicherungsträgern, Krankenkassen, Banken, Berufsgenossenschaften oder statistischen Ämtern.

Am Puls der technischen Entwicklung: KI

Im Büroalltag wird künstliche Intelligenz (KI) dem Menschen in absehbarer Zeit Routinetätigkeiten abnehmen. DATEV arbeitet daran, mit Hilfe von KI-Technologie Automatisierungsservices für die Finanzbuchführung bereitzustellen. Die selbst lernenden Systeme sollen auch komplizierte Muster identifizieren und sich kontinuierlich selbst verbessern. Als erster dieser Services ist derzeit der Automatisierungsservice Rechnungen verfügbar. Die Software ist in der Lage eigenständig zu erkennen, nach welchen Mustern im Regelfall gebucht wird, und kann diese Systematik auf neue Sachverhalte anwenden. Dazu kombiniert sie alle verfügbaren Informationen und macht einen Buchungsvorschlag. Ganz ohne den Menschen wird die Buchführung aber in den kommenden Jahren noch nicht auskommen. Zunächst ist noch ein sachkundiger Blick nötig, der die Korrektheit des Buchungsvorschlags prüft, und diese bestätigt oder Korrekturen vornimmt. Mittelfristig hat die Lösung aber in jedem Fall das Potenzial einen enormen Effizienzgewinn in der Buchführung zu realisieren.

Blockchain in kaufmännischen Prozessen

Gemeinsam mit der Deutschen Telekom und deren Tochter T-Systems Multimedia Solutions sowie der Otto Group IT und dem Logistikdienstleister Hermes forscht DATEV an einer Blockchain-Plattform zur Automatisierung von Supply-Chains. Das gemeinsame Projekt BIZZBLOXX zielt darauf ab, Mittelständlern und deren steuerlichen Beratern die Abwicklung des E-Commerce Geschäfts auf einer dezentralen Plattformumgebung zu ermöglichen – von der Vertragsanbahnung über den Versand bis hin zu den kaufmännischen Aspekten des Vorgangs. Alle Einzelschritte werden dabei automatisch manipulationssicher dokumentiert. In einer ersten Version haben DATEV und T-Systems ein Proof of Concept entwickelt, mit dem regulatorisch notwendige Dokumente, wie beispielsweise Lieferscheine oder Rechnungen, vom System automatisch erzeugt und prüfungsrelevante Sachverhalte revisionssicher digital vorgehalten werden.

Fokus auf Sicherheit und Datenschutz

Die Vorteile der Digitalisierung können nur dann sinnvoll genutzt werden, wenn digitale Prozesse sicher ablaufen. IT-Sicherheit und Datenschutz spielen im Bewusstsein der Öffentlichkeit erst seit einigen Jahren eine wichtige Rolle, für DATEV gehörten diese Themen von Anfang an zu den Kernaufgaben. DATEV hat jahrzehntelange Erfahrung im Umgang mit vertraulichen, sensiblen Daten. Es war ihr immer bewusst, dass digitale Lösungen zwar erhebliche Vorteile bringen können, aber auch mit erheblichen Sicherheitsrisiken verbunden sind. Für die Genossenschaft genießt das Thema höchste Priorität, ist gewissermaßen Teil ihrer Identität. Sie hat sich damit bei ihren Mitgliedern und deren Mandanten eine Vertrauensbasis erarbeitet, die es jeden Tag zu bestätigen gilt. Die Bandbreite der Sicherheitsdienstleistungen reicht vom Schutz des Internet-Zugangs sowie von Rechnern und Netzwerken über die Datensicherung und Möglichkeiten zur sicheren Nutzung mobiler Arbeitsmittel bis hin zu differenzierten Beratungsleistungen.

Nachhaltigkeit als Prämisse

Nachhaltiges, genossenschaftliches Wirtschaften, Digitalisierung, Sicherheit und damit Verbesserung der Prozesse auch bei den Mandanten der Mitglieder – mit diesen zentralen Themen hat die DATEV schon vor Jahrzehnten ihre Schwerpunkte gesetzt. Heute bedeutet dies, die Kunden in der digitalen Transformation aktiv zu unterstützen, ihnen eine Plattform zu bieten, die medienbruchfreie digitale Arbeitsprozesse und Kollaboration in komplexen Strukturen ermöglicht.

Gemeinsam zum Erfolg

Die DATEV verkörperte von Anfang an den Community-Gedanken - zu einer Zeit, in der weder der Begriff bekannt noch Gegenstand öffentlicher Diskussionen war. In diesem Sinne war die DATEV ihrer Zeit voraus. Die genossenschaftliche Rechts- und Wirtschaftsform ermöglicht in besonderer Weise ein nachhaltiges unternehmerisches Handeln. Sie verpflichtet DATEV, den langfristigen Erfolg der Mitglieder in den Mittelpunkt zu stellen – dies ist ihr Daseinszweck, nicht der wirtschaftliche Erfolg des genossenschaftlichen Unternehmens selbst.

Heute ist DATEV eine Gemeinschaft mit über 444.000 Kunden, für die ihre Genossenschaft ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist. Das Leistungsspektrum reicht von mehr als 200 Software-Programmen über Cloud-Dienste wie Online-Anwendungen, Datenverarbeitung und -archivierung im Rechenzentrum bis zu Outsourcingleistungen sowie Sicherheitslösungen. Beratung, Weiterbildung und Angebote zur Wissensvermittlung in Deutschland und einigen anderen europäischen Ländern runden das Angebot ab. Die Genossenschaft bietet Lösungen in den Bereichen Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern und IT-Sicherheit. Die erfolgreiche wirtschaftliche Entwicklung der Genossenschaft drückt sich in einer über Jahrzehnte hinweg nachhaltig steigenden Umsatzkurve aus.