Digitale Zusammenarbeit

Während viele Kanzleiinhaberinnen und -inhaber noch immer mühsam versuchen, Mandantenunternehmen von den Vorteilen einer digitalen Zusammenarbeit zu überzeugen, sind sie bei der JU-Steuerberatungsgesellschaft mbH in Baden-Baden schon einige Schritte weiter: Der bundesweit aktive Spezialist für die Möbelbranche betreut die Möbel Fischer GmbH, die unlängst zum "digitalen Champion“ im Einzelhandel gekürt wurde. Für die Kanzlei ist es durchaus eine Herausforderung, mit einem Digitalisierungsvorreiter zusammenzuarbeiten – aber es funktioniert bestens.

"Bitte loggen Sie sich hier ein" – gebucht werde heute ganz selbstverständlich auf dem System des Unternehmens, schließlich sei die Fibu nur ein kleiner Aspekt der Gesamtorganisation und es daher umso wichtiger, dass sie einfach und unkompliziert läuft. So klar und schnörkellos sieht das Tim Bauer, der bei der fränkischen Möbel Fischer GmbH aus Herzogenaurach gemeinsam mit Geschäftsführerin Franziska Fischer, seiner Lebensgefährtin, für die Digitalisierung der Organisation verantwortlich zeichnet. Das ist ihre Sichtweise als Mandanten – und die Kanzlei zieht mit.

In den vergangenen Jahren hat sich da einiges verändert. "Früher wurden Rechnungen durchs Haus geschickt, ganze Kartons an die Steuerkanzlei nach Baden-Baden versandt", erinnert sich Bauer, der vor sechs Jahren in das Unternehmen kam. Doch mit dem Generationenwechsel im Traditionsbetrieb, der bereits seit fast 100 Jahren existiert, zog auch die Digitalisierung ein – und damit eine deutliche Vereinfachung.

Das bedeutet nicht, das vorher alles analog gewesen wäre. Im Gegenteil: Der Möbelhändler setzt bereits seit 40 Jahren ein digitales Warenwirtschaftssystem ein. Doch seit dessen Einführung in den 1980er Jahren war viel technologischer Fortschritt passiert, ohne dass er in der Firma großen Niederschlag gefunden hätte. Das änderte sich nun – und zwar in allen Bereichen.

Komplettauslagerung der Buchführung an die Kanzlei

"Das Wesentliche an unserem Digitalisierungsprojekt ist gerade, dass wir an allen Stellen, an denen sich lästige Arbeiten effizienter gestalten ließen, angesetzt haben, ohne vorher einen großen Gesamtplan aufgesetzt zu haben", sagt Bauer. Zu den eher unangenehmen Routinetätigkeiten zählte für ihn auch die Fibu, die nach dem Renteneintritt der langjährigen Buchhaltungskraft 2021 komplett an die Steuerkanzlei ausgelagert wurde – und somit auf der anderen Seite des Schreibtisches bei Andrea Lutz landete.

Sie ist Mandatsbetreuerin bei der Kanzlei JU-Steuerberatungsgesellschaft mbH in Baden-Baden, die einen Beratungsschwerpunkt in der Branche "Möbelhäuser" hat, der durch die jahrzehntelange Beratung von Einkaufsverbänden, Möbelhäusern und Unternehmen der Möbel- und Küchenproduktion entstanden ist. Im Rahmen der Datenmigration begleitete Lutz die Möbel Fischer GmbH bereits 2019 vor Ort in Herzogenaurach bei der Umstellung auf DATEV-Lösungen.

Möbel Fischer wollte im Jahr 2018 mit dem Wechsel der Warenwirtschaft, die eine angegliederte Fibu-Lösung besessen hatte, auch das Finanzbuchführungsprogramm erneuern. "Wir hatten schon länger mit dem Primus 'DATEV' geliebäugelt, da wir unseren 75 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gern die Möglichkeit von ‚Arbeitnehmer Online‘ bieten wollten, also im Prinzip eine digitale Gehaltsabrechnung. Das Rechnungswesen sollte dann aus demselben Guss sein", erklärt Bauer. Das vollständige Outsourcing der Payroll erfolgte im Jahr 2020.

Einfacher Wechsel dank existierender Schnittstellen

Ungewöhnlich – allerdings lediglich aus der Perspektive der Kanzlei – ist dabei die Gestaltung des Datenhostings. Alle Daten der Finanzbuchhaltung – und teilweise auch die für die Lohnabrechnung erforderlichen – liegen ausschließlich auf den Servern des Möbelhändlers, und die Kanzlei loggt sich dort ein, um die Buchungen vorzunehmen. "Die Bearbeitung beginnt beim Mandanten, wir schließen nahtlos daran an", erklärt Andrea Lutz die Abläufe. Dabei hat die Kanzlei Komplettzugriff auf alle Daten und arbeitet live auf den Mandantensystemen. "Die Umstellung auf DATEV haben wir selbstverständlich befürwortet", so Lutz, der Wechsel sei vergleichsweise einfach gewesen. Denn die Schnittstelle zur Warenwirtschaft seitens des DATEV Rechnungswesens existierte bereits. In der Anbindung mussten daher nur noch einzelne Aspekte individuell angepasst werden.

Und die Wünsche des Mandanten gingen noch weiter: "Aus Komfortgründen wollten wir nicht mehr einmal pro Tag bestimmte Export- und Importroutinen anstoßen müssen, sondern bevorzugten einen automatischen Abgleich", sagt Bauer. Nicht nur diesen gibt es heute, sondern eine Fülle von digital gestützten organisatorischen Veränderungen, von denen Kunden wie Mitarbeitende des Möbelhauses gleichermaßen profitieren.

Fortschritt aus dem Zusammenspiel vieler kleiner Verbesserungen

Denn wenn die Möbel-Fischer-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter heute Kunden zu allem möglichen Mobiliar beraten, Küchen oder Couchlandschaften planen, dann tun sie dies digital gestützt auf PC oder Tablet. Längst gibt es keine papierenen Preislisten mehr, mit deren Hilfe früher händisch zusammenrechnet werden musste, wieviel die neue Sitzgruppe mit Eckelement, Ottomane und Dreisitzer denn kosten wird. Stattdessen sorgen 2- oder 3-D-Planungstools dafür, dass man sich fast schon sitzend oder kochend wähnen kann und dabei sicher ist, dass die favorisierten Möbel auch tatsächlich in Räumlichkeiten und Budget passen. Diese Form der Beratung erwies sich auch während der Hochphase der Pandemie 2020/2021 als unschätzbarer Vorteil.

Alle relevanten Informationen etwa zu Preisen, Produktdetails oder Lieferzeiten lassen sich aus der Warenwirtschaft jederzeit aufrufen und verknüpfen, dadurch erfolgt der Verkauf schon heute komplett digital. Dennoch begegnen Bauer täglich neue Sachen, die noch Potenzial böten, wie er sagt, „Digitalisierung ist für uns ein laufender Prozess“. Noch einmal betont er, Digitalisierung verlaufe eben nicht dadurch erfolgreich, dass ein Projekt ganz besonders große Effekte brächte, sondern der große Fortschritt resultiere vielmehr aus dem Zusammenspiel der vielen kleinen Verbesserungen.

Digitalisierung als Prozessbeschleuniger

Das sind zum Beispiel die QR-Scans von Preisen an den Artikeln oder die neue Auslieferungsapp, deren Entwicklung neun Monate in Anspruch genommen hat. Dank dieser jüngsten Errungenschaft können Montage- und Reklamationsinformationen in Echtzeit vom Kundenstandort an die Sachbearbeitung in der Filiale übermittelt werden. Da sich daraus häufig Nachbestellungen oder andere Aktivitäten ergäben, ließen sich die Prozesse um mehrere Tage beschleunigen, erklärt Bauer. Und das gilt in der Folge auch für die Buchungen in der Finanzbuchführung und die Zahlungseingänge.

Damit setzt der fränkische Möbelhändler Maßstäbe in der Branche und für viele mittelständische Unternehmen. Wie sich dies in Heller und Cent niederschlägt, lässt sich branchenbezogen von der Kanzlei JU-Steuerberatungsgesellschaft erfahren: Aus ihrer langjährigen Beratungstätigkeit für Möbelhäuser verfügt die Kanzlei über besonderes Branchen-Knowhow: Das entstehende Zahlenmaterial wird nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten aufbereitet und zu relevanten Kennziffern verdichtet. Die Ergebnisse sowohl im Jahresvergleich als auch im Vergleich zwischen den einzelnen Möbelhäusern, finden anschließend ihren Niederschlag im regelmäßig erscheinenden „Möbelkompass“. Ähnliches ist sicherlich auch für Mandanten aus anderen Branchen interessant – in Zeiten des Wandels sind Branchenkennzahlen und ein Vergleich mit den eigenen betrieblichen Kennzahlen sowie der Blick auf deren aktuelle Entwicklung ein wichtiges Element für unternehmerische Entscheidungen. Digitale Prozesse und Tools liefern zeitnah die wichtigen Daten.

Informationen zum Angebot der DATEV für die digitale Kooperation zwischen Kanzlei und Mandanten gibt es hier: www.datev.de/rechnungswesen