OCR-Texterkennung mit DATEV

Elektronisches Dokumenten-Management gewinnt in Kanzleien immer mehr an Bedeutung. Mithilfe von Software-Lösungen lassen sich Papier- und digitale Dokumente mit wenigen Klicks in die IT-Infrastruktur übernehmen, archivieren und sind zentral für alle Mitarbeiter verfügbar. Dokumenten-Management-Systeme mit OCR-Volltexterkennung haben noch einen weiteren Vorteil: Dank der OCR-Technologie erkennt die Software gesuchte Schlagwörter und Wortgruppen in eingescannten Dokumenten problemlos, selbst wenn diese als Bilddateien vorliegen. Damit gehört langes Suchen nach Dokumenten der Vergangenheit an.

OCR: Begriffserklärung

OCR steht für Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung). Mittels OCR-Technologie lassen sich Wörter und Wortgruppen in digitalen Bildern – sogenannten Rastergrafiken – automatisch erkennen. Solche Rastergrafiken liefern sowohl Scanner als auch Digitalkameras. Wenn Sie ein Dokument scannen oder fotografieren und es auf den Rechner übertragen, wird es dort als Bilddatei abgelegt. Sie können es weder in einem Textprogramm bearbeiten noch nach bestimmten Begriffen durchsuchen.

An diesem Punkt kommt OCR-Software zum Einsatz: Die OCR-Technologie unterteilt die zusammenhängenden Farbflächen auf dem Bild, zerlegt sie und filtert Zeilen, Wörter und schließlich einzelne Buchstaben aus den Textpassagen heraus. Die OCR-Software löst den Buchstaben vom Wort und interpretiert ihn anhand von Musterbildern (optische Zeichenerkennung). Auf diese Weise lassen sich Textbausteine und Schriftdokumente so konvertieren, dass sie bearbeitet und durchsucht werden können. Mittels einer OCR-Software lassen sich auch Papierdokumente in die IT-Infrastruktur übertragen und dort dann archivieren, bearbeiten und anhand von Schlagwörtern schnell auffinden. So sind Sie gegenüber Ihren Mandanten schnell auskunftsfähig und müssen nicht mühsam einzelne Dokumente öffnen.

Automatische Texterkennung mit OCR für Kanzleien

In allen Betrieben verursachen Bescheide, Verträge und Rechnungen eine immense Papierflut. Um all diese Unterlagen zu sortieren und zu archivieren, bedarf es erheblicher Platz- und Zeitressourcen. Immer mehr Kanzleien gehen aus diesem Grund dazu über, die Prozesse zu digitalisieren, indem sie Dokumenten-Management-Systeme in ihre IT-Infrastruktur implementieren. Dank intelligenter Software-Lösungen mit integrierter Optical Character Recognition funktioniert das Dokumenten-Management sehr effizient. Anhand eines Dokumentent-Management-Systems ist ist weniger Platz zur Aufbewahrung von Papierdokumenten, Ordnern und Akten erforderlich, zudem werden Ihre Arbeitsprozesse digitalisiert, optimiert und verschlankt. Für Ihre Kanzlei ergeben sich daraus folgende Anwendungsmöglichkeiten von Dokumenten-Management-System mit einer OCR-Volltexterkennung:

  • Sie digitalisieren Bescheide, Belege, Verträge, Angebote, und andere digitale oder in Papierform vorliegende Dokumente und legen die Dateien zentral in Ihrem Dokumenten-Management-System ab.
  • So können alle Mitarbeiter schnell und einfach auf alle zentrale Dokumente zugreifen – egal wann oder wo sie sich gerade befinden. Zudem entfällt die die zeitaufwendige Suche nach Dokumenten in Aktenordnern und anderen Ablagen.
  • Mit der OCR-Volltexterkennung ist die Dokumentensuche in allen Dateiformaten – wie z.B. Bilddateien, PDF-Dateien, Word-Dateien – anhand von Schlagworten und Suchbegriffen über den gesamten Dokumentenbestand möglich. Auch Zahlenfolgen interpretiert die OCR-Volltexterkennung zuverlässig, sodass Sie Rechnungen komfortabel über Eingabe der jeweiligen Rechnungsnummer finden.

So sparen Sie effektiv Zeit bei der Suche von Dokumente und ermöglicht schnelle Auskunftsfähigkeit, beispielsweise bei Mandantenanfragen. Da Sie in nur wenigen Schritten die gewünschten Dokumente zum Mandanten finden.

Automatische Texterkennung mit DATEV DMS und der integrierten OCR-Volltexterkennung

DATEV DMS ermöglicht eine komfortable und schnelle Dokumentenrecherche über den gesamten DATEV DMS Dokumentenbestand mit der integrierten OCR-basierten Volltexterkennung.

Dabei erkennt DATEV DMS mit der OCR-Volltexterkennung automatisch die Inhalte von allen in DATEV DMS gespeicherten Dokumenten und ermöglicht somit eine Volltextsuche in allen Dokumenten. Dabei wird auch die Volltextsuche nach Inhalten in Bilddateien (JPEG, TIFF etc.), PDF-Dokumenten und Microsoft-Office-Dokumenten ermöglicht und vereinfacht – auch in gescannten Bilddateien.

Die eingegebenen Suchbegriffe markiert das Programm farbig. Die automatische Texterkennung funktioniert auch bei Dateien im PDF-Format – allerdings ist in ihnen, ebenso wie in Office-Dokumenten, keine Farbmarkierung möglich.

Die OCR-Volltexterkennung in DATEV DMS erkennt die Textbausteine in gescannten oder fotografierten Dateien zuverlässig, schlüsselt sie auf und legt sie anschließend in der Volltextdatenbank des Programms ab. Möchten Sie mehrere Dokumente in der Datenbank ablegen, reiht das Programm sie in eine Warteschlange ein und arbeitet sie seriell ab. Nutzer mit Administrator-Rechten können die Warteschlange einsehen und weitere Dokumente hinzufügen. Erst wenn ein Dokument in der Datenbank gespeichert ist, hat der Benutzer die Möglichkeit, es per OCR-Suche zu finden.

Kanzleimanagement leicht gemacht mit DATEV

DATEV ist einer der größten Anbieter für Kanzleimanagementlösungen in Deutschland. Mehr als 40.000 Mitglieder der Genossenschaft vertrauen auf die maßgeschneiderten Produkte aus den Kategorien Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Steuern, Kanzlei- und Unternehmensmanagement. Alle Software-Lösungen lassen sich schnell und einfach in die IT-Infrastruktur Ihrer Kanzlei implementieren, sie ermöglichen digitale und schlanke Arbeitsprozesse, damit Sie noch effizienter arbeiten können. DATEV schafft Vertrauen – daran arbeiten wir bereits seit mehr als 50 Jahren mit Erfolg.