OCR-Texterkennung mit DATEV

OCR: Begriffserklärung

OCR steht für Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung). Mittels OCR-Technologie lassen sich Wörter und Wortgruppen in digitalen Bildern – sogenannten Rastergrafiken – automatisch erkennen. Solche Rastergrafiken liefern sowohl Scanner als auch Digitalkameras. Wenn Sie ein Dokument scannen oder fotografieren und es auf den Rechner übertragen, wird es dort als Bilddatei abgelegt. Sie können es weder in einem Textprogramm bearbeiten noch nach bestimmten Begriffen durchsuchen.

An diesem Punkt kommt OCR-Software zum Einsatz: Die OCR-Technologie unterteilt die zusammenhängenden Farbflächen auf dem Bild, zerlegt sie und filtert Zeilen, Wörter und schließlich einzelne Buchstaben aus den Textpassagen heraus. Die OCR-Software löst den Buchstaben vom Wort und interpretiert ihn anhand von Musterbildern (optische Zeichenerkennung). Auf diese Weise lassen sich Textbausteine und Schriftdokumente so konvertieren, dass sie bearbeitet und durchsucht werden können. Mittels einer OCR-Software lassen sich auch Papierdokumente in die IT-Infrastruktur übertragen und dort dann archivieren, bearbeiten und anhand von Schlagwörtern schnell auffinden. So sind Sie gegenüber Ihren Mandanten schnell auskunftsfähig und müssen nicht mühsam einzelne Dokumente öffnen.

Automatische Texterkennung mit OCR für Kanzleien

Bescheide, Verträge und Rechnungen verursachen in Betrieben eine immense Papierflut. Um all diese Unterlagen zu sortieren und zu archivieren, bedarf es erheblicher Platz- und Zeitressourcen. Immer mehr Kanzleien gehen aus diesem Grund dazu über, die Prozesse zu digitalisieren, indem sie Dokumenten-Management-Systeme in ihre IT-Infrastruktur implementieren. Dank intelligenter Software-Lösungen mit integrierter Optical Character Recognition funktioniert das Dokumenten-Management sehr effizient. Anhand eines Dokumentent-Management-Systems ist ist weniger Platz zur Aufbewahrung von Papierdokumenten, Ordnern und Akten erforderlich, zudem werden Ihre Arbeitsprozesse digitalisiert, optimiert und verschlankt. Für Ihre Kanzlei ergeben sich daraus folgende Anwendungsmöglichkeiten für ein Dokumenten-Management-System mit OCR-Volltexterkennung:

• Sie digitalisieren gedruckte Dokumente wie Bescheide, Belege, Verträge oder Angebote und legen diese – ebenso wie bereits digital vorliegende Dokumente – zentral in Ihrem Dokumenten-Management-System ab.

• Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können schnell und einfach auf alle zentralen Dokumente zugreifen – egal, wann oder wo sie sich gerade befinden. Zudem entfällt die die zeitaufwendige Suche nach Dokumenten in Aktenordnern und anderen Ablagen.

• Mit der OCR-Volltexterkennung ist die Dokumentensuche in allen Dateiformaten wie zum Beispiel Bilddateien, PDF-Dateien oder Word-Dateien anhand von Schlagworten und Suchbegriffen über den gesamten Dokumentenbestand möglich. Auch Zahlenfolgen interpretiert die OCR-Volltexterkennung zuverlässig, sodass Sie Rechnungen komfortabel über Eingabe der jeweiligen Rechnungsnummer finden.

So sparen Sie effektiv Zeit bei der Suche nach Dokumenten und sind beispielsweise bei Mandantenanfragen schnell auskunftsfähig.

Automatische Texterkennung mit DATEV DMS und der integrierten OCR-Volltexterkennung

DATEV DMS ermöglicht mit der integrierten OCR-basierten Volltexterkennung eine komfortable und schnelle Dokumentenrecherche im gesamten DATEV DMS Dokumentenbestand.

Dabei erkennt die OCR-Volltexterkennung automatisch die Inhalte von allen in DATEV DMS gespeicherten Dokumenten und ermöglicht somit eine Volltextsuche in diesen Dokumenten. Dabei wird auch die Volltextsuche nach Inhalten in Bilddateien (JPEG, TIFF etc.), PDF-Dokumenten und Microsoft-Office-Dokumenten ermöglicht und vereinfacht – auch in gescannten Bilddateien.

Die eingegebenen Suchbegriffe markiert das Programm in Bilddateien und PDF-Dokumenten bei Anzeige über den DATEV-Viewer farbig. In Office-Dokumenten ist aktuell keine Farbmarkierung möglich.

Die OCR-Volltexterkennung in DATEV DMS erkennt die Textbausteine in gescannten oder fotografierten Dateien zuverlässig, schlüsselt sie auf und legt sie anschließend in der Volltextdatenbank des Programms ab. Möchten Sie mehrere Dokumente in der Datenbank ablegen, reiht das Programm sie in eine Warteschlange ein und arbeitet sie seriell ab. Erst wenn ein Dokument in der Datenbank gespeichert ist, hat der Benutzer die Möglichkeit, es per OCR-Suche zu finden.

Kanzleimanagement leicht gemacht mit DATEV

DATEV ist einer der größten Anbieter für Kanzleimanagementlösungen in Deutschland. Mehr als 40.000 Mitglieder der Genossenschaft vertrauen auf die maßgeschneiderten Produkte aus den Kategorien Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Steuern, Kanzlei- und Unternehmensmanagement. Alle Software-Lösungen lassen sich schnell und einfach in die IT-Infrastruktur Ihrer Kanzlei implementieren, sie ermöglichen digitale und schlanke Arbeitsprozesse, damit Sie noch effizienter arbeiten können. DATEV schafft Vertrauen – daran arbeiten wir bereits seit mehr als 50 Jahren mit Erfolg.

Weitere Informationen

• DATEV DMS

• DATEV-Angebote für das Dokumenten-Management