Begeisterte Digitalisierer

Familienunternehmen sind oft über Generationen erfolgreich, weil sie ihr Geschäftsmodell nachhaltig an den stets vorhandenen Wandel anpassen – so wie die Möbel Fischer GmbH aus Herzogenaurach, die aus einem 1924 gegründeten Handwerksbetrieb entstanden ist. Für seine außergewöhnlich zielstrebigen Digitalisierungsprojekte über alle Bereiche des Unternehmens hinweg wurde das mittelständische Unternehmen mit rund 75 Angestellten nun zu einem der Digitalen Champions im bayerischen Einzelhandel gekürt.

Bereits in der vierten Generation werden bei der Möbel Fischer GmbH Möbel und Küchen geplant und vertrieben – unter dem Motto: Herzlich. Fränkisch. Nah. Im Jahr 2019 trat Franziska Fischer offiziell in die Geschäftsführung des Unternehmens ein. Doch bereits seit fünf Jahren setzt sie zusammen mit Tim Bauer, ihrem Lebenspartner, mit viel Herzblut und Kreativität ein Digitalisierungsprojekt nach dem anderen um. Mit Online-Marketing fing es an und dann wurden Schritt für Schritt weitere Projekte umgesetzt, beispielsweise die papierlose Möbel- und Küchenberatung mit Hilfe digitaler Planungstools sowie die elektronische Kaufvertragsabwicklung mit Hilfe von Tablets und PCs mit Signpads für die elektronische Unterschrift. Allein durch diese beiden Transformationen konnten Papierseiten im mittleren fünfstelligen Bereich sowie Kosten für Drucker eingespart werden.

Der Erfolg bestätigte das junge Paar und so setzten sie weitere Projekte um: eine digitale Beratungsterminvereinbarung, die so einfach und unkompliziert ist, wie es für Kunden und Mitarbeiter nur sein kann; Cloud-Telefonie mit Tablet und Headset im Verkauf und in der Auslieferung; die papierlose Auslieferung der Ware an die Kunden mithilfe einer eigens entwickelten Auslieferungs-App – und daneben noch jede Menge kleinere Projekte, die im Hintergrund vieles erleichtern und deshalb ebenfalls wichtig sind: zum Beispiel automatisierte Abwesenheitsnotizen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, digitale Lohnzettel, digitale Rechnungs-Workflows und vieles mehr.

Kunden wertschätzen die Investitionen in die Mitarbeitenden

„Digitalisierung ist bei uns einer der Begeisterungsfaktoren für unsere Mitarbeitenden sowie unsere Kundinnen und Kunden“, ist Franziska Fischer überzeugt. Der Einsatz moderner Technologien etwa bei der Beratung per Tablet und die Investition in die Ausbildung und Ausstattung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werde auch von den Kunden geschätzt. Dank der Tablets und Headsets können sich Verkäuferinnen und Verkäufer komplett frei durch die ganze Filiale bewegen, jederzeit alle Informationen, etwa zu Verfügbarkeiten und aktuellen Preisen, von überall aus abrufen und Kunden entsprechend beraten. Kaufverträge lassen sich direkt an der Ware am Tablet erfassen und unterschreiben, wodurch letztlich viel Zeit gespart wird.

Durch die geplante Auslieferungs-App werden Informationen übersichtlich gebündelt und sind stets verfügbar. Vom Monteur können bei den Kunden vor Ort Montage- und Reklamationsinformationen in Echtzeit an die Sachbearbeitung in der Filiale übermittelt und Folgeprozesse angestoßen werden. Besonders bei Auslieferungen am Freitag werden Prozesse somit um mehrere Tage beschleunigt. „In der Industrie läuft ja am Wochenende trotzdem das Band“, so Bauer. Und Geschwindigkeit wird ein immer wichtigeres Thema, auch bei den Kunden, die schließlich schon bald in ihrer neuen Küche kochen wollen.

Die Angestellten freuen sich noch über etwas anderes, ergänzt Tim Bauer: „Ein weiteres Highlight für sie ist die digitale Lohnabrechnung über DATEV Arbeitnehmer online. Die lästige Ablage von Gehaltszetteln, Lohnsteuerbescheinigungen usw. im eigenen Ordner entfällt dadurch komplett. Mit Arbeitnehmer online hat man ja alle Dokumente zu jederzeit und von überall aus im Zugriff.“

Besseren Überblick durch digitale kaufmännische Prozesse

Als Unternehmerin schätzt Franziska Fischer zudem die durchgängig digitalen Prozesse bei den kaufmännischen Themen: „Unsere Warenwirtschaft ist mit dem DATEV Rechnungswesen und Zahlungsverkehr verknüpft. Geht eine Zahlung auf unserem Konto ein, wird diese kurze Zeit später mit unserer Warenwirtschaft synchronisiert. Im Gegenzug werden Ausgangsrechnungen aus der Warenwirtschaft ans Rechnungswesen übergeben.“ Eingangsrechnungen erhält Möbel Fischer mittlerweile fast ausschließlich auf digitalem Weg. Diese werden dann entsprechend gespeichert, automatisch rechtssicher archiviert und per DATEV Belegtransfer ebenfalls automatisch der externen Lohnbuchhaltung und Steuerberatungskanzlei zur Verfügung gestellt. Auch das Bezahlen von Rechnungen läuft über diese Systeme.

Der Fokus bei all diesen Projekten, das betonen Fischer und Bauer, liege stets darauf, Mehrwerte für alle Beteiligten zu schaffen und alle Bereiche des Unternehmens in die Digitalisierung einzubinden. Entsprechend seien die positiven Auswirkungen auch überall zu spüren. Bauer: „Interne und externe Abläufe werden durch die Digitalisierung deutlich beschleunigt oder vereinfacht, wir haben einen besseren Überblick über Vorgänge im Unternehmen und einen intensiveren sowie qualitativ höherwertigen Informationsfluss. Hinzukommen neue und zufriedenere Kunden, weniger Fehler in der Auftragsabwicklung, vereinfachte Zusammenarbeit mit Lieferanten und Angestellte mit mehr Freude an der Arbeit.“ Die Prozesse seien deutlich effizienter und somit bleibe mehr Zeit für sinnvolle Tätigkeiten.

Mehr Zeit für Beratung, mehr Freude an der Arbeit

Tatsächlich hat sich auch die Unternehmenskultur verändert. In allen Abteilungen werde nun viel offener kommuniziert als früher und alle gäben Feedback und machten Verbesserungsvorschläge, berichtet Fischer. Auch die dienstältesten Mitarbeitenden, teils schon über 70 Jahre alt, freuen sich über die durch die neuen technischen Möglichkeiten gewonnenen Spielräume. Und für das Recruiting sei die digitale Ausstattung erst recht ein gutes Argument. „Repetitive Arbeiten haben sich deutlich reduziert, wodurch der Alltag mehr Spaß macht und man sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren kann.“ Schließlich sei Digitalisierung nicht alles. „Menschen wollen weiterhin persönliche Kontakte pflegen, Beratungen vor Ort wahrnehmen, Möbel probesitzen, Texturen mit den eigenen Händen fühlen, Farbmuster direkt vor Augen haben – eben ein Einkaufserlebnis mit allen Sinnen wahrnehmen.“ Deshalb sei der stationäre Handel mit seiner wertvollen Beratung vor Ort weiterhin sehr wichtig. Er lasse sich durch die Möglichkeiten der Digitalisierung in vielerlei Hinsicht stärken.

Freilich ist es für viele kleine und mittlere Unternehmen wie Möbel Fischer eine der größten Herausforderungen, das notwendige Know-how für die Digitalisierung aufzubauen. „Und Know-how kostet“, stellt Bauer klar. Das Thema Digitalisierung ist sehr komplex, sehr weitläufig und sehr schnelllebig. Ohne Mitarbeiter: innen mit entsprechendem Know-how ist der Weg schnell zu Ende. Auch die Geschäftsleitung und Führungskräfte müssen sich Know-how aneignen, um die Entwicklungen und Möglichkeiten verstehen, Angebote abwägen sowie Neuerungen testen und bewerten zu können – und sie auch vorzuleben.

„Machen. Machen. Machen.“

„Ist das Know-how im Unternehmen nicht vorhanden, muss es dringend aufgebaut werden. Die Zeit und das Budget, die dieser Aufbau erfordert, sind es wert“, ist sich Franziska Fischer sicher. „Digitalisierung sollte einen Nutzen mit Wow-Effekt stiften. Das erfordert, dass man Dinge selbst neu entwickelt oder zumindest bestehende Dinge als Basis nimmt und dann aber einen Schritt weiterdenkt“, gibt Bauer zu bedenken. Franziska Fischer fügt zu guter Letzt an: „Machen. Machen. Machen. Einfach loslegen und ausprobieren. Es hilft kein ‚später‘ und kein ‚vielleicht‘, kein ‚wir müssten mal‘ und kein ‚wenn wir dafür Zeit finden‘. Machen.“

Genau dazu möchte auch der Wettbewerb zu den Digitalen Champions im bayerischen Einzelhandel ermuntern. Die fünf diesjährigen Champions wurden im Auftrag des Bayerischen Staatsministeriums für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie von ibi research an der Universität Regensburg und dem IT-Dienstleister DATEV eG zusammen mit einer Jury ermittelt. Ausführliche Informationen sowie Podcasts mit allen Preisträgern über ihre jeweiligen Digitalisierungsprojekte finden Interessierte unter https://digitale-champions.bayern/.