Gesetzliche Regelungen

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde in Deutschland eine gesetzliche Neuregelung zur E-Rechnungspflicht im Umsatzsteuergesetz eingeführt. Demnach müssen E-Rechnungen entweder den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen.

Die XML-Daten einer E-Rechnung stellen - bei Erfüllung der Anforderungen des § 14 UStG (Normkonformität, Rechnungsbestandteile) - die ordnungsgemäße Rechnung dar. Bekannte Beispiele für E-Rechnungen in Deutschland sind die Formate ZUGFeRD und XRechnung.

Die E-Rechnung ist damit ab dem 01. Januar 2025 der neue gesetzliche Standard für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen.

Transformation im Rechnungswesen
Oder: Warum die E-Rechnung Vieles einfacher macht

Die E-Rechnung

• fördert die Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen.
• ermöglicht eine weitgehend automatische und damit schnellere Verarbeitung von Rechnungen.
• reduziert den Verwaltungs- und den personellen Aufwand erheblich.
• spart Zeit und Ressourcen (Papier) und trägt damit auch zur Umweltfreundlichkeit bei.

Eine PDF-Datei enthält keine strukturierten Daten und kann daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden. Das macht sie zu einer sogenannten „sonstigen Rechnung“. Sonstige Rechnungen sind spätestens ab 2028 im nationalen Rechnungsverkehr zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im Bereich „B2B“ in den meisten Fällen nicht mehr zulässig.

Pflicht zur E-Rechnung: Seit 1. Januar 2025

• Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht.
• Für den Versand von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027.

Wer ist betroffen?

Alle inländischen Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen (Business-to-Business).

Wer ist nicht betroffen?

Generell ausgenommen sind:

• Lieferungen und Leistungen, die steuerfrei sind.
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
• Fahrkarten

Ausnahme Kleinunternehmen:

Kleinunternehmen sind ausgenommen von der Pflicht E-Rechnungen zu erstellen, dies gilt auch über die Übergangsregelungen hinaus. Kleinunternehmen können damit weiterhin sonstige Rechnungen wie Papierrechnungen oder auch andere elektronische Rechnungsformate wie PDF-Rechnungen ausstellen​ (§ 19 Abs. 1 UStG, § 34a  UStDV). Wichtiger Hinweis: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab dem 1.01.2025 gilt auch für Kleinunternehmen.

Übergangsregelungen für den Versand vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2027

Phase 1 – 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026

• Der Vorrang der Papierrechnung entfällt.
• Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden.
• Sie dürfen Papierrechnungen weiterhin versenden.
• Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen Sie nur mit Zustimmung des Empfängers versenden.

Phase 2 – 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027

• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatzvon mehr als 800.000 Euro dürfen im Bereich Business-to-Business (B2B) nur noch elektronische Rechnungen versenden.
• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von ≤ 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung der Rechnungsempfänger – ein anderes elektronisches Rechnungsformat versenden, bspw. ein PDF.
• EDI-Verfahren sind ebenfalls zulässig.

Phase 3 – Ab 1. Januar 2028

Alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich müssen elektronische Rechnungen versenden.

BMF-Schreiben zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 - vom 15. Oktober 2024

Hinweis: Ein BMF-Schreiben ist eine Verwaltungsanweisung und bestimmt, wie die Finanzverwaltung bestimmte Sachverhalte zu bewerten hat. Es ist damit eine wichtige Handlungsanweisung für die Steuerpflichtigen.
Folgende Konkretisierungen beinhaltet das BMF-Schreiben:

• Eine Rechnung in einem reinen XML-Format (z.B. XRechnung) ist ausreichend – es wird keine Sichtkomponente benötigt.

• Bei hybriden Rechnungsformaten (z.B. ZUGFeRD ab Version 2.0) hat die XML-Komponente Vorrang und ist ausschlaggebend für den Vorsteuerabzug.

• Geringfügige Abweichungen zwischen Belegbild und XML-Datei sind bei einer hybriden Rechnung unschädlich. Bei Abweichungen die Umsatzsteuer betreffend stellt das Belegbild ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar.

• Die Rechnungspflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen in den strukturierten Daten der XML-Datei, im sog. Kerndatenmodell enthalten sein, die Leistung muss anhand dieser Angaben eindeutig identifizierbar sein. Ergänzende Angaben sind als Extension oder Anhang zulässig – jedoch nicht als Link.

• Die Anforderungen an eine unveränderbare Aufbewahrung des strukturierten Teils der E-Rechnung (XML-Datei) müssen erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt werden.

• Die E-Rechnungspflicht gilt für alle umsatzsteuerrelevanten Belegtypen (also auch z.B. Gutschriften).

• Kleinbetragsrechnungen können mit Zustimmung des Empfängers als E-Rechnung ausgestellt werden.

• Ein Rechnungsempfänger hat während der Übergangsfristen keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung (z.B. als PDF), wenn der Versender bereits eine E-Rechnung zugestellt hat. Vielmehr hat der Empfänger ein Recht auf eine der Norm EN16931 entsprechende E-Rechnung.

• Der Vorsteuerabzug kann versagt werden, wenn trotz Pflicht (ab 2027/2028) eine sonstige Rechnung angenommen wird.
  Der Empfänger muss hier im Rahmen seiner Sorgfalt als ordentlicher Kaufmann prüfen, ob der Versender unter eine Übergangsregelung oder Ausnahme fällt.

Nicht ordnungsgemäße Rechnungen sollten – wie bisher auch – an den Aussteller mit der Bitte um Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung nach den neuen Anforderungen zurückgegeben werden.

Mehr zum Thema:

• Bundesfinanzministerium - Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG); Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025

Was die E-Rechnung für Sie bedeutet – und wie DATEV Sie unterstützen kann

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen und in Ihren Finanzbuchhaltungssystemen zu verarbeiten. Warum also warten? Je früher Sie umstellen, desto schneller profitieren Sie von den Vorteilen digitaler Rechnungsprozesse. Die DATEV-Programme sind schon heute bereit für die Zukunft und können Rechnungen im gesetzlich geforderten E-Rechnungsformat gemäß der Norm EN 16931 empfangen, erstellen, versenden und verarbeiten. Entdecken Sie, wie Sie die E-Rechnung mit uns umsetzen können.

Was die E-Rechnung für Deutschland bedeutet

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland bildet die Grundlage für die künftige Verpflichtung der Unternehmen, ihre steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Umsätze an ein einheitliches elektronisches System der Finanzverwaltung zu melden. Dieses Meldewesen soll dazu beitragen, den Umsatzsteuerbetrug im Inland zu bekämpfen. Um darauf optimal vorbereitet zu sein, sollten Unternehmen bereits jetzt mit den notwendigen technischen und organisatorischen Anpassungen beginnen und diese über einen längeren Zeitraum testen.

Am 8. Dezember 2022 hat die EU-Kommission mit dem Paket “Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter” einen Vorschlag zur Änderung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie vorgelegt.

Diese Änderungen wurden am 11.03.2025 vom EU-Rat verabschiedet.

Die Veröffentlichung im Amtsblatt der EU, sowie das Inkrafttreten stehen noch aus.

Der bedeutendste Aspekt im Zusammenhang mit E-Rechnungen ist die „Modernisierung der Mehrwertsteuerpflichten“. Hier geht es um die Meldepflichten von umsatzsteuerrelevanten Informationen mit dem Ziel, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Dazu gehört auch, dass Unternehmen bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Dienstleistungen elektronische Rechnungen ausstellen müssen. Dazu nachfolgend mehr:

E-Rechnung wird zum Standard, auch in Europa

Die E-Rechnung wird zum europäischen Standard. Ab dem 1. Juli 2030 müssen Rechnungen an europäische Geschäftspartner in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der EN 16931 ausgestellt werden.
In einigen Mitgliedsstaaten ist die E-Rechnung für nationale Umsätze bereits heute verpflichtend.

Meldung USt-relevanter Informationen

Für grenzüberschreitende innergemeinschaftliche Lieferungen und sonstige Leistungen (Umsätze) soll ab Juli 2030 ein EU-weites Umsatzsteuer-Meldesystem eingeführt werden. Die EU-Mitgliedstaaten erfassen dann die Daten in nationalen Plattformen und leiten sie zum Abgleich an eine zentrale EU-Stelle (VAT Information Exchange System, kurz VIES) weiter.
Gleichzeitig entfällt ab diesem Zeitpunkt die Zusammenfassende Meldung (ZM).

Was bedeutet das konkret für die E-Rechnung und die digitalen Meldepflichten?

Ab Juli 2030 wird die verpflichtende E-Rechnung in der EU zum Standard, d.h. ab diesem Zeitpunkt sind auch in der EU nur noch E-Rechnungen nach EN 16931 zulässig. Die Frist zur Rechnungsstellung durch den Leistungserbringer beträgt 10 Tage mit zeitgleicher Meldung an den Staat. Konkret bedeutet dies, dass Sie die verpflichtende E-Rechnung innerhalb von 10 Tagen nach Lieferung/Leistung ausstellen und elektronisch übermitteln müssen. Gleichzeitig müssen Sie alle steuerrelevanten Informationen der E-Rechnung über das dann geltende Umsatzsteuer-Meldesystem an eine zentrale EU-Stelle (VIES) melden.

Reporting im Gutschriftsverfahren

Erfolgt die Rechnungsstellung im Gutschriftsverfahren, müssen Sie die steuerrelevanten Daten innerhalb von 5 Tagen nach Erhalt der Gutschrift über die nationale Plattform an die zentrale EU-Stelle (VIES) übermitteln.

Meldepflicht für empfangene Rechnungen

Ob auch eine Meldepflicht für Eingangsrechnungen eingeführt wird, ist die Entscheidung des jeweiligen Mitgliedsstaates. Die Regelung sieht vor, dass der Empfänger nach Erhalt der Rechnung fünf Tage Zeit hat, um die steuerrelevanten Informationen über die nationale Plattform an die zentrale EU-Stelle (VIES) zu übermitteln.Damit die Regelungen in Deutschland greifen ist eine nationale Umsetzung in deutsches Recht (z.B. Umsatzsteuergesetz) erforderlich.

Umsatzsteuerbetrugs-Bekämpfungssytem in Deutschland

Das ViDA-Paket legt außerdem die Rahmenbedingungen für nationale Umsatzsteuerbetrugs-Bekämpfungssyteme in den Mitgliedsstaaten in Form einer Meldung von umsatzsteuer-relevanten Informationen an die jeweilige Finanzverwaltung fest.

Einige Mitgliedsstaaten haben bereits solche Systeme für nationale Umsätze etabliert oder arbeiten daran. Auch Deutschland plant die Einführung eines solchen Systems. Die Umsetzung könnte zum 01.07.2030 erfolgen oder ggf. auch früher, wenn die notwendigen rechtlichen Rahmenbedingungen geschaffen werden.

Details finden Sie unter: VAT in the Digital Age

Zielsetzung ist die Kostenreduktion und Steigerung der Effizienz in der Verwaltung durch Digitalisierung und Automatisierung.

Da der Bund und jedes Bundesland seine eigenen Verordnungen erlassen hat, ist die Umsetzung nicht einheitlich. Es gelten derzeit folgende Verpflichtungen:

Empfangspflicht: Öffentliche Auftraggeber müssen E-Rechnungen entsprechend den Anforderungen ihres Bundeslandes empfangen.

Erstellungspflicht: Diese gilt momentan nur für Rechnungssteller mit öffentlichen Auftraggebern auf Bundesebene und in den Bundesländern:

• Baden-Württemberg
• Bremen
• Hamburg
• Saarland
• Mecklenburg-Vorpommern
• Hessen
• Ab 1. April 2025: Rheinland-Pfalz

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht ausschließlich Behörden, sondern auch öffentliche Unternehmen (z.B. Verkehrsunternehmen) und juristische Personen öffentlichen Rechts (Köperschaft des öffentlichen Rechts, Anstalt des öffentlichen Rechts)

Format: Akzeptiert werden ausschließlich EN 16931-konforme Formate. In den meisten Fällen ausschließlich XRechnungen; in einigen Bundesländern sind auch ZUGFeRD-Formate zulässig

Übertragungsweg: Die meisten Bundesländer bieten mittlerweile Rechnungseingangsportale an, über die die E-Rechnungen eingereicht werden müssen

Die genauen Vorgaben bzgl. Format und Übertragungsweg stellt der Auftraggeber bereit.